Voyage à Rennes au cœur d’un déploiement Siham en mode mutualisé

13 établissements* se sont lancés dans la vague de déploiement 2018/2019. Des projets démarrés au dernier trimestre 2017 pour une mise en production au 1er trimestre 2019. Une des particularités de cette vague : un déploiement mutualisé des universités Rennes 1 et Rennes 2 et l’ENS Rennes, établissement associé à Rennes 2. Un beau challenge avec notamment un chef de projet et une équipe projet centralisée pour gérer l’ensemble des actions du déploiement tout en veillant à la prise en compte des spécificités de chaque établissement.

Témoignage de Christian Paulhe, chef de projet Siham et Directeur des Ressources Humaines de Rennes 1 jusqu’au mois de mai 2018

Dans votre contexte, quels sont les apports d’un déploiement mutualisé ?

Le déploiement mutualisé permet de fédérer les 3 établissements autour d’un projet commun, en associant étroitement les services informatiques et ressources humaines des 3 établissements avec dans l’idée de tirer profit de ce projet mutualisé en terme de ressources investies.

Comment est organisé le déploiement mutualisé ? Les charges projet sont-elles plus lourdes ? Quels sont les écueils à éviter ?

Le comité de pilotage du projet est constitué des 3 directeurs généraux des services des établissements, du vice-président Ressources Humaines de Rennes 2 et du vice-président Pilotage et Qualité de Rennes 1. Le comité de projet est structuré en regard des chantiers à mener avec un responsable de chantier pour chaque établissement. Les responsables de chantier animent dans leurs établissements respectifs des groupes de travail. Des échanges interviennent entre les différents chantiers de façon informelle en fonction des besoins  ou dans le cadre des réunions du comité projet.
Il faut arriver à fédérer les établissements, en permettant à chacun de garder ses singularités afin d’adapter au mieux l’outil.

L’ENS Rennes est associée à l’université de Rennes 2, pouvez-vous expliquer le bénéfice qu’elle retire de ce déploiement ?

La mise en place d’un nouveau SI RH, demande quasiment le même investissement en ressources humaines quel que soit la taille de l’établissement. Le fait de mutualiser le projet permet à l’ENS de Rennes de déléguer à la DSI de Rennes 2 l’aspect de mise en œuvre technique ce qui était déjà le cas avec le SI actuel et également de pouvoir profiter des appuis d’un chef de projet dédié à l’opération et de l’équipe projet.

Vous étiez DRH de l’université de Rennes 1 pendant 5 années, aujourd’hui vous avez choisi de vous consacrer entièrement au projet Siham, Pourquoi ?

J’avais co-animé le groupe de travail sur le choix du SI avec mon homologue de Rennes 2.
Nous avions fait un travail en commun avec des représentants de DSI de Rennes 1 et Rennes 2, de la DRH Rennes 1 et Rennes 2 qui était intéressant avec une bonne dynamique de groupe. Cela m’a donné envie de porter un tel projet, ma connaissance et mon expérience dans la gestion des ressources humaines m’ont semblé être des atouts que je pouvais mettre au service de la communauté, cela dans le cadre d’une fin de carrière qui se rapproche.

Comment le projet de rapprochement des établissements rennais (UNIR) s’articule avec ce projet de SIRH ?

Ce projet s’inscrit pleinement dans la stratégie de rapprochement des établissements Rennais, il en est un exemple concret. L’élargissement aux 3 autres établissements n’est pas écarté, il fait l’objet d’échange entre les directeurs et présidents de l’UNIR

Une tarification adaptée

Les universités de Rennes 1 et Rennes 2 ont bénéficié des réductions votées par l’assemblée générale de l’Amue relatives au déploiement mutualisé de Siham (-20% sur la RDD pour deux établissements, -30% pour 3 et plus), certaines actions proposées dans le cadre de notre démarche n’ayant été déroulées qu’une seule fois à leur équipe projet commune.

L’équipe Amue a également défini « à la carte » les prestations minimales que sont l’installation technique et personnalisation auxquelles a été rajouté une phase de reprise de données nécessaires à la mise en production de deux établissements qui leur sont rattachés (ENS et école de chimie), et pour lesquels un grand nombre d’activité, non seulement dans le cadre des déploiements, mais également de l’exploitation de la solution sont mutualisées avec l’université à laquelle ils sont rattachés. Cela  permet à ces établissements de bénéficier de la solution tout en en minimisant à la fois la charge de mise en œuvre, mais également les coûts d’exploitation (pas de facturation de la part fixe de la RAM Amue, mais seulement de la part variable proportionnelle au nombre d’ETP gérés par l’établissement).

*liste des établissements de la vague 2018 / 2019 :
- Aix Marseille Université
- Université d’Artois
- Université Cergy Pontoise
- Université de Lorraine
- Université Paris-Est Créteil Val De Marne
- Université Paris sud – P11
- Université Claude Bernard Lyon 1
- Université Lumière Lyon 2
- Université Jean Moulin Lyon 3
- Université jean Monnet Saint Etienne
- Université de Rennes 1
- Université de Rennes 2
-Ecole Nationale Supérieure de Rennes