Un déploiement EvRP réussi + L’exemple de l’université de Montpellier

Pourquoi avoir choisi EVRP ?

Romain Jacquet, directeur général des services de l’Université de Montpellier, qui a coordonné la mise en place du projet EVRP.

Suite à la création de l’Université de Montpellier (résultat de la  fusion des universités Montpellier 1 et 2), le logiciel que nous utilisions pour réaliser le document unique n’était plus adapté à l’envergure de l’établissement. L’Université est un établissement qui accueille plus de 48 000 étudiants et comprend 4800 agents dont 200 assistants de prévention.
Nous avions besoin d’un outil qui nous permette non seulement d’harmoniser les pratiques sur l’ensemble des sites mais aussi d’établir un découpage cohérent des unités de travail. L’objectif étant que le Président puisse avoir  de la  visibilité sur la cartographie des risques professionnels au sein de l’Université de Montpellier.

Utilisé par d’autres établissements, notamment des universités ayant fusionné et certaines de nos tutelles, EVRP est la retranscription informatique du guide d’évaluation des risques mis en place par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.
Il permet aux équipes de :

• identifier, évaluer et hiérarchiser les risques professionnels,
• mettre en place et procéder au suivi des programmes de prévention en temps réel
• réaliser le document unique par unité de travail
• avoir une traçabilité de l’ensemble des actions de prévention.

Il offre  également un  aperçu des risques professionnels  adapté à chaque niveau de responsabilité : agents, assistants de prévention, directeurs d’unités de travail, président. Il implique tous les acteurs de la santé et de la sécurité au travail : le CHSCT, les médecins de prévention, les partenaires, les ingénieurs hygiène et  sécurité, etc…

Au-delà de ses fonctionnalités techniques très appréciables, cet outil a constitué un véritable levier pour déployer un plan de prévention et permettre son appropriation par tous les acteurs de l’institution.

Comment avez-vous organisé le déploiement  de l’outil ?

Ludivine Rugani, conseillère de prévention, chef de projet EVRP

En accord avec le directeur général des services, nous avons mis en place une équipe projet resserrée constituée de 6 personnes :

• la conseillère de prévention (chef de projet)
• le DGS (chargé d’assurer la conduite du changement en lien avec la chef de projet)
• les deux techniciennes de prévention du service (référents fonctionnels de l’outil en lien avec l’Amue)
• les deux référents techniques de la direction du système d’information et du numérique de l’UM

Un groupe de travail composé de membres de l’Université susceptibles d’avoir un rôle dans l’application a été mis en place. Il comprenait la secrétaire du CHSCT,  des représentants du personnel au CHSCT, des responsables administratifs des composantes, des directeurs d’unités, le directeur général des services adjoint, des assistants de prévention et bien sûr le service conseil et prévention des risques.
Avec ce groupe de travail, nous avons configuré  l’outil EVRP en fonction de l’organisation de l’UM . Nous avons pris en compte les spécificités de chaque composante et leurs perspectives d’évolution pour affiner notre approche de l’évaluation des risques et permettre un travail collaboratif au sein de chaque unité.

Une unité de travail a constitué l’équipe pilote. En amont du lancement de la campagne du document unique, l’assistant de prévention de cette unité et la secrétaire du CHSCT ont réalisé le paramétrage et l’évaluation des risques.  Cette équipe pilote a ensuite apporté un retour d’expérience qui nous a permis de mettre en place des outils d’aide au déploiement pour chaque unité de travail.
Parallèlement, le président de l’Université a communiqué sur l’acquisition et le déploiement de l’outil au niveau des instances ainsi qu’auprès des directeurs et des assistants de prévention.
Durant le premier trimestre 2018, le service conseil et prévention des risques a conduit 20 sessions de formation, soit 280 agents formés au logiciel.

A la suite de la campagne d’évaluation des risques et du plan d’actions issu du logiciel EVRP, un questionnaire de satisfaction a été envoyé aux assistants de prévention. Les retours ont été globalement positifs.

Quelle charge a représenté ce projet en interne (fonctionnel/technique) ?

Allison VIAUD MORO, technicienne de prévention des risques, référent  fonctionnel principal  de l’outil EVRP.

La mise en place de ce nouvel outil a nécessité une grande implication du service conseil et prévention des risques. En janvier 2018, l’application a pu être installée. Les deux référents fonctionnels ont assuré le paramétrage de l’outil et aidé les assistants de prévention dans leur première utilisation. Les formations se sont déroulées pendant 2 mois en parallèle de la campagne EVRP. Elles ont mobilisé  les trois agents du service.
Les deux référents techniques de la direction du système informatique et du numérique ont travaillé avec nous sur ce projet. En lien avec l’AMUE pour les aspects techniques du logiciel, ils se sont investis quotidiennement afin de rendre le logiciel accessible à tous
La charge de travail est cyclique. Lors de la campagne du DUER, nous sommes deux à travailler quotidiennement sur le logiciel EVRP. Le reste du temps, j’échange avec l’AMUE sur des éventuelles améliorations de l’outil ou sur des problématiques spécifiques ainsi que sur la mise en place fonctionnelle des versions futures.

Est-ce que la mise en place d’EVRP a modifié la politique hygiène et sécurité de l’établissement ?

Ludivine Rugani, Conseillère de prévention, chef de projet EVRP

La mise en place de l’outil EVRP nous a permis d’harmoniser nos pratiques sur les différents sites de l’Université de Montpellier. L’évaluation des risques et leur cartographie nous permettent aujourd’hui de piloter la politique de prévention au niveau central tout en travaillant en collaboration avec l’ensemble des acteurs de la prévention.  C’est un outil clé du management de la prévention.

Candidature au déploiement EVRP
La prochaine vague de déploiement débutera en mars 2019 pour une mise en exploitation en juillet 2019.
Si vous souhaitez l’intégrer, c’est le moment de candidater (mire(at)amue.fr). Les conventions seront à retourner signées le 15 février au plus tard.
Pour en savoir + EvRP + Ouverture des candidatures pour déployer en 2019