Siham > feu vert pour le démarrage des sites pilotes

Le 4 mai 2010 s’est déroulé le séminaire de lancement pour les sites pilotes "Siham". Une journée axée autour de trois fondamentaux : conduite du changement, mise en qualité des données et gestion de projet pour les 5 établissements engagés dans l’aventur

Cette journée a débuté  par une présentation des équipes Siham de l’Amue : le directeur de projet,  Marc LABURTE, la chef de projet, Maryvonne BUART, les consultants en conduite du changement (Carine GUILLEBAUD et Christophe  RICHET) et Olivier BATOUL, directeur du département d'accompagnement des logiciels, intervenant en détail sur un chapitre important du projet, la fiabilisation et la mise en qualité des données.

Les établissements pilotes : université Montpellier 1, université de la Méditerranée - Aix Marseille II, université Paris Diderot-Paris 7, université de Poitiers et université Toulouse 3.

Fiabilisation des données > l’enjeu crucial

Un des objectifs de la journée était de sensibiliser les pilotes à la mise en qualité des données et au maintien de cette qualité. Chaque établissement étant à un stade différent sur ce chantier, le plan d’actions dépend du niveau de la qualité actuelle des données dans Harpège. Un rappel des outils mis à disposition par l’Amue permettant la fiabilisation des données a été fait lors de la journée (outil de fiabilisation Girafe/Harpège , outil de fiabilisation Win-Paie/Harpège disponible sur Camel). L’Amue a par ailleurs annoncé la finalisation de nouveaux outils permettant de fiabiliser les données internes à Harpège pour la fin mai 2010.

Après une présentation des éléments de cadrage et de démarches à suivre, un retour d’expérience a été exposé par Didier Pierre, chef de projet de l’université de Poitiers. L’établissement est revenu sur l’importance et la nécessité de déterminer le volume des données à mettre à jour dans Harpège en présentant les outils et la méthode utilisée en interne. Un point essentiel à retenir pour l’établissement : la nécessite de réfléchir à l’avance aux enjeux de réorganisation que porte Siham.

Contexte de déploiement > aspects projet et conduite du changement

Un planning  a été fourni aux établissements afin qu’ils puissent mettre en œuvre une organisation interne permettant de préparer au mieux le déploiement du logiciel. Un plan de charge prévisionnel a également été transmis pour leur permettre de structurer les équipes projet et de sensibiliser au mieux leur direction, partenaire indispensable dans la conduite du projet. Ce plan de travail assure une visibilité sur tous les chantiers à traiter d’aujourd’hui jusqu’au démarrage de  Siham : reprise des données, déploiement technique et applicatif, conduite du changement et opérations  à mener avec les futurs utilisateurs. Un planning qui, bien sûr, conditionne la suite des travaux.

De riches échanges ont eu lieu autour de la responsabilisation des futurs acteurs projet, de la mise en place d’une organisation d’équipe et de son animation au sein de chaque établissement (comité de projet, comité de pilotage, réunions hebdomadaires, etc…)
La rencontre a également permis aux  établissements de mettre  en avant leur besoin de connaître davantage le produit avant de définir une organisation d’équipe plus précise.

Le prochain séminaire sera destiné à leur présenter la solution Siham afin de leur permettre dès à présent d’anticiper les impacts de la mise en place de cette solution au sein de leur établissement. Il devrait avoir lieu dès le mois de septembre 2010.

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