Systèmes d'information > le point sur les chantiers de l'Amue pour 2009

L'année 2009 sera marquée pour l'Amue par la poursuite du chantier Sifac, le logiciel de gestion financière et comptable, mais aussi par le remplacement du logiciel de ressources humaines Harpège et du logiciel de paye Astre. **Dépêche AEF**

Pour ce deuxième axe de travail, l'Agence procédera au lancement d'un appel d'offres éditeur suivi d'un appel d'offres intégrateur en vue de réaliser un paramétrage commun à l'ensemble des établissements aussi large que possible, comme cela a été réalisé pour Sifac. Par ailleurs, un travail commun avec le CNRS est amorcé en vue d'assurer l'interopérabilité des systèmes d'information financiers pour les unités mixtes de recherche. Interrogé par l'AEF, Jacques Bernard, directeur de l'Amue, revient sur les projets en cours.

AEF : L'Amue a tenu une assemblée générale en décembre, qu'en est-il sorti?

Jacques Bernard : Les orientations de l'agence ont été fortement confirmées, autour de trois axes majeurs. Il s'agit d'abord de la poursuite de l'opération Sifac avec la conclusion d'une phase pilote sur huit sites, le démarrage d'une phase sur 32 sites en 2009 et la poursuite de la préparation des vagues 2010 et 2011.

Un deuxième gros chantier, qui a reçu une forte adhésion de l'assemblée générale, est le renouvellement des logiciels de RH Harpège et de paye Astre: l'affaire est enclenchée, avec un appui très fort de la DGES et de la CPU. Nous lançons la semaine prochaine un appel d'offres éditeur pour choisir le produit qui remplacera Harpège et Astre, et des groupes de travail réfléchissent à un cahier des charges, qui sera disponible au printemps, en vue de choisir un intégrateur à l'automne. Le choix de l'éditeur sera connu au printemps. On peut remarquer qu'il existe beaucoup de logiciels concurrents sur le marché, mais que la solution retenue devra avoir la capacité de "s'interfacer" avec les logiciels d'établissements qui ont opéré des choix très divers.

Un troisième axe abordé lors de l'assemblée générale concerne l'accompagnement des établissements pour le passage aux compétences élargies. Ils éprouvent maintenant en grandeur réelle les problèmes et ont besoin d'outillage, de formation et d'appui technique.

Quel est l'état du déploiement de Sifac? Tout s'est-il déroulé comme prévu?

Il y a eu des difficultés, classiques dans une opération de ce genre qui correspond à un changement important. Le constat général est que le produit est bon et les établissements pilotes ont donné un retour positif. Ils souhaitent poursuivre dans cette voie et sont désireux de passer à l'étape suivante en allant vers un nouveau logiciel de gestion RH. Sifac leur permet une économie de moyens, notamment avec la suppression des mandats et titres de recettes qui permettent d'alléger la procédure de dépense. L'intérêt est qu'il y a une unité permanente des données, et donc une fiabilité de l'information.

Où en est "l'interfaçage" de Sifac avec la solution du CNRS, également basée sur SAP?

À ce stade, la question se pose pour les unités mixtes de recherche. Le CNRS n'a pas encore fait "descendre" SAP jusqu'aux unités, seulement au niveau de la délégation générale. Reste que nous travaillons avec le CNRS pour préparer avec trois établissements pilotes une approche financière pour les laboratoires, qui sera partagée entre SAP universités et SAP CNRS. L'objectif est une utilisation plus simple par les gestionnaires de laboratoires d'un système plus convergent afin d'apporter la meilleure visibilité aux responsables d'unités. Le chantier est engagé, il concernera dans un premier temps les universités Paris-VI (UPMC), Aix-Marseille-II (université de la Méditerranée) et Nantes. Nous allons travailler avec des directeurs de laboratoire pour faire émerger l'expression de besoins. Par ailleurs, nous avons une logique de travail en commun avec l'Inserm et le CNRS pour faire des échanges de données automatisées concernant le personnel et ainsi éviter les multiples saisies des personnels présents dans les unités mixtes de recherche.

Comment se déroule l'accompagnement des établissements qui passent à l'autonomie ?

Nous sommes en train de proposer à ces établissements un outil qui leur permet de faire du suivi et de la projection de masse salariale et de plafond d'emplois. Nous avons utilisé pour cela le logiciel Poems, mis au point par la direction générale de la modernisation de l'État et adapté aux établissements, et sur lequel nous avons fait des formations élargies à des réflexions sur le suivi de la masse salariale. Un deuxième aspect est l'intégration automatique des éléments de paye dans le fichier de trésorerie générale. Nous avons développé une interface entre Harpège et la trésorerie générale. L'outil sera déployé sur 2009. Enfin, nous avons travaillé sur l'intégration des retours de paye des trésoreries générales dans le logiciel de gestion financière Sifac. Nous avons aussi un chantier autour de l'intégration pour préparer un logiciel de gestion de référentiels et de données partagées entre applications qui ne sont pas par nature communicantes, afin d'éviter les doubles saisies. Il s'agit du logiciel libre Mural que nous mettons en place avec des établissements pilotes pour les aspects de référentiel des personnes. Cela permettra d'aller vers une meilleure intégration des briques logicielles des établissements. Reste que la logique d'intégration n'est pas résolue simplement par l'acquisition d'un outil, il faut avant tout une démarche d'établissement. Pour cela, nous proposons un accompagnement à la mise en place de schémas directeurs et de systèmes d'information et nous avons d'ailleurs sorti un guide sur ce sujet.

Qu'en est-il des fonctions de comptabilité analytique dans Sifac ?

Sifac a des potentialités extrêmement importantes en matière de comptabilité analytique, mais cela renvoie d'abord à un choix de gouvernance extrêmement important. Le gros du travail étant en amont de l'outillage, l'Amue a produit des guides pour aider les établissements à mûrir leur réflexion. Aujourd'hui, certains établissements ont fait le choix de mettre en oeuvre un volet comptabilité analytique simple dans Sifac pour ne pas complexifier la démarche. C'est un choix prudent, qui est aussi celui de l'Amue puisque nous venons de mettre en place Sifac en interne selon cette logique.

Source : dépêche n° 107303 "Systèmes d’information : le point sur les chantiers de l’Amue pour 2009, par son directeur Jacques Bernard", reproduite avec l’aimable autorisation de l’AEF.
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