SINCHRO fête ses 10 ans avec l’université de Lorraine

Comment a débuté l’aventure SINCHRO au sein de l’université de Lorraine ?

Elle a débuté en 2014-2015 suite à des audits au sein de notre établissement, déclenchés par la Commission européenne. Ces audits ont révélé des faiblesses : des feuilles de temps Excel, des templates différents, des mois incomplètement remplis… Nous étions donc dans le besoin d'avoir une solution d'établissement fiable et unique remplissant tous les critères exigés par la Commission européenne. Grâce à ces retours, notre président de l'époque, Jean Pierre Finance, nous a demandé de faire partie des établissements pilotes de l’outil SINCHRO pour participer à la réflexion et à l'élaboration de ce nouveau SI proposé par l’Amue. Et comme nous venions récemment d’être audités, nous avions une vision assez claire de ce qui nous était nécessaire pour améliorer nos déclarations de temps.

En tant qu’utilisateur de la solution depuis 10 ans, pouvez-vous partager votre retour d’expérience ?

Depuis que nous utilisons SINCHRO, nous n’avons plus aucun problème sur les feuilles de temps comme en témoignent les audits dans lesquels nous avons été impliqués par la suite.

Comment avez-vous déployé SINCHRO au sein de votre établissement ?

Nous avons mis du temps pour roder nos process : le déploiement de SINCHRO s’est développé en 3 phases : d’abord nous avons travaillé avec 4 ou 5 labos, puis avec une quinzaine de labos et enfin avec toute l’Université de Lorraine. Nous avons fait le choix après quelques années de paramétrer les projets au sein de notre direction plutôt qu’au sein même des laboratoires. Il a donc fallu du temps pour maitriser et stabiliser la totalité du process, en accord avec les enseignants-chercheurs, les directions des labos ou composantes et les responsables administratifs. Depuis 3 ans, il n'y a pas eu de changement dans nos process, une certaine stabilité s’est installée ce qui nous conforte dans l’idée que nous avons fait le bon choix. Actuellement nous avons 165 projets dans SINCHRO et 700 personnes paramétrées.

Quel a été le plus grand impact de la solution dans le quotidien du personnel de l’établissement qui l’utilise ?

En intégrant la solution SINCHRO, nous avons tous dû adopter une routine de process précise. Nous nous sommes calés sur celle du CNRS : chaque 7 du mois les déclarants ont fini leurs déclarations, les temps sur les projets sont validés le 15 ; enfin les validations hiérarchiques sont terminées le 30 du mois.

Comment imaginez-vous l’évolution du métier et de SINCHRO au cours des 10 prochaines années ?

Il existe une volonté de la part de la Commission européenne d'augmenter le nombre de projets en coûts forfaitaires (lump sum) en visant 50 à 70% de nouveaux projets sur ce mode à l'horizon 2027 ; si d'autres financeurs suivent cette voie, alors le besoin de suivre les temps va diminuer. Pour autant, le besoin de justification des temps auprès de financeurs n’a fait que croitre ces dernières années. La commission exige que les agents contractuels embauchés sur projet déclarent désormais leurs temps. De plus d’avantage de projets font l’objet de financements extérieurs dans d’autres domaines que la recherche. L’utilisation de SINCHRO comme outil de gestion des feuilles de temps aura à anticiper ces évolutions.

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