Sinaps + Deux mises en production

Depuis quelques semaines, deux des établissements pilotes de la solution Sinaps ont mis en production la première version du produit sur les périmètres des structures organisationnelles et des personnes ressources ainsi que des personnes externes. L’université de Toulon et l’université Jean Monnet Saint-Etienne représentées par les équipes-projet nous livrent ici les premiers instants de cette bascule.

Reprise des données : RH ça passe, Scolarité ça pique !

Pourriez-vous nous parler de votre expérience de ces dernières semaines : quels ont été les efforts de reprise des données ?

A Toulon, la reprise des données RH a été diluée sur plusieurs années ; un effort important avait déjà été produit pour la fiabilisation des données en vue de la préliquidation et des dossiers de retraite. L’effort induit par le déploiement de Sinaps a été « moins violent que prévu » pour les équipes RH.
A Saint-Etienne, le rôle de pilote a faussé le retour d’expérience sur la vision d’un déploiement « normal ». En effet, la mise en qualité s’est faite avec une version bêta de Sinaps. Après mise en place de la version stabilisée, la reprise du delta de non-qualité des données est décrite comme « facilitée » C’est un bon signe pour les établissements des prochaines vagues.

Du côté de la scolarité, Saint-Etienne a basculé les externes en inactifs dans Apogée et ressaisit, au fur et à mesure des besoins, les externes dans Sinaps. Si cette solution est choisie, elle nécessite une étude du process en amont avec les acteurs impliqués, process que l’établissement n’avait pas revu avant la mise en production. Pour illustrer ce point, le process d’inscription des membres externes de jury n’intégrait pas la récupération de la date de naissance de ces derniers, or celle-ci est une donnée obligatoire dans Sinaps et implique la saisie d’une date de naissance générique pour ne pas bloquer le processus le temps que celui-ci évolue.

Avec ou sans intendant de données : les débuts de la Gouvernance de la donnée

Quels sont les processus et acteurs de la gouvernance/pilotage de la donnée dans votre établissement ? Focus sur la déclinaison de la nouvelle fonction d’intendant de donnée.

Ce que les deux pilotes ont en commun :
+ Aucun poste n’a été créé pour le projet Sinaps. Les différents acteurs ont absorbé la charge de travail en plus de leur fonction.
+ Le projet est mené conjointement par la DSI et de manière plus transverse par la Direction du pilotage et de la qualité. Dans les deux cas, un fort soutien de la DGS est à noter.
+ L’organisation est extrêmement  récente ainsi que le périmètre des parties prenantes qui tendront à se consolider dans les prochains mois.

L’organisation de la gestion des données :

A Saint-Etienne, la Direction du Pilotage est Pilote de données, et les Ressources Humaines et la Scolarité contiennent chacun un intendant métier.

	Université de Toulon	Université de Saint-Etienne
L’organisation actuelle	Mise en place d’un rapport BO qui remonte toutes les anomalies à la DSI et au gestionnaire RH. Chacun traite l’erreur qui lui revient. La DSI se charge des erreurs plus complexes. Le gestionnaire Scolarité n’est pas destinataire du rapport puisque ses données sont saisies directement dans Sinaps pour l’instant.	Les processus de traitement des données et de la gestion des anomalies sont portés au niveau métier (Intendant/gestionnaire). Un référent interne DSI suit les logs et les demandes d’assistance, et informe les acteurs métier par le biais de listes de diffusion.
L'Organisation cible	Pour le moment, il n’est pas prévu de piloter la donnée autrement qu’au fil de l’eau	La direction du Pilotage souhaite mettre en œuvre à terme un RDV régulier (bi-mensuel à mensuel) pour une analyse des anomalies et un pilotage des corrections

Après quelques semaines d’exploitation…

… comment les nouvelles routines sont intégrées ? Quelles sont les difficultés ? Quels sont les axes de progrès ou les calages à opérer dans l’organisation ? Dans l’outillage ?

