Sinaps + Le retour d’expérience de l’Université Polytechnique Hauts de France (UPHF)

L'Université Polytechnique Haut-de-France (UPHF) est devenue un Etablissement Public Expérimental (EPE) en 2019, en intégrant deux écoles d'art, celle de Valenciennes et de Cambrai, et en créant un INSA Haut-de-France suite à la fusion d'anciennes composantes de l'établissement. Face à cette nouvelle dimension, de grands chantiers de transformation organisationnelle et technique se sont manifestés avec comme enjeu la réussite de l’intégration des systèmes d’information. Retour sur cette expérience riche d’enseignements pour les établissements de l’ESR, avec l’interview de Florent Fareneau, directeur du numérique, et de Yohan Colmant, directeur adjoint délégué aux Systèmes d’information à l’Université Polytechnique Haut de France (UPHF).

• Depuis 2019, l’UPHF est devenu établissement public expérimental (EPE). L’université de Valenciennes et du Hainaut Cambrésis (EPSCP UVHC) s’est associée à l’école supérieure d’art et de design (ESAD de Valenciennes) et à l’école supérieure d’art de communication (ESAC de Cambrai).  Les composantes historiques de l’UVHC (ISTV, FSMS et ENSIAME) ont fusionné pour donner naissance à l’INSA Hauts-de-France. Les trois établissements-composantes de formation, ESAD, ESAC et INSA HdF ont lancé de grands chantiers de transformations ; organisationnels d’une part et techniques d’autre part en relevant l’enjeu de réussir l’intégration des systèmes d’information. Pouvez-vous nous présenter les difficultés rencontrées et notamment les incidences sur vos architectures ?

Florent Fareneau : L'Université Polytechnique Haut-de-France (UPHF) est devenue un EPE en 2019, en intégrant deux écoles d'art, celle de Valenciennes et de Cambrai, et en créant un INSA Haut-de-France suite à la fusion d'anciennes composantes de l'établissement. Comme ce sont des établissements-composantes avec un statut juridique à part entière,  comme l’INSA Hauts-de-France, il a été nécessaire de mettre en place un certain nombre de briques matérielles et logicielles qui ne permettaient pas la gestion multi-tenants. Je pense en particulier à Siham, logiciel pour lequel la gestion de la mise en disponibilité des personnels de l’UPHF vers l'INSA et la gestion des contrats de vacataires obligeaient le traitement de deux instances et donc une duplication de la donnée et une saisie des personnels de chaque côté.
Sinaps et sa brique de référentiel de données maîtres notamment ses éléments de structures partagés entre les différents SI métiers, qu’ils soient de l’Amue ou d'autres applications en cours de déploiement, nous a permis de gérer  la déduplication des données RH et de partager une structure équivalente quel que soit le SI, hors SI financier.

   

• Fin 2019, vous lancez le projet de déploiement de Sinaps. La mise en œuvre d’un gestionnaire des données de référence intégré vous semblait être un vecteur de réussite pour ce projet de regroupement d’établissements ?

F.F : Suite à la création de l’EPE, un gros travail sur la notion de structure a été réalisé au début de l'année 2020. Nous avions la nécessité de mettre en place un référentiel d'utilisateurs s’appuyant  la brique technique LDAP (suivant les recommandations SUPANN 2020) et de faire en sorte que l'ensemble des SI métiers puissent  fournir de la donnée maître auprès d'un référentiel unique. Dans un second temps, ce référentiel permet de déverser cette donnée aux applications consommatrices.

 

• Depuis 2020, l’Université est le site qui exploite la plus grande couverture fonctionnelle de l’offre Amue. Vous avez été l’un des pionniers de l’intégration de Sinaps avec vos annuaires techniques. Cette intégration vous a-t-elle permis un gain de gestion au niveau des services métiers ? Par exemple la prise en charge des doctorants et des contractuels par les services des Ressources Humaines ?

Yohan Colmant : D'un point de vue service métier, les dernières consolidations sont en cours au niveau des différentes briques. En revanche, le gain essentiel a été la consolidation du SI avec une amélioration de la qualité des données concernant les personnes ayant plusieurs profils, par exemple les doctorants, à la fois pris en charge par le SI Scolarité et la RH et des contractuels étudiants.
Par ailleurs, nous avons une spécificité, celle d’avoir deux SI RH.  De ce point de vue, Sinaps nous a apporté une fiabilisation des données « personnes » issues des deux SI. Contrairement à d'autres EPE avec lesquels nous avons pu échanger et qui ont des périmètres assez disjoints, nous avons un recouvrement au niveau RH qui est très important, avec des personnels mis à disposition d'un établissement ou des vacataires en contrat auprès des deux établissements. Dans ce cas concret, cela nous a permis une mise en qualité et des remontées auprès des services RH pour fiabiliser les personnes qui sont à cheval entre les deux SI, entre Siham UPHF et le Siham INSA.

