Enjeux et bénéfices

Les enjeux

L'archivage électronique est un véritable enjeu pour les établissements de l'enseignement supérieur. S'il paraît essentiel de conserver les données de la recherche, il est parfois moins évident de penser à l'archivage de l'ensemble des données administratives concourants à la bonne gestion d'un établissement. Elles sont pourtant capitales et doivent être archivées conformément à la réglementation en vigueur.
Par ailleurs, la judiciarisation de la société, l'accélération des contrôles au titre de la loi Informatique et Libertés (et du RGPD), l'augmentation des saisines de la Commission d'accès aux documents administratifs font de l'archivage, un véritable levier à la conformité dans son acception la plus large.
Mais se lancer dans cette activité demande des ressources que tous les établissements n'ont pas forcément en main : budget dédié, service d'archives composé de professionnels aguerris à l'archivage électronique, etc.

L'Amue vous accompagne donc dans la couverture de ce besoin, en proposant un service complet, alliant les dimensions archivistiques et techniques pour un service global.

Les bénéfices

L'utilisation du service Sigma est utile à tous les niveaux de l'établissement. Il répond aux besoins des archivistes, mais aussi du service du numérique, du DPO, de la gouvernance, etc.
 
Le service Sigma permet de plus un gain de temps manifeste en exécutant pour le compte de ses utilisateurs diverses activités chronophages :

• La sélection des données et documents candidats à l'archivage au sein des solutions de l'Amue (Apogée, Caplab, Siham, Sifac, etc.), dans le strict respect de la réglementation (RGPD + droit des archives) et soumis à la validation de la communauté et du responsable du contrôle scientifique et technique sur les archives concernées (SIAF ou un de ses représentants) ;
• La mise en œuvre d'un service d'archivage électronique mutualisé, conforme à la norme NF Z 42-013, composé d'un module de collecte et de transformation des données et documents en paquet d'archives (SEDA 2.1), d'un environnement de stockage au CINES, ainsi que d'un module de recherche/consultation (moyen terme) ;
• Le pilotage des durées de conservation et de l'exécution du sort final, à la manière d'un tiers archiveur, le tout dans un environnement public.

En outre, il permet de rationaliser les coûts liés au stockage des archives : en mutualisant son offre de stockage au CINES, le service Sigma permet d'atteindre rapidement un tarif dégressif du coût du To.