Sinaps + Toutes vos questions ont une réponse #2 Les référentiels

Vous avez été plus de 80 à faire le déplacement le 19 mars dernier pour en savoir plus sur la solution Sinaps dédiée au management des données de référence et à l’orchestration des échanges dans le SI et vers les SI tiers et les partenaires.Près de 60 questions ont été posées ce jour-là. Nous vous proposons d’y répondre thématiquement au fil des prochaines semaines. Cette seconde édition est consacrée aux référentiels de Sinaps : Comment sont gérés les doublons ? Quelle application est propriétaire de la donnée « doctorant » ?... Nos réponses ici.

Référentiel des structures

Est-il possible de représenter une personne morale comme une structure externe ?

Il est tout à fait possible d’utiliser le référentiel structure pour représenter les liens de collaboration entre l’établissement et des personnes morales. Par extension du modèle de données, il est même possible de caractériser davantage des structures externes. Dans une vision « plan produit », nous préférons traiter de manière exhaustive la problématique de gestion des personnes-morales sous forme d’un nouveau référentiel. Comme pour le référentiel des personnes physiques (ressources, apprenants, externes type lecteurs de bibliothèque ou jurés de thèse, …), il nous semble sémantiquement préférable d’avoir le pendant pour les personnes-morales. Nous pourrons alors envisager un lien entre personne-morale et structure externe.

Référentiel des personnes

La saisie des personnels externes peut-elle être décentralisée dans les services des  composantes ?

Lorsqu’un utilisateur se connecte à Sinaps, son profil (ses droits d’accès) est défini dans un annuaire (Socle Sinaps). En fonction de ce profil, l’utilisateur peut visualiser et/ou créer/modifier des personnes externes. Les IHM de gestion (création, modification, suppression, lecture) des personnes externes sont donc accessibles pour tout utilisateur dès lors qu’il a été habilité dans l’annuaire de Sinaps. On peut également imaginer de déléguer la saisie des données dans une application tierce gérant spécifiquement un type d’externe (par exemple les lecteurs de bibliothèque). En connectant cette application (sens acquisition) à Sinaps, les données saisies sont intégrées automatiquement dans Sinaps comme pour les personnes ressources dont l’acquisition est dévolue à Harpège ou Siham.

La mauvaise saisie d'une personne existante dans Harpège génère un doublon, Harpège envoie les données à SINAPS,  le dédoublonnage se fait dans Sinaps.

Le cas d’usage pourrait être un hébergé qui devient contractuel.
Dans le cadre de la détection d’un doublon intra-applicatif, Sinaps va détecter la possibilité de doublon et alerter l’intendant métier. Dans Sinaps, le potentiel doublon est enregistré au point de vérité mais non diffusé, selon le paramétrage livré en standard. La bonne pratique est de supprimer le doublon dans Harpège pour à la fois faire le « ménage » dans la base de gestion et  provoquer l’envoi automatique d’une demande de suppression de l’élément inapproprié à Sinaps.

Qui est le propriétaire d’un doctorant ?

Les doctorants sont propriété à la fois de la RH et de la Scolarité. Des règles de prévalence sont possibles dans Sinaps pour définir finement les sections d’information qui sont propriété de chacune des applications.

Comment sont gérés les doublons ?

Il y a deux modes d’acquisition possibles des personnes : depuis une application tierce (propriétaire d’un rôle de la personne) ou directement dans Sinaps via des IHM de saisie.
Dans les deux cas, Sinaps contrôle les données entrantes.  Dans le cas d’une acquisition via une application propriétaire, pour un doublon, la personne est intégrée dans le référentiel avec le statut “suspicieux”.
L’intendant métier doit traiter cette situation via une procédure assistée de dédoublonnage.
Tout au long du processus d’acquisition, Sinaps émet des notifications dans le journal de supervision.

Dans le cas d’une personne qui aurait plusieurs rôles dans son cycle de vie, avec une application propriétaire différente pour chaque rôle, comment est gérée l’unicité de la donnée au fil du temps ?

Lors de l’acquisition d’une personne déjà présente dans Sinaps, si le score de rapprochement est inférieur au seuil paramétré de fusion automatique, l’intendant métier doit procéder à la fusion des enregistrements (pour obtenir le golden record) via une procédure assistée facilitant la comparaison des valeurs pour chacune des caractéristiques de l’objet. Tout doublon potentiel est retenu dans Sinaps, jusqu’au dédoublonnage manuel (fusion ou séparation des enregistrements) afin que les données diffusées soient uniques.

