Une interview de Michel Guillon par l'AEF

Système d'information de gestion: l'AMUE s'oriente vers un rôle d'urbaniste qui émet des recommandations, selon Michel Guillon, son directeur

L'Agence de mutualisation des universités et établissements a tenu son assemblée générale le mercredi 16 juin 2004, afin d'examiner le bilan d'activité 2002-2003, soit à mi-parcours du contrat quinquennal de l'AMUE prévu sur la période 2002 à 2006.

Elle validera également l'adhésion de quatre nouveaux établissements: le CNOUS, le pôle européen de Strasbourg, l'IEP de Grenoble et l'IUFM de Corse.

L'assemblée générale d'automne décidera des orientations pour 2005.

Michel Guillon, directeur de l'AMUE, répond aux questions de L'AEF

L'AEF : Quelle analyse faites-vous de la reprise en main du dossier "système d'information de gestion" par les universités et le ministère avec la constitution d'un comité de pilotage CPU-DES ?

Michel Guillon : Je souhaite une longue vie fructueuse au comité de pilotage car il montre l'intérêt que portent les universités et le ministère à la question du SI (système d'information).

Pendant le temps de l'étude préalable menée en 2003, nous ne sommes pas parvenus à sensibiliser les établissements à l'importance du sujet, qui n'est pas seulement une question de logiciels informatiques. Cette sensibilisation s'est faite au moment du rejet de notre proposition de scénario envisageable pour la mise en oeuvre du système d'information de gestion, celui de faire de l'AMUE un intégrateur de PGI (progiciels de gestion intégré) issus du marché.

L'AMUE n'est pas un organisme indépendant, elle répond aux demandes de ses adhérents.

L'AEF : Ce comité de pilotage a-t-il déjà fixé une orientation?

Michel Guillon : Il préfère le scénario par lequel les établissements assurent eux-mêmes la maîtrise d'ouvrage du SI. L'idée est donc d'orienter l'Agence vers un rôle d' "urbaniste" qui émet des standards et des recommandations pour les éditeurs et les établissements. Il s'agit de préserver la cohérence nationale des dispositifs.

Chaque établissement définira son cahier des charges et les orientations de son système d'information. Il pourra par exemple mettre l'accent sur les ENT (espaces numériques de travail) ou sur la recherche. L'établissement choisira d'acheter, de développer ou de faire réaliser les outils informatiques, ce qui devrait aboutir à une plus grande diversité de solutions technologiques dans le paysage académique.

Mais s'il faut répondre à 80 ou 90 demandes différentes, cela soulèvera forcément des questions de fond sur les moyens dont l'Agence dispose. A la diversification potentielle des demandes des universités, il faut que l'Agence propose des solutions adaptées, ce qui demande de passer d'une logique de l'offre à une logique de la demande. Il existe un consensus pour s'accorder sur un tronc commun de concepts et de données, autrement dit des règles qui garantissent l'interopérabilité des systèmes particuliers aux établissements.

D'ailleurs, l'administration centrale ne pourrait pas admettre que chaque établissement dispose de son propre système et ne puisse faire remonter des informations cohérentes.

L'AEF : L'AMUE restera-t-elle éditeur de logiciels?

Michel Guillon : L'AMUE conserve son rôle d'éditeur, pour le moment tout au moins. Si beaucoup d'établissements demandent à l'Agence un ENT (environnement numérique de travail), pourquoi ne le ferait-elle pas? Cela relève du périmètre que nous souhaitons nous fixer, celui du métier de l'établissement.

De même, pour la gestion de la recherche, il n'y a pas d'offre sur le marché. Nous venons de soumettre à la Conférence des présidents d'université un cahier des charges pour une étude d'un tel outil de gestion.

En revanche, nous ne désirons pas développer un produit de gestion du patrimoine, même en cas de forte demande, car cette gestion n'est pas spécifique aux universités. Nous allons conduire une étude pour identifier les fonctionnalités attendues par les établissements et comparer les solutions actuelles du marché.

Nous pourrions aussi nous positionner comme une centrale d'achat pour les établissements. Dans d'autres secteurs où la spécificité de l'enseignement supérieur est forte et l'offre du marché faible, l'Agence peut aussi créer un outil particulier, seul ou avec d'autres.

L'AEF : Par exemple ?

