Sinaps > Comment améliorer les processus métiers et la gouvernance des données ?

100 personnes étaient réunies le 30 juin et le 1er juillet pour deux journées dédiées à la découverte du projet SINAPS de l’Amue, dédié à l’amélioration des processus métier et à la gouvernance des données. Le projet entame sa phase pilote à la rentrée 2014 selon une approche de construction agile. La première version du produit inclura les référentiels de structures et de personnes ainsi que le processus de gestion des droits de scolarité.L’Agence AEF revient en détail sur l’événement dans sa dépêche du 2 juillet 2014.

AEF - Dépêche n°483465 du 2 juillet 2014 - Par Cyril Duchamp

Amue : lancement du chantier de référentiel unique Sinaps pour faciliter les échanges entre systèmes d'information

L'Amue lance un nouveau chantier avec Sinaps, projet de référentiel unique devant faciliter les échanges de données entre applications logicielles des systèmes d'information des établissements, annonce l'agence le 30 juin 2014. Ce chantier, qui s'inscrit dans la suite du projet Prisme, concerne "les processus métiers et l'organisation de la gouvernance des établissements", indique Stéphane Athanase, directeur de l'Amue. Une phase de co-construction de la solution est prévue à partir de la rentrée avec des établissements pilotes, pour parvenir à l'élaboration d'une première version en 2015.

"Le projet Sinaps est une priorité de l'agence, car les questions d'interopérabilité et de gouvernance des données sont structurantes, et nous souhaitons le voir aboutir sur l'exercice 2015", indique le 30 juin 2014 Stéphane Athanase, directeur de l'Amue. Lors de la présentation de ce "projet technique", il a souligné que Sinaps "permet aussi de répondre aux enjeux des regroupements" en apportant une réponse à "la question de l'interopérabilité, des cadres de cohérence, pour faire parler entre eux des SI composites".

Une première réunion du comité de pilotage du projet s'est tenue, en vue d'un lancement à la rentrée. "Nous souhaitons que les établissements pilotes soient de l'ordre de huit pour co-construire dans des délais rapides", signale Stéphane Athanase. "Il faut que les établissements s'investissent et investissent pour participer activement à la construction de la solution logicielle, et donc que les conventions avec les pilotes soient signées le plus rapidement possible".

GARANTIR LA FIABILITÉ DES DONNÉES

Sinaps tire son origine du projet Prisme de référentiel sur les personnes ressources (lire sur AEF), "mais le périmètre a été étendu aux étudiants, structures, nomenclatures puis aux processus comme la gestion des droits", précise Olivier Soudée, chef de projet Sinaps à l'Amue. "Cela ne remplace pas les applications ou services, mais orchestre les processus et facilite les échanges. […] Ce n'est pas un système décisionnel, on ne remplacera pas les systèmes de reporting", ajoute-t-il. Le référentiel de données est "un endroit unique qui assure le niveau de qualité nécessaire des données et leur sécurité, il garantit leur fiabilité".

Le projet Sinaps part du constat que certaines informations sont "absentes ou difficiles à trouver" dans les SI des établissements, par exemple les données concernant "l'affectation d'une personne à une structure". Plusieurs raisons existent à cela : "Tout le monde ne peut pas accéder à toutes les informations, parfois elles ne sont pas fiables, pas à jour, et cela créé des dysfonctionnements au sein des processus de pilotage et pour les opérationnels."

"L'interconnexion des échanges au niveau des SI crée des difficultés et les métiers doivent suppléer ce qui n'est pas fait", en revenant par exemple à des saisies manuscrites, poursuit Olivier Soudée. Sans un référentiel unique comme Sinaps, l'inscription d'un étudiant dans un groupe de cours demande par exemple de connaître la disponibilité de la salle et si le groupe est complet. La saisie des informations suppose un dialogue entre le gestionnaire de l'emploi du temps et le gestionnaire scolarité, "ce qui nécessite du temps et peut générer des incompréhensions", donc des erreurs. Avec Sinaps, l'échange de données est informatisé.

Une première version pour 2015
La première version de Sinaps sera un référentiel :
    + des "personnes", décrivant "tous les rôles au sein des établissements : étudiants, personnels, intervenants externes, etc.",
    + des "structures" (organisationnelles, financières, de recherche),
    + des "nomenclatures",
    + des "processus de gestion des droits de scolarité".

Le socle technique retenu, après consultation des associations A-DSI et CSIESR, reposera sur les outils Orchestranetworks EBX et Information builders Iway service manager.

FACILITER LE DÉPLOIEMENT DES COMUE

Trois "grands objectifs" sont fixés pour le projet Sinaps, signale Olivier Soudée : "fluidifier les processus métier" ; "introduire la gouvernance des données" ; "assurer une meilleure interopérabilité et l'urbanisation du SI pour opérer les migrations informatiques le plus facilement possible". Ce référentiel de données doit permettre de "gérer les échanges entre les applications Sifac, Apogée, Harpège, etc.", mais aussi avec des applications comme Cocktail "ce qui permet d'intégrer tous les SI" des établissements d'une Comue.

"Nous avons des structures informatiques et des façons de gérer les données différentes entre établissements, ainsi que des niveaux de qualité qui dépendent de la façon dont est géré l'établissement", constate Olivier Soudée. Dans la perspective des Comue, cela pose problème. Le principe de référentiel unique de Sinaps consiste en "un système d'échange avec un socle commun", il n'est donc "plus besoin d'interconnecter toutes les applications logicielles pour faire échanger les SI". Selon Olivier Soudée, "cela facilite la gouvernance des données" car leur gestion n'est pas déléguée, ce qui peut aussi permettre "d'aller plus vite dans le déploiement des Comue".