Systèmes d'information : l'Amue et l'association Cocktail travaillent à l'interopérabilité de leurs solutions

Les deux partenaires souhaitent conserver la configuration actuelle de deux offres logicielles distinctes pour les établissements, mais, au vu des travaux conjoints menés sur les prochains mois, ils ont prévu de présenter des « propositions » à leurs assemblées générales respectives d'ici à la fin de l'année 2012.

AEF : L'association Cocktail et l'Amue avaient déjà un accord de coopération. Quel est le sens de ce nouveau rapprochement ?

Antoine de Daruvar : Nous avions mis en place un comité de pilotage conjoint en 2010 afin de travailler sur le développement de collaborations entre Cocktail et l'Amue, car historiquement les deux organisations n'avaient pas beaucoup d'interactions. Cela s'est concrétisé avec un projet mené au PRES de Lyon (AEF n°131788) autour des référentiels Grhum et Prisme (1). Il y a eu des réorganisations de part et d'autre avec le départ du directeur général de l'association, Jean-Marc Coris (AEF n°143478) et un changement de direction à l'Amue avec l'arrivée de Claude Ronceray, mais nous n'avions pas réellement formalisé la collaboration. L'étape a donc été franchie, d'abord quand l'Amue a invité Cocktail à son comité d'orientation stratégique, puis en se donnant un cadre conventionnel pour se fixer des objectifs plus précis au travers de la signature d'une convention le 6 avril dernier.

Claude Ronceray : Le contexte a changé avec pour l'Amue l'adoption d'un nouveau plan stratégique en 2011 et la signature d'un nouveau contrat quinquennal avec l'État, fin mars, quelques jours avant la signature de la convention avec Cocktail. Nous nous situons également dans un cadre où les établissements eux-mêmes ont été fortement interrogés. Avec Cocktail nous souhaitons travailler de deux manières, différentes mais complémentaires, en identifiant un certain nombre de champs de coopération pour les mettre en oeuvre rapidement et en élaborant des scénarios de rapprochement avec la possibilité de créer une collaboration structurelle et institutionnelle.

AEF : Concrètement, sur quoi va porter ce rapprochement ?

Antoine de Daruvar : L'attente clairement exprimée par les établissements qui ont des systèmes d'information composites avec des solutions de Cocktail et de l'Amue est a minima d'avoir une meilleure interopérabilité, davantage de visibilité, et une offre de services lisibles. Cela suppose un travail de fond en amont pour apporter cette interopérabilité. Nous nous sommes aussi fixé des objectifs sur les méthodes de travail et les axes de collaboration, qui doivent porter sur les domaines de la gestion de scolarité et de la recherche. Au niveau des méthodes, nous souhaitons aussi profiter du travail en commun pour réfléchir sur les bonnes pratiques en matière de travail collaboratif. Est également exprimée la volonté de mutualiser la veille réglementaire.

Claude Ronceray : L'accord porte sur la mutualisation des bonnes pratiques, ainsi que sur la formation des personnels pour les accompagner autour des changements métiers. Un chantier doit aussi permettre de faciliter l'interopérabilité logicielle et cela suppose une nouvelle offre technologique, c'est tout l'enjeu du projet Prisme de l'Amue (AEF n°134963).

AEF : Où en est le projet mené sur le PRES de Lyon ?

Claude Ronceray : Il n'a pas abouti aussi fortement que souhaité, pour des questions de ressources. Mais cela a permis à l'Amue de mesurer la difficulté du projet Prisme. Nous avons réalisé un dialogue compétitif en 2011, qui n'a pas débouché. Nous devons simplifier la demande, nous avons peut-être été trop ambitieux. Les établissements expriment des attentes fortes en termes de coûts. Avec l'association Cocktail, notre vision est qu'une offre plurielle n'empêche pas de réaliser certaines parties ensemble pour en diminuer les coûts. L'organisation de la recherche mixte par exemple est particulière à la France, nous ne trouverons donc pas un produit sur étagère et quitte à le créer, autant le faire ensemble pour que la solution soit ensuite intégrée dans le PGI Cocktail et dans l'offre progicielle de l'Amue.

AEF : Quelle est la difficulté technique du rapprochement ? Qui va en supporter les coûts ?

Claude Ronceray : Concernant l'interopérabilité des outils logiciels, cela correspond du point de vue de l'Amue au projet Prisme que nous considérons comme la priorité et pour lequel nous avons des ressources affectées. Mais l'interopérabilité concerne aussi des applications tierces, par exemple lorsque le ministère veut faire remonter des comptes financiers et des budgets. L'enjeu est que les deux solutions, de Cocktail ou de l'Amue, permettent les remontées avec le moins de travail possible pour les établissements, en s'assurant que les nomenclatures et les formes des fichiers soient les mêmes. Le principe d'une nomenclature commune concerne aussi le CNRS. Nous avons ainsi mis au point une nomenclature budgétaire qui permet d'avoir une présentation compatible entre universités et CNRS.

Antoine de Daruvar : Les établissements n'ont pas envie d'une offre unique se substituant à une offre diversifiée. Mais une fois que nous aurons bien caractérisé ce qu'il est possible de faire ensemble, nous pourrons alors réfléchir à l'organisation optimale. Nous avons fixé l'objectif de présenter des propositions à nos assemblées générales respectives d'ici à la fin de l'année 2012.

(1) Les « référentiels », Grhum pour Cocktail et Prisme pour l'Amue, se situent au coeur des systèmes d'information et ont pour vocation de centraliser toutes les données reprises par les « briques logicielles », ce qui permet en particulier d'éviter les doubles saisies et de garantir une plus grande homogénéité du traitement des données (AEF n°102857).

Source : dépêche n° 169156 "Systèmes d'information : l'Amue et l'association Cocktail travaillent à l'interopérabilité de leurs solutions", reproduite avec l’aimable autorisation de l’AEF.
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