Michel Guillon : Nous venons de signer une convention avec le CICG (Centre interuniversitaire de calcul de Grenoble), service commun aux universités grenobloises sur le thème de l'informatique de gestion. Cet accord permet au CICG de réaliser un produit de gestion sur les primes et les indemnités des personnels en intégrant des recommandations de l'AMUE visant à le rendre transposable et diffusable.

L'Agence discute aussi avec l'université de La Rochelle sur la possibilité d'un travail en commun autour du progiciel Jefyco.

Par ailleurs, le comité de pilotage "système d'information" a donné son autorisation pour examiner la possibilité de développer une alternative à Nabuco (nouvelle approche budgétaire et comptable), le progiciel de gestion de l'AMUE. Le 18 juin 2004 sera lancé un appel d'offre pour un marché de maintenance de ce progiciel, établi sur quatre ans. Un autre appel d'offre sera prochainement lancé pour un progiciel de gestion financière et comptable alternatif et susceptible de remplacer Nabuco. Un consortium d'universités ou des entreprises privées peuvent y répondre.

L'AEF : Comment envisagez-vous l'évolution d'Apogée (Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants) avec la mise en place du LMD ? et celle d'Harpège ?

Michel Guillon : Une nouvelle version du logiciel Apogée sera présentée à l'automne 2004, intégrant la gestion du supplément au diplôme. L'Agence travaille également à une autre version prévue pour 2005 qui intégrera la gestion des ECTS. Par contre, le volet de gestion de l'offre de formation des établissements supporte sans problème le passage au LMD.

Harpège, logiciel de gestion des personnels (carrière, promotion), s'oriente pour les quatre prochaines années vers l'interfaçage avec les outils de gestion de la paye utilisés par les trésoreries générales et le progiciel Astre, dédié à la gestion de la paye des personnels payés sur budget propre de l'établissement.

L'AEF : Astre a suscité de nombreuses critiques liées à des problèmes techniques au moment de son installation, quelle leçon en tirez-vous ?

Michel Guillon : Astre est un outil développé par la société GFI, utilisé dans 75 collectivités territoriales. Nous lui avons peut-être demandé trop de spécificités, ce qui l'a alourdi et l'a rendu très lent. Cela a déclenché un bug, non détecté sur les autres versions. D'autres bugs sont apparus sur les spécificités réclamées, notamment lors de l'interfaçage avec Nabuco et l'édition de certains documents. Tout a été corrigé en cinq mois.

Nous avons décidé de monter un audit de l'expérience pour le second semestre, confié à une équipe de représentants des établissements, avec l'Agence et l'éditeur, pour comprendre les raisons de ces difficultés et en tirer des enseignements.

Ainsi, l'équipe pourra par exemple évaluer la formule de ce déploiement massif d'Astre, auprès de 75 établissements qui ont changé d'un coup et simultanément de solution informatique. C'est une question de fond et cela peut impliquer que les déploiements s'étalent sur trois à quatre ans.

En outre, il faut comprendre pourquoi les tests qui avaient été réalisés sur plusieurs mois n'ont pas révélé 10% des dysfonctionnements découverts par la suite. L'enquête devra aussi analyser le volume des spécificités demandées au produit : est-il justifié d'avoir une vision très détaillée des salaires sur budget propre des établissements alors qu'on ne sait rien sur la dépense des personnels de l'État, qui représente 80% du total ?

Nous n'avons peut-être pas non plus été suffisamment attentifs aux conséquences d'un changement d'outil dans les établissements.

Autre piste de travail, examiner la pertinence de déléguer l'assistance aux utilisateurs à un opérateur externe, ce qui a été fait pour la première fois.

L'AEF : le ministère aurait diminué sensiblement sa subvention à l'AMUE, qu'en est-il exactement ?

Michel Guillon : Les fonds propres de l'AMUE équivalent à plus d'un an de fonctionnement (environ 30 millions d'euros) pour assurer les coûts de maintenance et le renouvellement des produits. Pour 2004, les deux-tiers de la subvention annuelle ont été supprimés, soit 6 millions d'euros sur près de 10 millions alloués en 2003.

Les raisons invoquées sont que le fonds de réserve de l'AMUE est abondant et qu'il est demandé un effort financier à l'ensemble des départements ministériels pour 2004. Il n'est pas illégitime que nous y participions.

Par L'AEF, le 15/06/2004