Parmi les rôles des personnes, y a-t-il  un rôle « Fait des déplacements » ou « Remboursement pour le compte de l’établissement » de manière à ce que Sifac n’ait en visu que les agents caractérisés par ces rôles ?

L’abonnement livré en standard pour la diffusion des personnes à Sifac est configuré de manière à ce que l’ensemble des personnels internes et les externes de type « missionnaire » soient diffusés à Sifac. Chaque filtre d’abonnement peut être personnalisé par l’établissement.

Est-il possible de récupérer les hébergés (chercheurs CNRS, INSERM, …) ?

Les hébergés qui ont un lien juridique avec l’établissement sont saisis dans Harpège ou Siham en tant que population hébergée. Suite à cette saisie, Harpège ou Siham envoie à Sinaps cette population qui est prise en compte dans le référentiel. Des hébergés qui n’auraient pas un lien juridique (selon ce que recouvre la notion « d’hébergé » dans l’établissement), donc présents dans le SI RH, peuvent également être saisis directement dans le référentiel personne comme ressource externe. Si l’établissement possède une application ad hoc pour gérer de tels « hébergés », cette application peut être connectée à SInaps comme application source. Au sens large, la notion de personne externe de Sinaps permet de typer (nomenclature ouverte) et donc de segmenter la population des personnes externes. Pour chaque type (ou segment), il est possible, soit d’utiliser les IHM de gestion de Sinaps (mode de gestion centralisée), soit de connecter une application source (mode de gestion consolidée). Une application source pourrait être un ½ flux programmatique permettant de consommer un web service ou fichier fourni par un établissement tiers puis d’appeler le web service d’acquisition des personnes de Sinaps pour intégrer des personnes externes dans le référentiel. Le centre de service Amue de Sinaps peut aider un établissement à faire ce type d’intégration.

Est-ce que Sinaps peut diffuser une nouvelle personne dans Harpège en mode création ou uniquement en mode mise à jour ? Dans le cas de plusieurs applications sources de données sur les personnels, peut-il y avoir un flux de mise à jour vers Harpège ?

Harpège (Siham ou tout autre SI RH) est considérée comme une application propriétaire des données des personnels. En tant qu’application propriétaire, Harpège (Siham ou tout autre SI RH) envoie à Sinaps toutes les créations et modifications sur les données de référence des personnels. Au périmètre de l’intégration réalisée avec Harpège et Siham, Sinaps ne rediffuse pas des données de personnels vers Harpège et Siham. Dans l’absolu (autre SI RH par exemple), rien n’empêcherait d’ajouter (paramétrage d’une application consommatrice et du filtre d’abonnement souhaité) un flux de diffusion.
Dans le cas où une tierce application source serait connectée à Sinaps pour supplanter le rôle de propriétaire de certaines données d’Harpège/Siham, en l’état actuel de l’intégration faite entre Sinaps et Harpège/Siham, il n’est pas prévu de mettre à jour automatiquement ces données dans Harpège/Siham. En revanche, une information de mise à jour des valeurs de ces données sera remontée dans le journal de supervision. Le gestionnaire Harpège/Siham pourra être informé, et, si cela est pertinent, mettre à jour le dossier du personnel concerné. Ce mécanisme est standardisé dans Sinaps : il s’agit de la fonction de gestion de la prévalence.
Dans le cas d’un besoin d’automatisation exprimé avec une portée générale, l’Amue pourrait envisager de compléter le périmètre d’intégration entre Sinaps et Siham (rappel : fin de maintenance d’Harpège en 2020).  

Est-il possible d'alimenter le référentiel des personnes-ressources via plusieurs applications de gestion RH ?

Dans la version actuellement en production (v1.0.04), une seule application source peut être propriétaire du rôle « personne-ressource ».
Dans la version 1.1 (diffusion généralisé prévue T4 2019 après mise en production pilote), il sera possible d’avoir plusieurs applications propriétaires pour un même rôle. Cette possibilité est apportée par une amélioration importante de la fonction de gestion de la prévalence. Il sera donc possible de connecter plusieurs applications de gestion RH.

Est-ce que l'historisation des rôles est traitée ? Exemple : un étudiant de master qui devient doctorant/enseignant temporaire puis enseignant chercheur.

Les rôles détenus pas une personne sont historisés. Les catégories métiers également sont historisées.

Est-ce que la propriété des numéros de téléphone peut être déléguée (par exemple au LDAP) à une autre application que l’application de gestion RH ?

Il est possible de donner la propriété des méthodes de contact à une autre application. Par exemple, le LDAP pour le numéro de téléphone. Ce fonctionnement est celui retenu par un de nos établissements en production.

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