Trois logiciels, trois questions > L’Amue répond

Hélène Brochet-Toutiri fait le point sur les grandes orientations des logiciels Apogée et ROF et revient sur la suspension de l’appel d’offres du projet de renouvellement du SI Formation-Vie de l’étudiant.

+ En 2013 le logiciel Apogée a fêté ses 18 ans. Il est aujourd’hui implanté dans 87 établissements. De quoi est fait l’avenir pour cet outil ?

La perspective d’un Système d’Information renouvelé de l’offre de formation et de la vie étudiante ne signifie pas qu’il n’y ait plus de projet autour du logiciel Apogée. Le plan produit 2014 prévoit deux extensions du périmètre : dans le cadre du projet Prisme, le premier développement sera celui d’une intégration Apogée / Sifac sur le processus de déversement et de suivi des droits d’inscription, et le deuxième développement sera celui d’un module Dématérialisation des dossiers d’inscription par la démarche des pièces justificatives.

L’Amue continue de se préoccuper de la formation des personnels qui travaillent avec Apogée. Le constat est souvent fait d’une méconnaissance de l’ensemble des performances et des fonctionnalités du progiciel, parfois même d’une mauvaise utilisation de ses fonctionnalités. Il est important que chaque établissement utilisateur puisse être constamment informé et formé sur les nouveaux développements et qu’il n’y ait pas de déperdition de compétences, phénomène courant au bout de plusieurs années d’utilisation. Un plan de formation rénové est en cours d’élaboration, qui devrait concourir à remédier à cet été de fait.

Enfin, il est important d’insister sur la nécessité de maintenir un niveau élevé de qualité des données : il y va de la fiabilité des outils de pilotage qui s’appuient sur ces données, et de la facilité avec laquelle ces données pourront être reprises dans le cadre du renouvellement de ce progiciel.

+ En septembre dernier, l’Amue annonçait la mise à disposition de la version 3.00 de ROF à la fin de l’année. Quelles seront les prochaines étapes ?

Les objectifs de ROF ne sont pas toujours bien compris, ce qui nuit à sa diffusion. Il faut donc rappeler qu’initialement, il s’agissait de présenter une offre de formation de qualité et d’autre part de faciliter la rédaction des dossiers d’habilitation. Ce dernier objectif s’est trouvé bouleversé par la réforme de l’accréditation, qui constituera un prochain chantier de ROF dès que les modalités de cette démarche seront précisées.

Le premier objectif reste d’actualité et constituera les prochains thèmes des développements de l’outil : considérer cet outil comme la référence de l’offre de formation, améliorer la qualité de cette offre et permettre de construire les instruments de pilotage interne de cette offre de formation. Le sujet principal des études engagées en 2014 sera l’intégration de cet outil avec Apogée pour faciliter les liens à l’intérieur du domaine Formation – Vie de l’étudiant.

+ Plusieurs annonces ont été faites en 2013 sur le renouvellement du projet Apogée, un projet qui a été annoncé comme « suspendu » lors de l’Assemblée générale de l’Agence d’octobre. Quel bilan de la situation faîtes-vous aujourd’hui ?

La suspension de la publication de l’appel d’offres relatif à l’acquisition d’une solution progicielle de SI Formation et Vie de l’Etudiant a permis à l’Amue de compléter les études menées sur le périmètre cible à envisager d’une part, sur les solutions permettant d’atteindre ce périmètre d’autre part. Ces études seront complètement terminées en fin d’année 2013 et elles donneront lieu à une présentation devant les établissements en début d’année 2014. En effet ces derniers doivent être acteurs des choix qui seront faits quant au type de progiciel à retenir et à la définition la trajectoire pour atteindre le périmètre cible. Dans tous les cas de figures, ce projet aura un coût qu’il convient d’estimer au plus juste, et dont il faudra trouver le préfinancement. Cette question est actuellement abordée dans le cadre d’une réflexion plus générale sur le modèle économique de l’Amue.

La décision de suspendre le démarrage du projet permet à l’Agence d’en préciser les contours, la cible et la trajectoire et de mieux associer les établissements à ce choix essentiel pour leur SI qui concerne, avec la recherche, le cœur des missions des établissements.