Sinchro + Retour d'expérience de l'Université Grenoble Alpes

Interview de Cécile Fasoli-Henry, Directrice de la Stratégie Financière Recherche à l’Université Grenoble Alpes

o    Comment avez-vous connu la solution Sinchro ?
Cécile Fasoli-Henry : En 2016, lors de mon arrivée à l’Université Grenoble Alpes, la question du déploiement de Sinchro se posait déjà. Mes collègues avaient été destinataires d’une communication de l’Amue, travaillaient à l’acquisition de cette solution et réfléchissaient à son déploiement via une enquête auprès des premiers utilisateurs.

o    Quel service / quelle équipe / acteur interne a prescrit l’acquisition de la solution Sinchro ?
CFH : forte des pratiques des organismes de recherche avec lesquels elle était régulièrement en contact, c’est l’équipe en charge de la justification des contrats de recherche qui a prescrit l’acquisition de Sinchro, pour sécuriser la justification financière.

o    Quelle utilisation en faites-vous: quels sont les types de projets concernés ? combien de projets, combien d’utilisateurs, combien d’unités de recherche ?
CFH : Nous utilisons Sinchro à 90% sur des projets européens, 9% sur des projets nationaux, et 1% pour suivre l’implication des personnels sur d’autres types d’activités pour lesquelles nous avons besoin d’une justification de la tarification. Nous utilisons la plupart des fonctionnalités du logiciel : déclaration de temps, l’édition de feuilles individuelles, les récapitulatifs, l’export et le suivi.
C’est une solution particulièrement utile pour la valorisation financière, elle nous permet, en entrant les coûts horaires, de produire des récapitulatifs.

Nous avons suivi 250 projets dans Sinchro depuis sa mise en œuvre dont environ 180 sont actifs. Cela représente un total de 800 utilisateurs créés (dont les gestionnaires en consultation) et 700 utilisateurs actifs. 46 unités de recherche l’utilisent aujourd’hui (sur un total de 80 laboratoires au sein de notre université).

o    Quels sont pour vous les bénéfices de cette solution ?
CFH : Sinchro est un très bon outil pour sécuriser le suivi des temps, qui nous permet d’être plus à l’aise en cas d’audit ou de faciliter les échanges avec les financeurs auprès desquels nous devons rendre des comptes et lors des audits européens. Sinchro est un « Juge de paix », un outil commun unique.
C’est aussi une réponse aux contraintes des fichiers Excel que nous utilisions auparavant et qui n’ont pas la précision de Sinchro pour un suivi régulier (jour, dates, etc.). Sinchro simplifie la saisie des données et limite les erreurs.

o    Comment avez-vous déployé Sinchro au sein de votre université, quelles ont été les différentes étapes, les périmètres successifs ? Combien de temps a-t-il fallu ?

CFH : Nous avons déployé Sinchro en mode projet, conjointement avec l’Institut Polytechnique de Grenoble « Grenoble INP » (écoles d’ingénieurs du site grenoblois) avec laquelle nous nous sommes accordés sur les règles de paramétrage et le calendrier de déploiement.
Nous avons débuté l’expérimentation avec un premier laboratoire, pour nous appuyer sur ses retours avant de déployer officiellement la solution le 1er janvier 2018, en mode «big bang », sur l’ensemble des projets en cours qui avaient une durée de plus de 6 mois, et sur tous les nouveaux projets.

Il y a eu 5 étapes :
Janvier 2017 > Cadrage du projet avec la constitution de l’équipe projet, l’identification des principales étapes et le calendrier de mise en place
Avril 2017 > Signature de la convention de déploiement avec l’Amue : début du déploiement
2eme trimestre 2017 > Premiers tests
2eme/3eme trimestre 2017 > Finalisation des choix de paramétrage et préparation du déploiement (information)
1er janvier 2018 > Mise en service, formation des utilisateurs et assistance au démarrage.

Le déploiement a été rapide et s’est fait en moins d’1 an. Il y avait une volonté et un vrai besoin de mettre en place cette solution au sein de notre Université.

L’outil et le calendrier de déploiement ont été présentés aux directeurs, responsables administratifs et responsables financiers des laboratoires, puis à notre direction et enfin aux futurs utilisateurs.
Chaque année, nous faisons un rappel sur l’utilisation de Sinchro avec les bonnes pratiques, les adresses email génériques à utiliser etc.

o    Quelles étaient les attentes et les craintes au démarrage du déploiement ?  Quel est votre bilan après 3 années d’exploitation ?

