Trois questions à Valérie Le Strat, chef de projet SI Formation & Vie de l’étudiant

1/ L’Amue a initié le projet de renouvellement d’Apogée en 2011. Où en sommes-nous aujourd’hui ?

Tout d'abord il me parait important de rappeler l'ambition de ce projet. Il s’agit en effet, non seulement d’étendre le périmètre fonctionnel des outils existants, mais également de remettre l’étudiant au cœur du système – et pas seulement d'assurer sa gestion. En outre, il sera indispensable de tenir compte des usages de la génération digitale et des nouveaux modes d’exploitation des SI.

Pour relever le défi, l’Amue ne travaille pas seule mais avec l’ensemble des acteurs de l’enseignement supérieur, afin de faire de ce projet celui de la communauté. Plus concrètement, l’année 2012 est consacrée aux études préalables. Les travaux ont été menés dans trois directions. Tout d’abord, un travail « en chambre » sur la réingénierie des processus métier. Ensuite, plusieurs rencontres avec les éditeurs de solutions existantes de gestion de la scolarité ont été organisées et complétées par des visites d'établissements d'enseignement supérieur, ayant implanté ces solutions, en France et en Europe.

Enfin, une phase de recueil des besoins auprès des établissements a démarré en avril dernier et s’est achevée le 4 juillet. Cette phase est pour nous primordiale car elle constitue le pré-requis indispensable non seulement à l'identification des besoins des acteurs de la communauté universitaire, mais également à la vision de leurs métiers d'ici 10 ans.

De fait, le projet a véritablement démarré à la signature du contrat de l’Agence en mars 2012. L’équipe projet a été créée et va s'étoffer dans les prochains mois.

2/ Un appel à candidatures d’experts a été lancé au mois de mars afin d’impliquer les établissements sur les enjeux, les services et les fonctionnalités attendus de ce nouvel outil. Quels premiers retours en faites vous ?

L’appel à candidatures a remporté un grand succès et il n’a malheureusement pas été possible d’accueillir tout le monde ! Nous avons privilégié d’une part la participation des 12 universités ayant fait, sous l’impulsion de leur équipe de direction, le choix d’envoyer un à deux experts dans chaque atelier ; d’autre part la participation des enseignants-chercheurs ou d’experts aux compétences très pointues. Contrairement à nos prévisions, ce n’est pas une quinzaine d’experts par atelier sur lesquels nous avons pu compter, mais plus d’une vingtaine. Au total, ces ateliers ont réuni plus de 200 personnes venant de 40 universités, grands établissements et INP.

Sylvie De Fresnoye, chargée du domaine Formation et Vie de l’étudiant, et Joyce Gabus, notre expert métier, ont rendu compte à la fois de l’ampleur des chantiers ouverts et de l’état d’esprit dans lequel se sont déroulés les travaux dans un article paru récemment sur le site de l’Amue.

3/ Quelles seront les grandes prochaines actions ?

Dans les semaines à venir, nous allons travailler sur la matière issue de la phase d’expression des besoins. Cette matière, extrêmement riche comme nous venons de le voir, sera mise à disposition des établissements et constituera le socle fondateur du projet.

Par ailleurs, d'autres rencontres avec les éditeurs auront lieu à l’automne prochain afin de compléter nos connaissances de l’existant. Parce que ces premières phases d’études et de réflexion sont cruciales, et conditionnent la suite du projet, une assistance à maîtrise d’ouvrage nous apportera son expertise pour nous aider à appréhender le projet sous ses aspects juridiques et financiers.

Enfin, et en parallèle, nous allons nous attacher à porter les enjeux et les valeurs du projet auprès des établissements afin de remporter leur adhésion.