F.F : D’un point de vue gestion de la gouvernance et de la stratégie, vis-à-vis de la notion d'EPE, Sinaps nous a permis, et même peut-être obligé, à nous mettre autour de la table. L'ensemble des directions métiers ont dû discuter ensemble autour des questions de structure ou de gestion ; ce qui a été un vrai gain de compréhension des directions métiers les unes par rapport aux autres. Le pilotage fort de notre direction générale a incité à revoir un certain nombre de processus internes.

Y.C : Les services métiers ont été très réceptifs au besoin global, très motivés et impliqués, et c'est aussi ça qui a fait que le projet a fonctionné et que nous y sommes arrivés dans un temps assez court. En écoutant d’autres établissements impliqués dans le déploiement de Sinaps, ce point-là peut être un vrai frein.

F.F : Il faut bien comprendre que ce n’est pas un projet numérique, même si c'est une plateforme logicielle, c'est un projet qui doit être porté au niveau de l'établissement.

 

• Les services de la scolarité utilisaient l’application Apogée, les Inscriptions Administratives étant diffusées dans vos briques applicatives et notamment vos annuaires via Sinaps. En 2022, vous faîtes le choix d’une bascule en production de vos inscriptions administratives sur l’application Pégase. Comment s’est passée cette migration ? Quel bilan après ces quelques mois de production ? Quelle volumétrie d’apprenants concernés ? Quelles incidences sur l’intégration avec votre écosystème ?   

Y.C : La migration s'est bien passée sur le périmètre Sinaps, on a basculé l'intégralité de nos inscriptions administratives du périmètre Apogée/Sinaps au périmètre Pégase/Sinaps.
Comme tout déploiement, il y a eu des ajustements à faire, mais dans l'ensemble, cela s'est vraiment bien passé. Aujourd'hui, nous avons un peu plus de 14000 étudiants inscrits administrativement dans Pégase et déversés dans Sinaps. Au niveau intégration de l’écosystème, l'impact sur le périmètre Sinaps, repose essentiellement sur des concepts qui ont évolué avec le passage à Pégase.
Par exemple, on oublie la notion d'année universitaire dans Pégase pour la notion de périodes d'inscription. Ces nouveaux concepts à intégrer dans Sinaps ont forcément des impacts en termes d’urbanisation, sachant que la plupart des briques applicatives qui ont besoin de collecter de la donnée sur les inscriptions administratives s'appuient sur notre référentiel des utilisateurs qui est l’annuaire LDAP.
Notre annuaire LDAP a dû également évoluer suite à l'intégration de ces nouveaux concepts.

F.F : Avoir Sinaps en intermédiaire pour la bascule d'Apogée vers Pégase, nous a permis de nous abstraire du SI formation pour l'intégration et l'urbanisation du SI de l'établissement en tant que tel.

Y.C : On a capitalisé sur tous les étudiants qui se réinscrivaient cette année via Pégase, car toute la consolidation avait déjà été opérée via les inscriptions passées dans Apogée. Pour nous, l’intégration de ces apprenants issus de Pégase a été quasi transparente.

 

• Pourriez-vous dire que le référentiel Sinaps intégré avec Apogée vous a permis de mieux appréhender ce passage sur Pégase en 2022 ?  

Y.C : Avec l'intégration existante Apogée/Sinaps, toute la consolidation des étudiants déjà inscrits en 2022/2023 était déjà opérée et la mise en qualité effectuée. Cette couche Pégase/Sinaps est donc venue compléter les données issues d’Apogée.

 

• De manière générale, et notamment dans le cadre des inscriptions administratives, pensez-vous que l’intégration des applications de gestion de la scolarité avec le référentiel Sinaps est un facteur d’intégration d’un apprenant au sein de votre université ?

F.F : Je dirais oui, car toutes les données ont été déversées automatiquement jusqu'à l'annuaire LDAP. Le nouvel étudiant a donc la possibilité d'activer son compte et d'accéder à l'ensemble des services numériques de l'établissement. C'est une chaîne automatisée aujourd’hui à 80 - 85%, cela dépend du taux de déduplication côté Sinaps et du traitement effectué par nos collègues intendants de la donnée, qui font partie de la cellule d’aide au pilotage
Cette partie de déduplication des apprenants s’opère de manière un peu plus manuelle.

Y.C : Effectivement, cela permet de fluidifier, de semi-automatiser, parce que même s'il y a du dédoublonnage opéré par les intendants de données, on est dans un process qui permet de mettre en qualité la donnée. C’est le gros point fort.
Mais il y a une vigilance à avoir sur l'évolution des process.
On intègre une nouvelle brique dans le SI avec des opérations de mise en qualité et de validation, ce qui signifie qu’on ajoute une couche intermédiaire qui influence le temps de création des comptes.
Par exemple, avant Sinaps, les comptes utilisateurs étaient créés dans la minute mais avec une qualité des données non optimale.
Aujourd'hui, les comptes sont de bien meilleure qualité, avec du croisement entre les différentes sources de données.
Cela nous a obligé à revoir nos process : là où nous fournissions un accès quasi instantané à l'étudiant, il a fallu mettre en place des étapes intermédiaires de mise en qualité de la donnée qui ont induit de demander à l'étudiant de faire son inscription en plusieurs étapes.