A Toulon, le versant RH « fonctionne très bien ». Sinaps permet une saisie rigoureuse pour assurer la qualité. Dans la phase de transition avec l’ancien fonctionnement sur les données de la scolarité, les agents ont un effort à fournir qui n’est pas toujours bien compris. Côté DSI, le contrôle quotidien des logs ne prend que 15 minutes.
A Saint-Etienne, où la mise en production est un peu plus récente, on peine encore à s’approprier la documentation importante fournie par l’Amue, qui est perçue comme assez technique. Les métiers expriment un besoin de procédures opérationnelles qu’ils peuvent travailler/adapter au besoin. Du côté des équipes, le référent interne de la DSI dédié au contrôle des logs consacre 2h par jour  au suivi d’exploitation. [Ndlr : le délai a été réduit à l’heure où nous publions ces lignes, 1 mois après le recueil du témoignage.]
Les acteurs ont été formés sur la version bêta du produit il y a plus d’un an, ils souhaiteraient aujourd’hui être encore accompagnés pour leurs premiers pas sur la V1. Après quelques semaines d’utilisation, les métiers expriment moins ce besoin à l’usage de l’outil.
Un risque majeur au niveau de l’organisation est également observé puisque les intendants métiers RH et Scolarité sont les Administrateurs Fonctionnels Harpège et Apogée. Au-delà du risque homme/femme clé(e), l’Université observe une charge de travail additionnelle sur les intendants qui ont déjà une charge de travail importante de par leur rôle dans leur Direction et sur les outils ; cela renforce le besoin de poser l’organisation en amont.

Convaincre les équipes, encore un défi majeur à relever

Qu’a prévu la DSI pour mesurer/valoriser/promouvoir en interne les bénéfices de Sinaps - mesure du ROI ?

« L’enjeu est de démontrer que l’augmentation de la charge de travail pour produire une donnée de meilleure qualité est compensée par l’automatisation de certaines tâches chronophages, qui ne sont donc plus à faire. Au final, le SI monte en qualité au bénéfice de l’établissement » nous dit Toulon.
Bien qu’il soit encore trop tôt dans les deux cas pour parler de retour sur investissement, il est encore crucial de convaincre les équipes métiers que la charge de travail induite est absorbable à périmètre constant. Plusieurs solutions sont proposées, comme par exemple établir un état des lieux métier par métier pour valoriser les bénéfices de Sinaps. Sur ce point, une aide de l’Amue est attendue par l’université de Saint-Etienne.

Les deux établissements s’accordent sur le fait que l’interface de Sinaps avec Sifac, et plus largement avec la sphère financière, si les impacts métiers et organisationnels sont bien anticipés, permettraient potentiellement de prouver la valeur ajoutée de l’outil de manière plus concrète. [Ndlr : l’Amue est dotée d’une cellule de convergence et de coordination des différents projets avec Sinaps (1 ETP actuellement).]

Siham et Sinaps, mener deux migrations côte à côte

En conclusion, en quoi Sinaps pourrait être un facilitateur pour votre déploiement simultané de Siham ?
A l’université de Saint-Etienne, la mise en production de Siham est prévue au 1er trimestre 2019. Dans le cas du déploiement simultané, l’équipe projet s’accorde à dire que Sinaps a facilité le déploiement de Siham. Elle déplore cependant un manque de visibilité sur les paramétrages de Sinaps et leur impact dans Siham.

L’université de Toulon vient de démarrer le projet de déploiement de Siham pour une mise en production prévue au 1er trimestre 2020 et  a un regard assez positif sur la prochaine migration de la solution RH. Les structures sont en ordre et extrêmement « carrées » grâce à un travail de fond mené pour le passage à Sinaps. Cela devrait être un avantage majeur et facilitateur pour la reprise des données d’Harpège.
Pour cet établissement, la migration d’Harpège vers le nouveau SI RH Siham devrait mettre en évidence, sans ambigüité, l’intérêt de Sinaps.

