Zoom sur la communauté des DGSA : Episode #1 Articulation des Schémas directeurs, partage des travaux

Réunis le 16 juillet dernier au Campus Condorcet pour le deuxième Lab’U de la Communauté, la trentaine de Directrices et Directeurs généraux des services Adjoints transverses présents a consacré ses travaux à quatre dossiers : l’articulation des schémas directeurs entre eux, l’organisation autour de l’évaluation HCERES, les contrats d’objectifs, de moyens et de performance et une sensibilisation à l’intelligence artificielle. L’Amue vous propose une synthèse de ces travaux en 4 épisodes. Des idées, des propositions organisationnelles et opérationnelles… Un véritable outil d’appui au pilotage.

Les travaux sur le thème des schémas directeurs se sont organisés autour de 3 axes :

• L’articulation et la nature des liens entre les différents schémas directeurs 
• Les méthodes pour assurer la coordination d’ensemble, gagner en cohérence et en lisibilité
• Les propositions d'actions pour anticiper au mieux la question des moyens, humains et financiers, pour mettre effectivement en œuvre et suivre ces schémas directeurs.

Animée en World Café, cette séquence a permis de bâtir une première cartographie des liens entre les schémas directeurs, de proposer un panel de méthodes pour assurer la coordination de l’ensemble des schémas et d’identifier une dizaine d’actions sur la question des moyens associés.

L’articulation et la nature des liens entre les schémas directeurs

Le travail a été initié à travers la réalisation d’une carte mentale organisée autour du schéma directeur Développement Durable et Responsabilité Sociétale et Environnementale positionné au centre, ce schéma étant souvent qualifié de « schéma des schémas ».
Le travail des 3 groupes a permis de définir et de qualifier un premier ensemble de liens entre onze schémas directeurs. 

 Cliquez ici pour accéder à la Carte mentale en version pdf

Il convient de noter que le groupe a identifié d’autres schémas directeurs présents dans les établissements d’enseignement supérieur et de recherche mais de façon encore marginale (mise en sécurité, sûreté, communication, culture, ressources humaines, énergie-eau, etc.). 
Cette liste des schémas directeurs recensés a été partagée ainsi que les réglementations associées et des exemples de production d’établissements de l’ESR. La formalisation des travaux est disponible dans le Padlet suivant : Liste des schémas directeurs en présence, réglementation associée et exemples établissements 

L’organisation en World Café a permis de faire émerger plusieurs réflexions suite au travail du premier groupe sur la carte mentale :

• un certain nombre de participants ne retrouve pas la stratégie de leur établissement dans le positionnement central du schéma directeur DD RSE 
• la représentation sous forme de carte mentale a également été questionnée et plusieurs autres propositions ont été discutées :  matrice croisée, diagramme de Venn notamment, mais la granulométrie variable des schémas directeurs (certains de niveau macro, d’autres très opérationnels) n’a pas permis de consensus sur le sujet

Finalement, le groupe a trouvé pertinent de conserver une représentation sous forme de carte mentale et de tester ce modèle en mettant au centre d’autres schémas directeurs, notamment ceux de la vie étudiante, du numérique, de l’immobilier ou de la qualité de vie au travail.
A l’issue du passage des 3 groupes sur cette thématique, la Communauté s’accorde sur le fait qu’elle préfèrerait retrouver au centre de la carte mentale le projet d’établissement et les activités « cœur de mission » : formation, recherche et vie étudiante, avec en périphérie les autres schémas directeurs.

Quelles méthodes pour assurer la coordination d’ensemble des schémas directeurs et gagner en lisibilité et en cohérence ?

