Sinaps V.0 + les premiers déploiements lancés d’ici fin 2015

8 établissements parmi les sites pilotes Sinaps, ont assisté le 27 octobre dernier à une présentation détaillée de la toute première livraison de la solution : une V.0 réalisée sur le périmètre du référentiel des personnes-ressources et des externes. Cette version-test permettra dans les prochains mois d’apprécier sur site la qualité de la solution en production et son adéquation aux besoins métier. Découvrez le témoignage de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, partie prenante de ce projet.

A quoi va servir la V.0 ? Trois bénéfices en ligne de mire

La V.0, c’est d’abord l’opportunité de mettre en qualité un premier volume de données essentielles de l’établissement : les personnes-ressources (personnels, hébergés et usagers externes). Dans un cadre méthodologique éprouvé par l’Amue, le processus itératif opéré avec l’outil et l’action des équipes concernées permet un saut qualitatif majeur vers le référentiel unique de données partagées par les applicatifs. En l’occurrence  pour la V.0 : Harpège et Siham, Apogée, Sifac.
Implanter Sinaps V.0, c’est aussi anticiper les impacts de l’outil sur le SI et préparer l’organisation adéquate de l’établissement et les nouveaux rôles, pour la mise en place d’une gouvernance et d’un contrôle qualité des données.
Enfin, outil à la croisée des métiers, Sinaps implique un grand nombre d’acteurs dans les établissements. Ce rôle central et la nouveauté des concepts qu’il porte - intermédiation et orchestration de flux - nécessitent que chacun se l’approprie dans les meilleures conditions. Déployer la V.0, c’est préparer le terrain à l’implantation de la V.1.

Une organisation couvrant tous les besoins d’accompagnement au déploiement

A l’occasion de cette journée animée par 5 consultants de l’équipe Amue, le chef de projet Sinaps, Nicolas KOUDLANSKY, a présenté l’organisation complète mise en place pour guider les premiers pas de la solution en établissements. Dans le cadre des chantiers de construction des versions 0 et 1 (en cours) de l’outil, des expertises transverses sont mises à disposition : assurance qualité, architecture, gouvernance et qualité des données. Un centre de services complète le dispositif d’accompagnement au déploiement. Celui-ci offre notamment la possibilité de prestations spécifiques élaborées avec l’aide de l’Agence (par exemple, assistance aux établissements dans leur intégration locale), et propose une forge collaborative pour des développements en méthode agile dans une logique de projet communautaire.

 

Ce que fait la V.0

•    Consolidation des données des :
        + Personnels (titulaires, contractuels) depuis Harpège ou Siham
        + Hébergés depuis Harpège ou Siham
        + Usagers externes depuis Sinaps
•    Vérification des respects de règles de qualité au quotidien des saisies faites dans les applicatifs RH (Harpège et Siham), sous forme de mini-tableau de bord
•    Vérification des fiches Personne en doublon potentiel saisies dans le SI
•    Saisie des intervenants extérieurs dans Sinaps
•    Diffusion à Apogée et Sifac des personnes internes et externes

Le témoignage de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne qui participera à ce 1er déploiement incrémental

Les démonstrations de Sinaps V.0 ont donné lieu à des échanges très concrets sur de nombreux cas pratiques, preuve que les équipes pilotes se sont déjà largement approprié le projet. Quelques établissements ont d’ores et déjà exprimé leur volonté de déployer la V.0.
Parmi eux, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, dont 12 représentants étaient présents. La phase de recette conjointe Amue-Paris 1 se terminera en janvier 2016 et la V.0 pourra être mise en production dès début mars 2016.
Nous avons recueilli les réactions de Jean-Robert PETIT, directeur général adjoint des services et chef de projet Sinaps, et Christophe GURRET, directeur adjoint de la DSIUN et adjoint du chef de projet Sinaps, à l’issue de la présentation.

