Trois questions à Simon Larger sur la dématérialisation des marchés publics

Simon Larger, chargé de domaine finances à l'Amue, revient sur le processus de dematérialisation des procédures de marchés publics et explicite la démarche de l'Agence.

Quels sont les problèmes soulevés par la dématérialisation des procédures de marchés publics ?

La dématérialisation ouvre, à moyen ou long terme, des potentialités formidables de réactivité et de réduction des coûts de procédure. Elle a pour objectif de projeter l'achat public dans la modernité des grandes entreprises, de l'inciter au développement d'interface dite "B to C" (business to client).

Cependant, à court terme, nombreux sont ceux qui perçoivent la dématérialisation comme une nouvelle obligation, sans réelle valeur ajoutée. En effet, en application de l'article 56 du Code des marchés publics, il ne sera plus possible, à compter du 1er janvier 2005, de refuser qu'une entreprise transmette sa candidature et son offre par la voie électronique.

Cette réforme soulève dès lors un grand nombre de questions intéressantes et complexes telles que, notamment :

la confidentialité des offres : les candidatures et les offres postées doivent être cryptées par des procédés de chiffrement et seule la personne compétente doit pouvoir les déchiffrer ;

l'authentification des signataires des offres : les signatures électroniques apposées par les entreprises doivent pouvoir être vérifiées par les personnes publiques auprès de tiers de confiance ;

l'horodatage : tout au long de la procédure, chacune des étapes doit être datée et enregistrée par des moyens probants ;

la sécurité informatique et ses impacts réglementaires : puisque l'offre est chiffrée, il est impossible de vérifier l'innocuité du fichier avant l'ouverture électronique en commission d'appel d'offre (CAO). Cela implique de prévoir une procédure particulière pour l'éventuelle mise en quarantaine prévue par le décret du 30 avril 2002. En outre, et toujours sur les questions de sécurité informatique, il convient de s'assurer que seule la personne publique sera en mesure de modifier les cahiers des charges qu'elle aura mis en ligne.

Pourquoi l'Agence s'engage dans ce dossier ?

L'Agence a souhaité, à la demande de certains de ses adhérents, organiser collectivement la recherche de la solution la mieux adaptée pour répondre à cette nouvelle exigence réglementaire. De même, elle a voulu fédérer la publicité des marchés de ses adhérents sur un portail des achats de l'enseignement supérieur créer en avril 2004 (cf : lien).

Le projet est d'avoir recours à une solution du marché hébergée en mode ASP (application service provider). En effet, s'agissant d'une mesure annoncée depuis 2001 et concernant toutes les collectivités publiques, de nombreuses entreprises se sont positionnées sur ce marché et il n'a pas été jugé opportun de procéder à des développements particuliers.

L'intérêt de la démarche est pour nos adhérents à la fois collectif et individuel.

Collectif puisque l'unité du titulaire permet le développement d'une plateforme commune à tous autorisant une présentation globale de la commande publique de l'enseignement supérieur. Mais aussi individuel, dans la mesure où les tarifs des prestations que nous négocierons pour 150 acheteurs potentiels devraient être financièrement avantageux.

Comment allez-vous procéder ?

Actuellement, l'Agence rédige un cahier des charges. Elle procédera ensuite à la mise en concurrence et négociera les conditions tarifaires dont pourront se prévaloir les établissements adhérents à l'Agence auprès du candidat retenu. Le cahier des charges sera finalisé en étroite collaboration avec des représentants de la communauté universitaire et des organismes de recherche, confrontés à la même problématique.

Chacun des établissements pourra par la suite, s'il le souhaite, signer avec le titulaire un marché type à bon de commande d'une durée d'un an sur la base de la convention de prix négociée.

Cette durée est volontairement limitée à un an, dans la mesure où cela permettra de tester la solution a minima retenue pour 2005 et de préparer une solution plus large et plus pérenne pour 2006.

Afin de tirer le plus grand avantage de cette procédure groupée, il importe que chaque établissement définisse de la manière la plus précise possible le nombre annuel estimé de ses procédures formalisées (procédures requises pour des marchés d'un montant supérieur à 150.000 euro HT pour les fournitures et services et à 230.000 euro HT pour les travaux) ainsi que le nombre de personnes qui auront accès au service hébergé par le titulaire.

Ces données seront globalisées et présentées en annexe au dossier de consultation des entreprises. Mais ce n'est que lorsque l'établissement conclura son marché type qu'il fixera contractuellement ses minimum et maximum.

Un courrier a été envoyé le mercredi 19 mai 2004 à tous les adhérents de l'Agence afin de présenter le projet en cours et de compléter les informations dont nous disposons déjà à cet égard.

Les fiches d'estimation jointes doivent nous être retournées renseignées avant le jeudi 3 juin 2004. Car même si elles ne sont pas des engagements fermes des établissements, elles participent d'une meilleure définition du besoin, information nécessaire pour recevoir des offres sérieuses et intéressantes.

J'invite donc tous nos adhérents à communiquer ces informations.