Zoom sur la communauté des DGSA : Episode #3 Auto-évaluation et évaluation HCERES

Ce 3ème épisode sur la communauté des Directeurs Généraux des Services Adjoints est dédié aux pratiques autour de l’évaluation HCERES. Le Lab’U a été l’occasion de comprendre le rôle du DGSA et des services centraux dans ces démarches d’évaluations.

Les principaux retours d’expériences sur la démarche d’auto-évaluation

En termes d’auto-évaluation de l’établissement, la communauté s’accorde sur le fait que les rédacteurs relèvent d’un binôme gouvernance politique et direction générale des services. La comitologie associée varie d’un établissement à l’autre, allant de dispositif très léger pour certains à une organisation classique avec groupes de travail pour d'autres.
Le rôle de l’administration dans cette phase d’auto-évaluation se situe principalement dans la mise en place d’une méthodologie, d’un processus et d’un calendrier, ainsi que dans la production et la fiabilisation des données et des informations. 

En ce qui concerne l’évaluation des formations, les établissements centralisent en général la production et la collecte des données. Il est nécessaire d’anticiper en amont la production des nombreux indicateurs, se déclinant sur toutes les mentions de formations. L’organisation et la communication autour du stockage des documents est aussi un facteur important pour gagner en efficacité dans le contrôle des données et le dépôt sur la plateforme HCERES.
Les instances de validation des dossiers d’auto-évaluation varient d’un établissement à l’autre : conseils d’UFR ou de département de formation, CFVU, conseil d’administration, commission ad hoc…

En ce qui concerne l’évaluation des unités de recherche, le niveau d’élaboration est en général plus décentralisé, avec une validation par les instances des unités de recherche (UR) et de la Commission Recherche. Il peut cependant être opportun de constituer des bases de données adaptées à mettre à disposition des UR pour éviter les sollicitations désorganisées des services supports. Certaines directions centrales concentrent la production des indicateurs, transmis ensuite aux unités de recherche.

Les pratiques qui font consensus

• En amont, cadrer le processus et établir un calendrier 
• Assurer une programmation globale jusqu'au rendu du dossier d’auto-évaluation
• Impliquer le politique dans la prise en charge de l’évaluation et bâtir une organisation qui repose sur un binôme gouvernance politique et équipe administrative.
• Faire des points réguliers de suivi de l’avancement 
• Mettre en place une coordination inter-établissements dans le cadre des établissements expérimentaux
• Former tous les acteurs impliqués, en rappelant ce qu’est une évaluation ou une audition
• Anticiper les besoins de données et d’indicateurs (qui doivent être suivis tout au long du contrat et non pas seulement au moment de l’auto-évaluation), coordonner les services dans leur production et leur mode de diffusion aux formations et aux unités de recherche
• Se servir de l’évaluation comme levier pour s’interroger sur les politiques de recherche et de formation et les redéfinir
• S’appuyer sur un secrétariat pour organiser les rencontres quand celles-ci sont nombreuses (gros établissements)

Lors du rapport d’auto-évaluation 

• A tous les niveaux (établissement, formations, unités de recherche), toujours garder en tête le triptyque : stratégie, moyens, résultats
• S’appuyer sur les recommandations précédentes de l’HCERES et mesurer leur niveau d’avancement
• Partager les indicateurs et faire le lien avec le Contrat d’Objectifs, de Moyens et de Performance et les autres documents stratégiques de l’établissement pour leur redonner du sens
• Appuyer les développements sur des données chiffrées ou des faits 
• Faire régulièrement et à la fin une relecture de l’ensemble des documents pour identifier les redondances, les incohérences et vérifier l’alignement avec les documents stratégiques de l’Etablissement.

A l’issue du processus d’évaluation 

• Mettre en cohérence le rapport d'évaluation HCERES et le rapport d'auto-évaluation de l’établissement
• Documenter le processus dans la mesure où le document engage les politiques, quelle que soit la mandature : capitaliser sur les évaluations de manière à préparer les prochaines, tant en termes de méthodologie que sur les documents de travail, dans l’objectif de se constituer un fond de dossier.
• S’approprier les recommandations en mettant en place un plan d’action et un suivi des indicateurs dédiés et des actions associées
• Tenir un séminaire de restitution à l'issue des auditions pour communiquer largement sur l’évaluation et partager les recommandations et le plan d’actions auprès du personnel de l’établissement.

En conclusion

L’atelier a permis d’approfondir la compréhension des enjeux liés à la démarche d’autoévaluation et d’évaluation HCERES, tout en mettant en lumière le besoin de transversalité inhérent à la démarche.
Si les échanges ont révélé une diversité de pratiques, tant dans la constitution des comités que dans la centralisation des données, un consensus émerge sur l'importance d'une planification rigoureuse et d'une coordination interservices pour garantir l'efficacité et la qualité des évaluations. L’autoévaluation, lorsqu’elle est bien structurée, peut s’avérer être un véritable levier stratégique pour revisiter la politique d’établissement sur son cœur de métier, tout en intégrant les recommandations précédentes de l’HCERES.
Enfin, la restitution des résultats et du plan d’actions à l’issue de l’évaluation, partagée de manière transparente avec l’ensemble des acteurs concernés, est un élément fondamental pour renforcer la dynamique d’amélioration continue au sein des établissements.

Retrouvez les deux premiers épisodes de la série :
Episode #1 Articulation des Schémas directeurs, partage des travaux
Episode #2 Les contrats d’objectifs, de moyens et de performance