Témoignage Siham + Déployer la solution dans un contexte de fusion

L’université de Montpellier, créée en janvier 2015 et issue de la fusion des universités Montpellier 1 et Montpellier 2, a choisi Siham comme SIRH. Monsieur LASHERMES, Directeur des Ressources Humaines de l’université de Montpellier, anciennement DRH des ex université Montpellier 2, puis ex Montpellier 1, argumente ce choix et la méthode de travail utilisée pour la bascule qui s’est déroulée au cours de l’été 2015.

Au départ, les deux universités utilisaient deux SI-RH différents. Quelles sont les raisons qui ont poussé votre choix vers Siham. Etait-ce un choix évident ?

Les deux universités impliquées dans cette fusion travaillaient, depuis plusieurs années, en étroite collaboration avec l’Amue via l’utilisation de plusieurs de ses produits.
L’Université Montpellier 1 exploitait la solution Siham depuis déjà 4 ans alors que Montpellier 2 travaillait encore avec Harpège (NDLR : le SI RH historique de l’Amue renouvelé par Siham). Sachant que la maintenance d’Harpège cesserait d’ici 5 ans, il ne semblait pas judicieux d’opter pour ce produit. D’un point de vue opérationnel, la reprise de données d’Harpège vers Siham est outillée (kit de reprise) contrairement à celle d’Harpège vers Harpège.
Nous disposions également d’un retour d’expérience solide et de personnels compétents à la DSI et à la DRH (périmètre ex-Montpellier 1) permettant le déploiement de Siham dans les meilleures conditions.
Malgré les difficultés qu’a rencontré l’Université Montpellier 1 au déploiement de Siham comme site pilote, le choix de Siham paraissait donc évident, notamment avec l’arrivée en 2016 du module de pré-liquidation de la paye.

A-t-il été difficile de faire adhérer l’Université de Montpellier 2 à ce nouvel outil et comment avez-vous procédé ?

Une étude comparative a été menée en termes de fonctionnalités, de coûts et de mise en œuvre sur les produits Siham, Harpège et du SIRH diffusé par l’association Cocktail.
Les résultats de cette étude, favorables à Siham notamment en termes de bibliothèque des actes, d’outil de reprise de données et de mise à disposition des pièces comptables après le retour paye ont été présentés à la Direction des Ressources Humaines de l’Université Montpellier 2. Des environnements de pré-production ont ensuite été mis à la disposition des gestionnaires pour découvrir le produit et anticiper la migration.

Comment avez-vous géré la bascule des deux environnements vers Siham ? Avez-vous mis en place une démarche particulière ?

L’Université Montpellier 1 bénéficiait déjà de sa propre expérience de bascule vers Siham et  les travaux se sont principalement appuyés sur ces retours.  Les travaux de personnalisation se sont organisés avec des acteurs métiers des deux établissements en s’appuyant sur la modélisation de Montpellier 1 tout en l’enrichissant des spécificités de Montpellier 2.  A noter que la reprise de données de cet été a nécessité un travail de fiabilisation conséquent mené depuis un an en amont dans les deux établissements.
 « L’assistance Siham », composée d’agents de l’Université ex Montpellier 1, a accompagné, durant 3 jours, les gestionnaires impliqués dans  le processus de fiabilisation post-reprise basée sur un dispositif de contrôle itératif.
Il a également été mis à disposition de chaque agent l’ensemble des modes opératoires sur les processus Siham personnalisés au nouveau contexte UM. En conclusion, l’expertise apportée par Montpellier 1 pour garantir la réussite du déploiement a convaincu Montpellier 2 d’orienter son choix vers Siham. 

En savoir + sur la Nouvelle Université de Montpellier (UM)
Fusion le 1er janvier des universités de Montpellier 1 et 2 faisant de l’UM la 6ème université de France.
41 000 étudiants en moyenne, 17 composantes, 72 laboratoires.
Utilisatrice des solutions Amue Siham, Siham PMS, Sifac, Sifac Démat, Apogée et Rof. Les applications Sifac, Apogée et Siham ont été déployées pour l’UM au cours du 1er semestre 2015 avec reprise des données des anciens applicatifs.