Le système d'information pour la gestion mutualisée des archives
Sigma, à l'origine
Le projet d'archivage a vu le jour en 2020, imaginé par l'Amue, le CINES, le MESRI, la section Aurore de l'Association des archivistes français (AAF) ainsi que l'Association des DPO du Supérieur (SupDPO). Suite à la validation de sa trajectoire en comité en 2021, le projet est devenu concret avec la nomination d'une responsable en archivage électronique au sein de l'Amue. Composé de deux axes principaux (accompagnement et outillage), ce projet entre désormais dans sa phase de construction avec l'outil Sigma et la définition d'une stratégie d'accompagnement associée.
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Enjeux
L'archivage électronique est un véritable enjeu pour les établissements de l'enseignement supérieur. S'il paraît essentiel de conserver les données de la recherche, il est parfois moins évident de penser à l'archivage de l'ensemble des données administratives concourants à la bonne gestion d'un établissement. Elles sont pourtant capitales et doivent être archivées conformément à la réglementation en vigueur.
Par ailleurs, la judiciarisation de la société, l'accélération des contrôles au titre de la loi Informatique et Libertés (et du RGPD), l'augmentation des saisines de la Commission d'accès aux documents administratifs font de l'archivage, un véritable levier à la conformité dans son acception la plus large.
Mais se lancer dans cette activité demande des ressources que tous les établissements n'ont pas forcément en main : budget dédié, service d'archives composé de professionnels aguerris à l'archivage électronique, etc.
L'objectif de l'Amue est donc de vous accompagner dans la couverture de ce besoin, en proposant un service complet, alliant les dimensions archivistiques et techniques pour un service global.
Objectifs
Le projet Sigma a pour objectifs :
- de réaliser la sélection des données et documents candidats à l'archivage au sein de ses solutions (Apogée, Caplab, Siham, Sifac, etc.), dans le strict respect de la réglementation (RGPD + droit des archives) et soumis à la validation de la communauté et du responsable du contrôle scientifique et technique sur les archives concernées (SIAF ou un de ses représentants) ;
- d'accompagner l'ensemble des solutions de l'Amue dans leur intégration des mécanismes concourants à l'archivage, conformément aux règles établies lors de la sélection ;
- de fournir à ses adhérents utilisateurs un service d'archivage électronique mutualisé, conforme à la norme NF Z 42-013, composé d'un module de collecte et de transformation des données et documents en paquet d'archives (SEDA 2.1), d'un environnement de stockage au CINES, ainsi que d'un module de recherche/consultation (moyen terme) ;
- de permettre in fine à ses utilisateurs de se mettre en conformité par un pilotage fin du cycle de vie de ses données et documents ainsi que par la fournir d'un service totalement sécurisé.
Planning prévisionnel
La priorité a été mise sur l'archivage des données de la solution Apogée. En effet, le passage de certains établissements à Pégase entraîne une nécessaire réduction des accès à Apogée, ainsi qu'une obligation de mettre fin à l'utilisation d'Apogée dans des délais contraints.
Sigma démarre officiellement en septembre 2024. Les prochaines étapes sont les suivantes :
- Septembre/Octobre 2024 : Vote de la plaquette des contributions incluant le nouveau service Sigma.
- Novembre : webconférence de présentation du service Sigma
- Fin 2024/Début 2025 : identification des établissements pour la vague pilote de raccordement Apogée > Sigma.
- 2025 : construction du service Sigma, évolution de la solution Apogée, paramétrage de l'orchestrateur Pastell et du coffre VITAM Amue au CINES.
- Fin 2025/Début 2026 : raccordement de la vague pilote Apogée > Sigma.
La suite des déploiements sera communiquée ultérieurement. Elle dépend de l'intégration de l'archivage dans la roadmap de chaque projet au regard des autres exigences réglementaires qui pèsent sur chaque domaine.
Prochains événements
05 nov. 2024
- Web-conférence
- À distance
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