Sinchro + Un outil intégré à votre SI

L'INSERM a accompagné l'Amue dans la phase pilote de déploiement du produit de gestion des feuilles de temps Sinchro. Un statut particulier pour cet organisme de recherche qui a choisi de partager l'outil commun des établissements d'enseignement supérieur. Dominique FONTAINE, responsable du service fonctionnel du Système d'Information de gestion, détaille pour nous les différentes phases de cette collaboration inédite.

Pourquoi avoir choisi Sinchro ?

L’Inserm était en recherche d’une solution pour remplacer notre outil Excel mis à disposition des chercheurs et ingénieurs qui émargent sur des projets européens. Nous avions une forte demande des porteurs de projet relayée par les Directeurs de laboratoire concernés et les Délégués régionaux.

Pourquoi avoir participé à la conception et aux tests de validation de l’application ?

L’Inserm a souhaité participer à la définition des besoins et aux spécifications techniques et fonctionnelles pour contribuer aux orientations prises par l’Amue et faire évoluer la solution Tempo retenue par le Cnrs développée par le même éditeur. Nous avions à cœur de poursuivre la simplification des démarches administratives des chercheurs et ingénieurs dans ce domaine, dans la continuité des projets de dématérialisation déjà réalisés à l’Inserm.  
Nous souhaitions mettre en avant l’interopérabilité de nos systèmes d’information et transmettre le plus grand nombre d’informations gérées par notre système d’information des ressources humaines [Sirène] mais aussi celui des finances [SAFIr] vers Sinchro.  
Enfin, nous souhaitions moderniser tous ces échanges par la mise en œuvre d’un webservice dès la première étape du projet mais aussi automatiser la mise à jour des  données au fil de l’eau.  
Nous avons collaboré avec l’Amue pour mettre en place tous ces processus automatisés […]

 

Comment l’Inserm a organisé le projet Sinchro ?

Le projet Sinchro a été court, cinq mois entre les premiers ateliers de conception et la recette.  
J’ai coordonné pour l’Inserm ce projet en collaboration avec un Chef de projet du Département du Système d’Information chargé de tous les aspects techniques […]
Deux ingénieurs du Service Fonctionnel du Système d’Information de Gestion que je dirige, des experts métiers des Départements des affaires financières et des Ressources Humaines, trois coordonnateurs des gestionnaires de ressources externes en Délégations régionales avec l’accord des Délégués concernés et enfin quatre centres de recherche se sont mobilisés pour participer aux phases de conception et de déploiement. […]
 

Quelle a été votre stratégie de déploiement ?

Nous avons retenu les mêmes acteurs et avons déployé l’outil sur l’ensemble des laboratoires des trois Délégations régionales pilotes début juin 2015 (Paris 7, Toulouse et Montpellier).  
Ce premier déploiement s’est très bien passé et nous avons généralisé le déploiement de Sinchro à l’ensemble des Délégations régionales de l’Inserm début octobre 2015.
Nous avons connecté Sinchro à notre progiciel Sirène dès la première étape du projet qui en comporte trois, via une interface (webservice) pour transférer l’ensemble des informations individuelles des chercheurs et ingénieurs qui émargent sur les projets européens.  
Nous avons également intégré automatiquement dans Sinchro  toutes les absences des déclarants, celles saisies par les gestionnaires de personnels concernant les maladies mais aussi celles saisies par eux-mêmes dans Sirène concernant les congés annuels ou le compte épargne-temps ou encore les missions que nous avons intégrées de SAFIr vers Sirène.  […]
Nous avons ciblé les nouveaux projets (H2020) mais aussi les plus récents, ceux qui n’avaient pas encore fait l’objet d’une justification. Pour ce faire, nous avons autorisé la saisie rétroactive des projets à compter du 1er janvier 2014 pendant quelques mois. […]
 

Après le déploiement de Sinchro dans l'ensemble des Directions Régionales Inserm en octobre 2015, à combien estimez-vous le nombre d'utilisateurs de Sinchro ? Pour combien de projets ?

