Sinchro + La saisie des temps, comment ça marche ?

Quelques mois après le lancement de la solution Sinchro, vous êtes nombreux à avoir posé des questions sur le calcul des heures travaillées dans l’outil de saisie des feuilles de temps des chercheurs.Le Dr. Philippe MOGUEROU, Directeur adjoint de la Recherche et de la Valorisation à l’Université de Rouen et membre du groupe de travail pour la construction de la solution, et Muriel MAURICE, Chargée du domaine recherche et valorisation à l’Amue, lèvent le voile sur les interrogations les plus fréquentes.

Pourriez-vous rappeler la différence entre « heures saisies », « heure productives » et « heures effectives » ?

Muriel MAURICE : Un agent sur un projet de recherche H2020 par exemple doit enregistrer l’ensemble de son temps (ref. H2020 Annotated Grant Agreement¹), c’est ce qu’on appelle « le temps saisi ». Ce temps saisi peut comprendre du temps travaillé (les heures effectives), des congés, des absences pour maladie… Dans une journée travaillée, il peut y avoir des temps productifs et d’autres non comme une formation suivie par l’agent par exemple. Aussi le calcul des heures productives des projets d’un agent doit exclure ses congés, les temps de formation, les arrêts maladie, etc.

Comment Sinchro répond aux besoins de justification des heures productives sur un projet de recherche ?

Muriel MAURICE : Sinchro permet aux agents de saisir l’ensemble de leurs temps passés, qu’il s’agisse de temps sur des projets de recherche, de recherche hors appels à projets, d’enseignement, ou de toute autre activité. L’agent saisit l’ensemble de ses activités en fraction ou de pourcentage d’une journée. Le valideur projet valide le temps déclaré par l’agent pour le projet, le valideur hiérarchique pour les autres activités.
L’outil permet de calculer le nombre d’heures productives sur un projet en fonction du cycle de travail paramétré pour chaque agent (ex. journée de 7 h et 50% du temps productif sur un projet A = 3,5h productives sur le projet A). Pour justifier des heures productives lors d’un reporting de projet, une fonctionnalité de Sinchro permet de produire sur la période nécessaire un récapitulatif des heures productives par projet et WorkPackages  (WP) pour faciliter la préparation des rapports financiers.

L’Université de Rouen est pilote de la solution SINCRHO. Vous avez fait partie du groupe de travail ayant abouti à la construction de la solution Sinchro. Pourquoi avoir choisi 1607h en base annuelle alors que H2020 permet une valorisation sur un total de 1720 h ?

Philippe MOGUEROU : Il y a deux aspects : l’enregistrement des temps de travail d’une part, et leur valorisation financière d’autre part.
 En France, les obligations de service des enseignants-chercheurs sont celles définies par la réglementation applicable à l’ensemble de la fonction publique. Le temps de travail pris en compte pour déterminer des équivalences horaires est le temps de travail applicable dans la fonction publique d'Etat, soit 1607 heures de travail effectif. Il est réputé être composé pour moitié d'une activité d'enseignement (correspondant à 128 heures de Cours magistraux ou 192 heures de Travaux dirigés) et pour moitié d'une activité de recherche. Les enseignants-chercheurs bénéficient, pour une année de service accompli, d’un congé annuel d'une durée égale à cinq fois ses obligations hebdomadaires de service, soit 5 semaines de congés.² Pour les BIATSS, chaque établissement a mis en place ses propres règles pour le cadrage ARTT.  Il convient dans tous les cas de se reporter au cadrage de l’établissement.
Au niveau européen, le temps de travail annuel dépend des législations nationales et est donc variable d’un pays à l’autre. Cependant, la Commission européenne a décidé de proposer une option de « temps de travail moyen » utilisable dans tous les cas, pour rendre plus facile la valorisation financière dans les projets H2020. Cependant, même si cette option est choisie pour la valorisation financière, il est préférable de remplir les feuilles de temps sur la base des 1607h (ou autre base légale selon la catégorie de personnels) compte tenu de la législation française applicable.
Par ailleurs, Sinchro doit être utilisable en dehors du Programme H2020, dans le cadre d’autres programmes par ex. Erasmus+, Fonds structurels (Feder, dont  Intereg, FSE, etc.) puisque ses modalités de déclaration du temps sont adaptables à tous les projets. C’est donc un outil qui s’adresse à tous types d’établissements.

Les temps de travail sont-ils saisis en heure dans Sinchro ?

Muriel MAURICE : Non, une méthode de calcul automatique permet de convertir les temps saisis en fraction ou pourcentage de journée en heures (et en personnes–mois) afin de ne pas faire peser cette conversion sur les agents.
Le décompte total en heures par projet est bien spécifié sur la feuille de temps mensuelle de l’agent, afin de correspondre aux exigences de la Commission européenne notamment pour les feuilles de temps utilisées dans les projets Horizon 2020.

Quelles sont les données RH obligatoires dans Sinchro pour la valorisation en heures et en personnes/mois ?

Muriel MAURICE : Il est nécessaire de paramétrer pour tous les agents les éléments de cycle de travail suivants : base légale annuelle, nombre d’heures par semaine, nombre de jours travaillés par semaine, et quotité de travail.

Quel a été le cheminement à Rouen pour choisir le mode de saisie des jours de travail des enseignants chercheurs et le rendre acceptable pour tous ?

Philippe MOGUEROU : Nous avons choisi un mode de déclaration du temps en fraction de journée avec une granularité de 0.25 (quart de journée). Il nous a semblé préférable de choisir de ne pas autoriser la saisie du temps sur les week-ends et les jours fériés, pour des questions de droit du travail et de base légale de temps de travail.  Au niveau de l’arborescence des autres activités « hors projets », nous avons choisi de distinguer quatre catégories : « Absence (congés ou maladie », « Non travaillé (temps partiel) », « Enseignement » et « Autre activité ».
Après discussion avec les unités de recherche qui nous ont accompagnés lors de la phase pilote, que je remercie une nouvelle fois ici, ces modalités de saisie du temps nous ont semblé simples mais suffisamment précises pour les déclarants, tout en offrant un niveau de sécurité satisfaisant pour l’établissement. Elles ont d’ailleurs été plutôt bien accueillies par les utilisateurs. La déclaration du temps s’en trouve grandement facilitée par rapport à notre fonctionnement antérieur sur Excel. Plus généralement, Sinchro représente une amélioration nette de la gestion et du suivi de la justification des temps sur les projets tant pour les enseignants-chercheurs que pour les services administratifs et financiers, et ainsi que de la sécurisation des procédures et des contrats. Nous attendons également beaucoup des évolutions à venir concernant la possibilité de déclarer sur mobile ou tablette

 

En conclusion : Simplicité, qualité et sécurité

Sinchro a été conçu en fonction des exigences des institutions européennes comme outil d’enregistrement des temps des agents sur projets. Il convient à chaque établissement de le paramétrer en fonction de ses choix et de ses pratiques internes. Cette étape franchie, Sinchro offre aux utilisateurs une garantie de simplicité dans la prise en main et de qualité pour les futurs rapports sur les temps travaillés, qui pourront être exigés en cas d’audit.

 

1) AGA – Annotated Model Grant Agreement

2) Voir cadrage réglementaire existant en annexe