Sinaps + Si vous hésitez encore à vous inscrire à la conférence d’information…

3 questions à Nicolas KOUDLANSKY, chef de projet Sinaps

La vague de déploiement 2017 de la solution Sinaps est annoncée et les candidatures sont d’ores et déjà ouvertes. La construction de l’outil est donc terminée ?
NIK : L’installation de la version 1 débute actuellement dans les établissements pilotes.
La mise en qualité des données sources peut nécessiter plusieurs semaines de délai. Les services métier sont généralement impliqués dans cette phase du projet de déploiement.
Pour permettre aux établissements pilotes de commencer cette étape, nous avons, courant octobre, livré une version transitoire de Sinaps. Avant fin novembre, nous installerons chez les pilotes la version pleinement fonctionnelle permettant aux établissements de faire la recette de la solution au périmètre de ses 3 référentiels : Nomenclature, Structure et Personne (ie : la population des personnes-ressources). La prise en compte des apprenants est planifiée dans la version suivante, 1er semestre 2017.

Le produit Sinaps est encore en cours de construction. Si la date de démarrage du déploiement de la vague pilote, en octobre 2016, est conforme à la prévision faite par l’Amue un an plus tôt, des aménagements de périmètre et de planning ont été nécessaires pour tenir compte des impondérables inhérents à la complexité et l’ampleur de ce type de projet. Je rappelle qu’il s’agissait de construire une solution de gestion des données de référence répondant le plus largement possible aux besoins de l’ensemble des établissements, pas seulement de la 1ère cible constituée des établissements pilotes du projet. Il s’agissait aussi d’intégrer l’offre Amue : Apogée, Harpège, Siham, Sifac, Sinchro. La construction de Sinaps représente ainsi un programme composé de multiples projets qu’il a fallu réaliser en parallèle des projets d’évolution fonctionnelle ou d’adaptation réglementaire : GBCP par exemple.

Si ce programme est à présent en voie d’aboutissement sur plus de 80% de son cahier des charges initial, il restera en 2017 à finaliser la solution avec la gestion des apprenants et les éventuelles adaptations induites par la mise en œuvre de la vague pilote.

Comment les établissements doivent envisager ce premier déploiement industriel ? Avec quelles ressources ? La charge sera-t-elle importante ?

Le déploiement industriel de Sinaps, dans sa version de novembre 2016 qui sera éprouvée par les établissements pilotes au cours des prochains mois, est assuré à partir de septembre 2017. Avec prudence, nous pouvons considérer qu’un déploiement coordonné de 10 à 15 établissements nécessitera 4 à 6 mois de travail concret sur l’outil : initialisation des référentiels, mise en qualité des données, vérification de la marche courante avec l’acquisition et la diffusion des flux de données, adaptation de l’organisation.

Pour tenir ce délai de mise en œuvre, les établissements doivent débuter assez tôt (6 mois avant le déploiement opérationnel) la maturation de leur projet, notamment au moyen d’une étude
de trajectoire.

L’Amue délivre avec le produit logiciel Sinaps un kit de déploiement incluant une démarche et des outils pour que les établissements puissent murir leur propre trajectoire et commencer la conduite du changement sur le plan organisationnel : mise en place d’une gouvernance des données de référence par exemple.

L’Amue peut aller plus loin dans l’accompagnement des établissements avec des prestations individualisées. Même si le catalogue de services et les tarifs associés sont en cours de définition, l’expertise acquise par l’Amue pendant la construction doit pouvoir être un accélérateur pour les établissements.

La conférence du 25 novembre sera l’occasion de connaître tous les détails sur les accompagnements proposés par l’Amue.

A l’issue de la journée, un établissement pourra donc se lancer ?

Oui, les établissements pourront se lancer. La bonne approche pour la mise en place d’une telle solution est : « voir loin, faire des petits pas ». La démarche proposée par l’Amue capitalise sur ce retour d’expérience issu des différentes organisations qui exploitent des solutions de gestion des données de référence.
Le lancement d’un tel projet, interne à l’établissement, suppose l’adhésion forte des domaines métier et un portage politique constant.
C’est aussi pourquoi nous souhaitons que soient présentes à cette journée des équipes élargies, à la fois les représentants des gouvernances et des équipes métiers.

S’inscrire à la conférence du 25 novembre et découvrir le programme complet