La démarche d’utilisation de Sinchro se met en place progressivement au rythme des projets H2020, nous totalisons actuellement une quinzaine de projets en cours de saisie un mois après notre déploiement. Nous prévoyons la création au total de quatre-vingt-cinq contrats européens dans les mois qui viennent comprenant des projets récents qui seront repris dans Sinchro. Trois cents personnes réparties sur l’ensemble des Délégations régionales devraient utiliser Sinchro dans les mois qui viennent (déclarants, valideurs, gestionnaires).
 

Quel a été l'accueil des chercheurs pour cette application ? En dehors des chercheurs, quels sont les profils des autres utilisateurs de Sinchro ?

L’application Sinchro a bien été accueillie, les conditions de notre déploiement avec l’ensemble des prés-requis techniques que nous nous étions fixés expliquent cela.  Sinchro est une application très facile d’utilisation pour les déclarants et les valideurs. Son interface est conviviale, ce qui facilite la conduite du changement.  
Nous avons fait le choix de déléguer le rôle de gestionnaire de Sinchro à tous nos gestionnaires de ressources externes en Délégations régionales, soit une cinquantaine de personnes, le Coordonnateur étant le garant pour sa circonscription de toutes les informations saisies.  
Les gestionnaires ont autorisé l’accès en écriture à quelques personnes pour faciliter la saisie des feuilles de temps des déclarants (assistante, secrétaire voire eux-mêmes pour la saisie de projets rétroactifs). Ils ont aussi autorisé des personnes à consulter les feuilles de temps, tout ceci est possible à partir du rôle de gestionnaire.  
C’est un point fort de Sinchro, beaucoup de fonctionnalités sont accessibles sans passer par des administrateurs. […]

Quels bénéfices représente l’utilisation de Sinchro pour votre organisme, et au-delà, quel est l’intérêt d’utiliser une application de gestion des feuilles de temps communes aux universités ?

Lorsque nous étions en recherche d’une solution, notre objectif était de disposer d’une solution totalement mutualisée et hébergée, sur une base de données unique, mise à jour par l’ensemble des partenaires de mixité des laboratoires. Sinchro n’est pas encore une solution mutualisée par tous les partenaires de mixité des laboratoires mais elle en est la première pierre.  […]
Sinchro fixe un modèle commun (paramétrage structurant maîtrisé par l’Amue) et donne la possibilité à chaque organisme d’adapter le paramétrage non structurant selon ses règles propres (nombre d’heures annuelles, choix de saisie du temps, délégation de saisie, affectation des projets…). C’est une application simple et conviviale, rapide à compléter et facilement accessible via le net, qui offrira dans peu de temps une ouverture vers la mobilité (tablette, smartphone).
Au-delà de l’ergonomie, cette application permet de faciliter la validation des feuilles de temps et elle fiabilise le reporting financier auprès de la Commission européenne notamment grâce aux interfaces mises en place entre nos SI et Sinchro.

L'Inserm ne disposant pas d'autres outils Amue, comment s'est passé l'intégration de Sinchro dans votre écosystème ?

Les préconisations techniques n’étaient pas tout à fait celles de l’Inserm mais globalement tout s’est bien passé et nos environnements, tant pour la recette que pour la production, ont été préparés par notre Département du Système d’Information dans les délais, qui je le rappelle, étaient contraints.  
La connexion à Sinchro s’appuie sur notre annuaire Ldap, nous avons mis en place toutes les interfaces abordées dans cet entretien et avons trouvé des interlocuteurs compétents pour répondre à nos interrogations et demandes d’information, tant dans les équipes de l’Amue qu’avec celle du prestataire.

Comment qualifiez-vous votre collaboration avec  l’Amue pour ce projet Sinchro ?

Très bonne, j’ai apprécié le professionnalisme et la disponibilité des acteurs de l’Amue en charge du projet Sinchro. L’équipe projet a mis à notre disposition un grand nombre d’outils très utiles pour nous accompagner dans les différentes phases du projet, y compris pour le déploiement.

 

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