Sinaps + Suivi des COPIL et début des travaux de construction

CR du 23 juin 2014

+    Le comité valide les objectifs et ambitions du projet ; Sinaps sera une solution de gouvernance des données et de pilotage des processus.
+    Le séquencement de la construction du périmètre de la V1 est présenté avec un travail sur les différents lots en parallèle. Pour rappel, les lots de la V1 pour 2015 : le socle, les référentiels des personnes, des structures (organisationnelles, financières, de recherche), des nomenclatures, et le processus de gestion des droits de scolarité.
+    Les capacités des établissements à s’engager en tant que pilote sont analysées et détaillées. Le concours de 8 établissements est préconisé pour mener à bien le projet.
Chaque établissement peut se positionner sur un ou plusieurs lots.

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CR du 24 septembre 2014

+    La liste des membres du COPIL est actualisée : les nouveaux pilotes pressentis intègrent le comité.
+    Le cadencement intense du projet et son planning ont été assouplis pour répondre aux contraintes et ressources de chacun, le programme prévoit à présent une session de 2 jours successifs d’ateliers de cadrage  / conception sur un même lot tous les 15 jours (au lieu de toutes les semaines)  et évite les périodes critiques (juin-septembre) dans les établissements pour des phases-clés comme la VSR.
+    Les ateliers seront co-animés simultanément depuis Paris et Montpellier (ou un autre lieu) en visioconférence, pour tenir compte de l’éloignement géographique des sites entre eux.

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CR du 9.10.2014 (réunion exceptionnelle)

+    Les conventions pilotes ont été revues avec les établissements. Le positionnement de chacun d’entre eux sur les différents lots est confirmé.

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Zoom sur la démarche pilote

7 établissements sont à ce jour signataires de la convention pilote : les universités de Lorraine, Lyon 1, Montpellier 3, Saint-Etienne, Toulon, Nice ainsi qu’un établissement de recherche, l’IRSTEA. D’autres signatures sont attendues, notamment pour la construction du référentiel « personnes », début 2015. L’objectif d’un nombre suffisant d’établissements pour garantir la construction de la solution sera rempli.
La construction itérative permettra d’utiliser le produit progressivement. 5 versions intermédiaires sont prévues pour le périmètre 1  de Sinaps: personnes, structures, nomenclatures, processus de gestion des droits de scolarité, et le socle de la solution.

Les pilotes sont sollicités pour les phases suivantes :

+    Le pré-cadrage : expression des besoins et définition du périmètre, modélisation des processus
+    Cadrage : Priorisation les besoins et identification des règles de gestion
+    Conception / Réalisation : Définition et réalisation de la solution
+    Validation d’aptitudes fonctionnelles (VA) : validation de la solution
+    Validation de service régulier (VSR) : préparation du déploiement, alimentation du système.

Les ateliers de pré-cadrage débutent le 20 novembre 2014 sur le référentiel « structures ».
Ils consistent à poursuivre le travail initié depuis octobre 2013 entre les établissements et l’Amue puis à compléter et valider l’analyse des documents produits et sensibiliser et impliquer l’ensemble des acteurs du SI.
Ces ateliers réunissent plus d'une dizaine de personnes de 5 établissements et sont animés par les consultants et experts métiers de l’Amue.

A venir

Le prochain comité de pilotage se tiendra 16 janvier 2015. A l’ordre du jour :

+    Retours d’expérience sur les premiers ateliers
+    Représentativité des participants aux ateliers
+    Point sur le lancement de la phase pilote Personnes, processus, nomenclatures

Les premiers lots de Sinaps seront livrés au dernier trimestre 2015 en VA.