Démarche de déploiement

Démarche de déploiement

L’Amue propose une démarche d’accompagnement personnalisée selon une trajectoire construite conjointement avec des responsabilités partagées et selon 4 axes :

• Métier et organisationnel
• Fonctionnel
• Conduite du changement
• Technique

Pour un déploiement réussi, l’Amue met à disposition de tous des outils et une base de connaissance méthodologique et documentaire.
Elle peut accompagner également les projets des établissements au moyen d’un dispositif personnalisé basé sur un catalogue de prestations.

L'accompagnement

L’accompagnement métier et organisationnel

Cet accompagnement consiste à aider l’établissement à organiser la gouvernance des données et à définir les choix structurants des référentiels. La direction générale des services au travers de ses équipes métier RH, Scolarité, Finance… est concernée à 100% par ce chantier.
 

L’accompagnement fonctionnel

L’Agence accompagne l’établissement à :

• La mise en qualité de ses données
• La personnalisation de la solution Sinaps
• L’initialisation Sinaps avec les données choisies
   

L’accompagnement au changement

Pour une solution comprise et qui fait l’objet d’une pleine adhésion des utilisateurs, l’Amue aide l’établissement à :

• Former les formateurs de l’établissement
• Réussir son démarrage avec une assistance renforcée

L’accompagnement technique

Il aide l’établissement à :

• Définir l'architecture technique cible (dimensionnement de l'infrastructure)
• Installer les différentes instances (pré-production et production)
• Définir sa stratégie d’intégration à l’écosystème et réaliser cette intégration
   

L'assistance au déploiement "à la carte"

Chaque année, en avril et novembre, deux webinaires de présentation de la solution et du projet de déploiement sont organisés afin de permettre à chaque établissement de construire sa trajectoire en fonction de ses objectifs.
Suivant la trajectoire décidée pour la mise en œuvre et la vélocité tenable au regard des multiples contraintes (disponibilité des équipes, ordre de priorité dans le plan des projets, …), l’établissement peut recourir à l’assistance de l’Amue en choisissant, dans un catalogue de prestations (unités d’œuvre au forfait) les accompagnements souhaités pour déployer toute ou partie des référentiels suivant les cas d’usage (RH, Finance, Scolarité, …).
 

Le catalogue de prestations est structuré suivant 3 modules :

1. "Fondamentaux" axé sur l'installation technique et la découverte de la solution
2. "Structures" axé sur la gestion des structures internes et externes
3. "Personnes" axé sur la gestion de bout en bout (des processus métiers et applications informatiques qui produisent la donnée, à ceux qui la consomment) des types de personnes : personnels payés, personnels hébergés ou intervenants extérieurs et les apprenants

Pour un déploiement ex nihilo, deux périodes dans l’année (à partir de novembre-décembre ou à partir de mars-avril) sont proposées pour installer la solution et démarrer le déploiement fonctionnel.
Ensuite, dans la continuité, suivant la trajectoire de mise en œuvre choisie en fonction des quick wins attendus, les actions d’accompagnement ciblées permettent d’aboutir à la mise en service du périmètre retenu en quelques mois (entre 4 à 5 mois). L’Etablissement peut alors poursuivre par un nouveau périmètre avec toujours un accompagnement dédié et ciblé selon un rythme semestriel. L’établissement peut également mettre sur pause le déploiement de Sinaps en fonction des priorités qui s’imposent et reprendre selon les possibilités de l’agenda interne. L’Etablissement a également la possibilité de prolonger l’accompagnement de l’Amue sur un second semestre concernant un périmètre.
Flexibilité et Progressivité. La mise en place d’une solution de master data management qui nécessite à la fois d’urbaniser les échanges de données entre les briques du SI et d’acquérir une maturité de pratiques dans de nouvelles activités (intendance des données, gouvernance des processus et politique de qualité de données) suppose une trajectoire de transformation sur plusieurs années. De plus, le contexte particulier de chaque établissement impose une approche personnalisée.

La nouvelle offre d’accompagnement de l’Amue prend en compte ces besoins.

Prenons l’exemple de 2 établissements (désignés ci-après par ETAB1 et ETAB2) qui débutent respectivement le déploiement en novembre de l’année N et en mars de l’année N+1.

 

 

Le premier établissement (ETAB 1) démarre en novembre selon sa propre feuille de route :
    Année N

• novembre-décembre : lancement du projet et installation de la plateforme technique.

    Année N+ 1

• 1er semestre : Déploiement du référentiel Structure en lien avec l’outil de GRH (Siham).
• 2ème semestre : Poursuite sur le domaine de la GRH avec le déploiement du référentiel Personne (connecté à Siham).  

    Année N+2

• 1er semestre : L’établissement fait le choix de consolider le référentiel Personne avec la population des apprenants en lien avec l’outil de Scolarité (Apogée ou Pégase) en amont de la campagne des inscriptions administratives. Cet objectif implique de compléter le référentiel Structure avec les structures externes et de paramétrer la réception dans Sinaps des flux d’inscription en lien avec l’outil de Scolarité.
• 2ème semestre : Mise en place du lien avec l’outil de gestion financière et comptable (Sifac/Sifac+) pour créer automatiquement les missionnaires (agents et personnels externes).

Dans l’exemple ci-dessus, le deuxième établissement (ETAB 2) a fait un autre choix de trajectoire en démarrant à un autre moment.
Nous aurions pu présenter de multiples exemples pour illustrer la flexibilité du dispositif basé sur le principe d’un catalogue de services. Ne pas hésiter à consulter l’Amue pour une étude personnalisée.