Amue : L’objectif de cette V.0 de Sinaps est de sensibiliser les équipes métiers des établissements à la plus-value de la solution. Sur quel domaine et quel périmètre d’intégration envisagez-vous la valeur ajoutée la plus forte dans votre établissement ? En quoi la démonstration sera faite d’une simplification du travail des gestionnaires ?
Paris 1 : La valeur ajoutée de la V.0 réside avant tout dans une montée en charge progressive, une appropriation graduelle de la solution par l’établissement sur le plan technique comme sur le plan organisationnel. Elle constitue une « répétition générale » avant la V.1 qui est plus ambitieuse.
S’agissant des métiers, la V.0 établit un flux du SIRH vers Sifac et Apogée. Ainsi les personnes déjà saisies dans Harpège/Siham ne seront plus à ressaisir. Il en ira ainsi des missionnaires personnels de Paris 1  dont les données identitaires ne seront plus à renseigner dans Sifac.
La simplification du travail pour les gestionnaires ne pourra être réellement appréciée qu’après plusieurs mois de fonctionnement. Sinaps aura atteint ses objectifs si le constat est fait qu’il est « transparent » pour les fonctionnels dans leur travail quotidien, qu’il évite les saisies multiples,  permet de disposer d’une information de meilleure qualité et fluidifie les échanges d’informations entre services. Alourdir et compliquer la tâche des gestionnaires ne sauraient  être le « prix à payer » pour une mise en qualité de notre SI.

Amue : Avec quelle organisation interne  et dans quel planning projetez-vous de déployer la V.0 ? Comment avez-vous anticipé les questions de gouvernance et de mise en qualité des données, et prévu de former aux technologies et disciplines nouvelles induites par l’outil (MDM, DQM*) ?
P1 : La cible est de mettre en production la V.0 en même temps que Siham, à savoir en mars 2016.
L’organisation interne mise en place pour mener à bien ce projet se veut simple et efficace. Elle est des plus conventionnelle avec l’installation d’un COPIL composé de la VP numérique, du DGS, des directeurs centraux concernés et du chef de projet et son adjoint et d’un COPRO animé par les 2 chefs de projet et composé pour l’essentiel des responsables fonctionnels SIRH, Sifac et Apogée, de chefs de service gestionnaire, de la DRH et d’informaticiens.
Le COPRO sous la responsabilité du COPIL aura en charge de définir les règles de gestion, d’initialiser la V.0, de planifier et coordonner la mise en qualité et de gérer la communication interne vis-à-vis des gestionnaires particulièrement.
La gouvernance des données commande avant tout d’identifier les collègues qui endosseront des rôles pour certains nouveaux comme celui d'intendant de  données. Ce fut l’un des objectifs du 1er COPIL que de distribuer ces rôles.
La mise en qualité des personnes ressources reste devant nous même si beaucoup a déjà été fait dans le cadre de Siham.
La formation enfin des acteurs dès la V.0 est un sujet important, nous sommes pour l’heure en attente de plus d’informations de la part de l’Amue

Amue : Comment allez-vous impliquer les métiers dans le déploiement et avec quel accompagnement ?
P1 : Ils sont associés à différents niveaux :
-    A travers le COPIL où siègent les responsables des directions métiers les plus concernées.
-    A travers le COPRO composé de chefs de service et référents fonctionnels d’applicatifs.
-    A travers des réunions d’information puis de formation en direction des gestionnaires.
Par ailleurs, Sinaps a déjà fait l’objet de présentations devant les responsables administratifs.

Amue : En quoi la V.0 vous préparera-t-elle au déploiement de Sinaps V1 ?  A quand un premier retour d’expérience sur ce galop d’essai ?
P1 : La V.0 permet de tester la solution technique en situation réelle, d’éprouver la gouvernance et les processus mis en place et de lisser la charge de travail notamment celle induite par la mise en qualité. Les actions conduites dans le cadre de la V.0 seront capitalisées pour la V.1, qui ne nécessitera pas de faire un « grand saut » en 2017.
« Galop d’essai », oui si on le définit comme une mise en situation dans un périmètre plus restreint que la V.1. Quant au 1er retour, difficile à dire, il faudra qu’il intervienne en juin 2016 au plus tard , la VSR de la V.1 démarrant en septembre.

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