Le temps d’attente peut aller de 15 minutes si tout se fait automatiquement, jusqu’à 48 h, si une vérification manuelle doit être opérée par les intendants de données. Dans ce cas, si l'étudiant s'inscrit un vendredi soir, son compte ne sera créé que le lundi matin. Il y a donc un peu de pédagogie à faire auprès des étudiants pour leur expliquer ce nouveau process, ses raisons et ses avantages

Nicolas Koudlansky : Dans le cas où il y a besoin d'une déduplication par rapport à l’inscription administrative d’un étudiant, ou en tout cas s’il y a une suspicion au niveau de Sinaps, comment gérez-vous le retour d'information vers l'étudiant ? Par rapport à la procédure d'inscription ? Parce qu’on imagine que les services numériques d'inscription n'ont pas été adaptés à cette possible interruption du processus ?

Y.C : Avant le déploiement de Pégase, nous avions développé un écran de suivi avec un tableau de bord reprenant les différentes étapes de l’inscription à destination de l'étudiant, étapes représentées par un fil d'Ariane montrant le chaînage des différentes étapes avec Apogée : l’inscription administrative, l’inscription pédagogique, le dépôt des pièces justificatives, l'activation du compte numérique.
Lors du passage à Pégase, cette interface a disparu parce que le chaînage se faisait directement dans les écrans de Pégase. Nous avons donc initié une routine qui tourne en asynchrone la nuit : dès qu'un compte LDAP est créé ou mis à jour suite à la validation de l’inscription administrative, un mail lui est envoyé sur sa boîte personnelle pour lui indiquer que son compte a été créé ou renouvelé, et qu’il peut l'activer.

Dans la première version de Pégase, il n’y avait pas de notification envoyée par mail aux étudiants. Ils n’étaient donc pas informés de la validation de leur inscription administrative, or c'est cette validation qui permet le déversement dans Sinaps. Nous faisions donc d’une pierre deux coups, on informait l’étudiant que son inscription administrative était validée et son compte numérique créé !

 

• Nous savons que vous avez l’intention prochainement de connecter Sinaps à votre système de gestion de Bibliothèque (SIGB), d’autres projets à termes ?

Y.C : Pour information, il a été connecté en partie à notre SIGB « Sebina ».
Connecté en partie signifie que l’on prévoit 2 flux, un descendant qui déverse tous les apprenants et les personnels, de Sinaps vers Sebina, et un autre flux de Sebina vers Sinaps. Il concerne la création des lecteurs de bibliothèque qui jouent un rôle d'externe dans Sinaps : ils seront saisis dans Sebina puis poussés vers Sinaps. Le premier flux est opérationnel depuis septembre 2022 et l'autre flux est en cours de développement.

Nous avons également comme projet l'intégration du connecteur avec Sifac pour la gestion des missionnaires. Actuellement, nous avons une application interne, déjà couplée en partie avec Sifac, qui gère le process de demande de mission. A la mise en place du flux Sinaps/Sifac relatif aux missionnaires, on s’intéressera à la connexion avec notre application de gestion des missions.

Autre projet écarté pour l’instant avec le déploiement de Pégase, c’est la gestion des candidats. Il existe dans Sinaps un process de gestion des candidats étudiants. Avec Pégase cela n’est pas encore possible, mais cela nous intéresserait de pouvoir gérer les candidats dans Sinaps, notamment pour des questions de dédoublonnage, de peuplement, de compte LDAP, avant les inscriptions administratives. En effet, on a souvent besoin d'offrir des accès numériques avant que l'inscription administrative ne soit validée. Cela existait avec les OPI Apogée, on verra de quelle façon finaliser cette possibilité.  

Nous nous intéresserons aussi à la gestion des membres du jury de thèse : le connecteur existait entre Sinaps et Apogée. Nous allons investiguer comment le rendre pérenne avec Pégase.

Pour terminer sur les chantiers prévus : il y aura la mise en place du connecteur Sinaps de Sinchro.

A noter que depuis quelques semaines, nous intégrons avec Sinaps les partenaires entreprises. Il a fallu faire évoluer le connecteur LDAP et l’application d’activation des comptes numériques.

F.F : La fonctionnalité parait anodine, en bout de chaîne, mais elle nécessite des travaux de mise en qualité du SI et du profilage de l’ensemble des personnes.

Sinaps est un produit qui répond à nos attentes en termes de gestion de structure, et d'interconnexion des SI. Nous l’avons demandé et souhaité, et apprécions notamment le côté transversalité des SI métiers, et ceux de l’Amue, puisqu'on est fortement consommateur de l'ensemble de ces SI. C’est cette transversalité, offerte par Sinaps, qui nous permet justement d’interconnecter toutes les briques et de mettre en qualité toutes les données dans tous les SI métiers.