CFH : Nous avions des craintes sur l’appropriation de la solution, et sur sa bonne utilisation. Ça s’est finalement très bien passé, la solution a été très rapidement utilisée par les équipes. C’est un outil, similaire à l’outil Tempo utilisé par le CNRS qui était souvent déjà connu des enseignants chercheurs, il y a donc un contexte d’appropriation et de familiarisation favorable. Les équipes administratives et financières quant à elles sont désormais rompues à l’outil.

o    Comment l’Amue vous a accompagnés dans le déploiement de l’outil ? Quelle est votre relation avec l’équipe projet Sinchro à l’Amue ?

CFH : L’Amue nous a beaucoup accompagnés dans la phase préparatoire. Il y a eu un suivi à toutes les étapes du déploiement et l’équipe Sinchro était là pour répondre à nos questionnements et aux problématiques techniques que nous avons pu rencontrer.
Nous avons fait des points d’étapes réguliers par téléphone, des demandes d’assistances (via des tickets) et avons toujours obtenu des réponses claires et rapides.

o    Le périmètre actuellement couvert est-il complet ?  

CFH : Actuellement, Sinchro est utilisé pour suivre les contrats de recherche. La question se pose d’étendre l’utilisation aux projets de formation. Aujourd’hui les obligations en termes de justification de temps ne nous l’imposent pas. Leurs financeurs sont plus souvent nationaux et n’ont pas le même degré d’exigence que les financeurs européens.  Même si les exigences sont moins fortes pour l’instant, ce pourrait être un périmètre utile à intégrer par la suite.
J’ajouterais que Sinchro pourrait être amélioré pour permettre d’obtenir une vision d’ensemble de tous les projets et de tous les utilisateurs. Nous sommes parfois limités, les tris ou les restitutions ne sont pas toujours très simples à mettre en place (utilisateurs actifs et non actifs, vision d’ensemble des financeurs, dates de déclaration des temps…). On ne peut pas archiver ou nettoyer la base, seulement passer les utilisateurs en inactifs (N.D.L.R suite à la V1.11.0 de Sinchro du mois de mai 2021 cette action est désormais possible).

o    Avez-vous connecté Sinchro à d’autres solutions de votre SI ?

CFH : Non. Nous avions pensé le connecter avec Hamac (application gestion des congés) mais mes collègues du service informatique étaient réticents, du fait que les outils évoluent de façon désynchronisée. Ils se posaient la question de l’adaptation des connecteurs en permanence et n’ont pas souhaité les utiliser.

Plus largement, il serait utile d’intégrer automatiquement les absences, congés, etc de tous les personnels dans Sinchro. Ainsi, en cas d’absence, il ne serait pas possible de déclarer du temps dans Sinchro.
Mais à l’université, les enseignants chercheurs n’ont pas l’obligation de poser leurs congés, et notre solution RH ne nous livre donc que les informations relatives aux personnels administratifs. Les informations sont donc incomplètes.

o    Quel(s) conseil(s) donneriez-vous à un établissement qui hésite à s’équiper d’un outil de suivi des feuilles de temps et de Sinchro en particulier ?

CFH : Je pense qu’il ne faut pas négliger les aspects communication et présentation aux utilisateurs. Il est important de bien présenter l’outil pour lever les craintes et doutes éventuels. Les retours d’expériences d’autres établissements équipés sont également très utiles et peuvent apporter des réponses aux questions que l’on se pose.
La stratégie du big bang que nous avons mise en œuvre fonctionne très bien et permet de faire avancer le projet avec un calendrier rythmé. Enfin, il peut être nécessaire d’avoir au préalable un temps d’expérimentation ou d’échange avec un ou deux laboratoires.

o    Votre établissement a-t-il été audité depuis l'installation de Sinchro et si oui sur quel(s) projets et avec quels(s) retour(s) concernant les feuilles de temps ?

CFH : Nous avons eu plusieurs audits depuis l’installation de Sinchro et tout s’est très bien passé.
Nos auditeurs ont posé quelques questions relatives au paramétrage de l’outil mais en ont rarement demandé une démonstration, les documents édités des feuilles de temps depuis l’application étant suffisantes.