Sinaps + Clap de début pour les pilotes

Le 23 septembre dernier, l’Amue organisait un premier séminaire d’immersion réunissant l’ensemble des personnes participantes au projet Sinaps. Une ambition commune a fédéré cet évènement : créer de la synergie et poser les fondamentaux pour un lancement de projet optimal en phase pilote.Ambition, organisation et vision métier, Act’U vous propose une rencontre avec IRSTEA, premier organisme de recherche participant au projet.

IRSTEA – Institut national de recherche en sciences et technologies pour l’environnement et l’agriculture

Rencontre avec Fabrice Moutte, DSI adjoint, en charge de l’urbanisation SI, RSSI et chef de projet Sinaps et Christophe Monrocq, responsable du pôle gestion et BI, chef de projet adjoint

En tant qu’établissement pilote, quelles sont les ambitions d’IRSTEA par rapport à ce projet ?

Fabrice Moutte : Nous avons entendu le besoin de l’Amue qui est d’être accompagnée, sur ce dossier,  par un partenaire « recherche ». Nous nous impliquons dans ce projet avec toutes les spécificités qui font la richesse d’un organisme de recherche. Notre vision d’institut de recherche est en effet ce qui intéresse en priorité les différents établissements pilotes, eux-mêmes partenaires du projet. L’objectif est de construire des référentiels communs à l’enseignement supérieur mais aussi à la recherche.

Pour IRSTEA, Sinaps sera un produit extrêmement structurant du SI. Il  va nous permettre de rendre cohérent un grand nombre de nos processus, applications et sources de données. Pour vous donner un exemple, nous utilisons SAP pour la gestion des ressources humaines et de la finance. A côté de cela, nous avons des applications autres qui gèrent les cursus de recrutement. Ce sont des applications qui ne sont pas interconnectées. Sinaps va nous permettre de les mettre en cohérence et de les faire dialoguer.

Quelle organisation préalable au bon déploiement de Sinaps avez-vous décidé de mettre en place ? Quels sont selon vous les prérequis indispensables ?

Christophe Monrocq : A IRSTEA nous avons constitué une équipe projet et identifié des intervenants par thématique, tant du côté DSI que du côté métier. Nous avons bien conscience que la disponibilité de ces personnes va être un facteur de réussite déterminant, les ateliers de cadrage et pré-cadrage se déroulant sur le dernier trimestre 2014 et le premier semestre 2015, une période particulièrement chargée chez nous. La disponibilité des équipes côté métier finances risque d’être compliquée, sachant que  le déploiement du projet GBCP doit avoir lieu sur 2014 et 2015.

FM : Notre établissement n’utilise aujourd’hui aucune des applications déployées par l’Amue en dehors du futur outil Sinaps. Notre applicatif SAP est en place depuis le début des années 2000. Nous n’avons pas d’étudiants,  par conséquent les applications du type Apogée ne nous sont pas utiles. En termes de ressources humaines, nous avons également la particularité d’avoir dans nos structures des gens qui ne dépendent pas uniquement du MENESR. Nous avons donc des cursus de gestion qui peuvent parfois être hors des processus que peut connaître un établissement du Supérieur. Cela étant, nous avons en commun avec d’autres établissements relevant du MENESR une partie de la gestion liée à l’encadrement de doctorants, de projets de recherche et d’unités mixtes. Nous aurons donc aussi à construire, en plus du travail de conception de cet outil, nos propres éléments d’interaction dans le SI d’IRSTEA.

Un des grands objectifs fixés pour le projet Sinaps est de "fluidifier les processus métier", qu’est-ce que cela changera concrètement en interne pour vous ?

CM : Lorsque l’on parle de fluidification des processus, il y a deux niveaux à prendre en compte : l’aspect organisationnel et l’aspect technique. En terme fonctionnel « Métier », Sinaps va permettre de développer le travail que nous avons déjà commencé en interne sur l’analyse des processus. Grâce à cet outil, nous serons en mesure de continuer dans cette voie et aller vers une normalisation de nos activités.

Côté technique, nous avons déjà pu identifier les avantages. Les utilisateurs métiers sont bien conscients des problèmes qu’ils rencontrent au jour le jour en termes de qualité des données. Mais pour autant seront-ils prêts à supporter les contraintes nécessaires pour améliorer la qualité des données et revoir leur organisation de travail ? Quand on parle de data-management, de gouvernance des données, cela implique d’être responsable de ces données. Le mot responsable est fort. Il faudra communiquer, former et assurer la conduite du changement auprès des utilisateurs et des métiers.

FM : A IRSTEA, nous sommes dans une démarche de certification ISO 9001, qui consiste à décrire un référentiel de processus et à s’assurer qu’il soit bien appliqué. L’obtention de cette certification suppose que les processus externes et internes décrits se déroulent bien selon le schéma qu’on a décrit, qu’il n’y a pas d’écart avec ce qu’on est supposé faire. C’est une démarche qui prend du temps, car elle nécessite que les équipes réfléchissent et réorganisent leur façon de travailler. Dans ce cadre-là, Sinaps va permettre aussi de simplifier les choses.