Plusieurs actions ont été identifiées comme un préalable nécessaire à tout travail de coordination d’ensemble des schémas directeurs :

• Compiler les informations : projet d’établissement, projet d’administration, schémas directeurs, plans, contrat, COMP, etc.
• Clarifier le management des projets « schéma directeur » : identifier le binôme politique et administratif (DGSA/Directeur) porteur pour faciliter la conception et la mise en œuvre de chaque schéma directeur
• Assurer l’articulation des différents binômes => pilotage global par la Direction Générale des Services pour faciliter la cohérence d’ensemble
• Identifier la Comitologie en place autour des schémas directeurs

Trois axes ont ensuite été identifiés et déclinés en propositions afin de répondre au besoin de coordination, de lisibilité et de cohérence dans la conduite et la réalisation des schémas directeurs, 

• Un premier axe méthodologique avec 3 propositions :

•    Définir une maquette de fiche action ou de synthèse par schéma précisant les actions, le porteur, le public cible
•    Clarifier l’architecture des actions
•    Réaliser un tableau de bord identifiant chaque action et sa temporalité

• Un deuxième axe orienté communication :

•    Mettre en place un plan de communication associé à chaque schéma directeur (communication de valorisation, présentation lors des réunions de directions, vidéos, interviews des porteurs de schémas directeurs …)
•    Fournir les éléments de langage correspondant au schéma directeur (ou plan, ou charte)
•    Communiquer sur des actions concrètes plutôt que sur le schéma directeur en lui-même
•    Intégrer les éléments de communication au sein même de chaque schéma directeur
•    Adapter les formats de communication aux publics cibles en s’interrogeant sur la pertinence et l’objet de la communication
•    Assurer l’archivage et le référencement

• Un dernier axe de proposition relevant de la formation, avec le besoin de former les porteurs de schémas directeurs à l’ingénierie et à la conduite de projet.

Anticiper les moyens nécessaires à la mise en œuvre des schémas directeurs et à leur suivi

Pour cette troisième thématique, consacrée à l’anticipation des moyens humains et financiers associés à la mise en œuvre des schémas directeurs, les actions suivantes ont été proposées en distinguant deux temps : la phase amont d’élaboration du schéma et la place de déploiement et de suivi.
Concernant tout d’abord la phase amont de préparation du schéma directeur, le groupe propose un certain nombre d’actions pour sécuriser la question des moyens sur la durée :

• Intégrer la dimension des moyens humains et financiers dès l’élaboration du schéma
• Réaliser un macro-chiffrage des besoins financiers et rechercher de potentiels cofinancements 
• Evaluer et calibrer l’implication humaine nécessaire à la mise en œuvre du schéma directeur en intégrant toutes les dimensions : déploiement, accompagnement, formation, communication, mise en œuvre opérationnelle, suivi des indicateurs, etc.
• Décliner les fiches actions en intégrant les moyens humains et financiers et en prenant soin de recouper les actions des différents schémas directeurs en présence
• Catégoriser et prioriser les actions selon les critères appropriés pour l’établissement : opportunités, moyens, juridique, faisabilité, maturité, impact, image, etc.
• Définir un calendrier soutenable des actions 
• Définir des indicateurs de suivi SMART (Spécifique/Mesurable/ Atteignable/Réaliste/Temporellement défini)

Au niveau de la mise en œuvre du schéma directeur, plusieurs mesures sont proposées pour piloter le déploiement effectif des actions :

• Réaliser une revue annuelle
• Assurer des bilans intermédiaires et un bilan final avec indicateurs
• Injecter des moyens humains dans le pilotage en cours de schéma
• Allouer une ressource humaine spécifique pour le pilotage général des schémas directeurs
• Mobiliser les moyens du Contrat d’Objectifs, de Moyens et de Performance
• Avoir un schéma directeur vivant avec des grands lignes qui se déclinent en feuilles de route opérationnelles pour faciliter le suivi d’avancement

Réflexions et Perspectives 

Trois axes complémentaires ont été discutés sur le temps de cette séquence : 

• la rationnalisation du nombre de schémas directeurs ne permettrait-elle pas également de répondre au besoin de cohérence et de lisibilité ?
• la question de la pérennisation des moyens humains financés par des projets 
• et la prise en compte des changements de politique et/ou de portage dans le contenu et le déploiement des schémas directeurs.

Merci à tous les participants pour ces fructeux échanges et le travail produit en 1h30 

Rendez-vous dans 15 jours pour le prochain épisode dédié à la deuxième séquence du Lab'U : l’évaluation HCERES.

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Retrouvez également en exclusivité l'interview de Sophie Fèvre et Emilie Broz, deux DGSA transverses membres du groupe de travail initial à l'origine de la création de la Communauté fin 2022.