Par ailleurs, le fait de déployer Sinaps dans un seul des établissements du regroupement (Comue) migrant vers Siham  pose la réflexion de la coordination/ordonnancement des établissements sur ce sujet ; d’autant plus compte tenu des tendances de rapprochement d’établissements / IDEX dans le milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche.


Nous remercions :
Xavier MAILHOS, directeur du SI et des usages du numérique et chef de projet Sinaps
François-Xavier RAMADOUR, DSI adjoint de l’université de Toulon

et

Gilles CARRILHO, responsable du pôle urbanisation et projets du SI de la DSI et chef de projet Sinaps,
Xavier ROYON, contrôleur de gestion et auditeur interne à la direction du Pilotage, Audit Interne et Qualité, pilote des données.
Marina ZELWER, pôle urbanisation de l’université Jean Monnet Saint-Etienne

d’avoir pris le temps de nous répondre et d’avoir évoqué en toute sincérité les premiers instants de ce déploiement de Sinaps.

Focus sur la documentation Amue

La réussite du déploiement d’un outil de MDM repose sur une conduite du changement opérée par l’établissement en amont de la mise en production. Dans son kit de déploiement, l’Amue fournit des éléments de sensibilisation et de méthodologie, destinés à aider l’équipe projet de l’établissement à initier une réflexion sur les processus actuels, afin de les adapter pour une gouvernance de la qualité des données.
Dans le cadre de la vague pilote, l’Amue a effectué une prestation de deux jours en établissement pour aider à cartographier les processus transverses impactés et définir la trajectoire de déploiement.
En vague industrielle de déploiement, l’Amue aide chaque établissement à rédiger sa lettre de mission qui définit la trajectoire de déploiement en insistant sur la nécessaire conduite du changement qui doit s’opérer dès le lancement du projet sur les processus identifiés.
Dans le cadre des prestations couvertes par  la redevance de déploiement de Sinaps (25 000€ pour un déploiement en vague), l’accompagnement de l’Amue est limité à une sensibilisation aux impacts organisationnels et à la fourniture de documents méthodologiques visant à la mise en place d’une gouvernance de la qualité des données.
Les établissements qui auraient besoin d’un accompagnement en management des processus peuvent se rapprocher de la mire@amue.fr, et de la direction de projet Sinaps, pour une proposition personnalisée en mode service.
Enfin, l’Amue a porté un effort particulier à la qualité de la documentation de Sinaps en utilisant les potentialités de son outil Sharepoint pour faciliter la recherche des informations utiles concernant un sujet ciblé. La documentation est modulaire, classée par nature de sujet, et accessible par le moteur de recherche.

Focus sur l’état des lieux métier

L’Amue insiste, en avant-vente de Sinaps et lors du séminaire de lancement, sur le fait que Sinaps ne représente que la composante "outil" de la discipline de master data management.
En effet, les établissements doivent mettre en œuvre cette discipline de pilotage qui induit de nouveaux rôles organisationnels (directeur des données, intendant des données). C’est une opportunité pour revisiter la cartographie des processus transverses et programmer, dans une trajectoire de transformation progressive, la définition des processus et des rôles/responsabilités des acteurs, et la structuration des flux d’informations informels qui induisent une perte d’efficacité opérationnelle.
Par exemple, les services producteurs de l’information métier doivent être accompagnés pour prendre conscience que l’effort de rigueur dans la saisie qualitative des données avec leurs outils de gestion habituels produit des gains d’efficacité pour leurs collègues des services qui utilisent ensuite ces données pour produire leurs propres informations métiers.
La discipline de MDM impose un changement de paradigme qui consiste à agir localement dans le cadre d’une vision globale de l’efficacité opérationnelle. L’objet de la gouvernance des données et des processus transverses est de décloisonner le fonctionnement des services dans l’objectif de servir les finalités communes à l’ensemble de l’organisation et d’apporter des gains opérationnels sur l’ensemble de la chaîne de valeur.