Siham vague 3 + Ils déploient en 2016, paroles d’établissements

Le lundi 18 janvier dernier, l’Amue organisait le séminaire de lancement de la vague 3 Siham. Cette vague a pour objectif un démarrage du déploiement en janvier 2016 pour une mise en production de la solution au 1er trimestre 2017. Act’U vous propose une interview croisée avec la directrice des ressources humaines de l’université Paris 13 et le chef de projet Siham de l’université François-Rabelais (Tours) qui nous expliquent leurs raisons du choix Siham et font le point sur l’accompagnement sur mesure proposé par l’Amue présenté lors de cette journée.

Hélène Deplagne + directrice générale des services adjointe – directrice des ressources humaines à l’université Paris 13
Damien Ribouleau + chef de projet Siham à l’université François Rabelais (Tours)

1/ Vous faites partie des trois* établissements qui se lancent dans la mise en place d’un nouveau SIRH avec l’Amue en 2016. Pourquoi avoir fait le choix Siham ?

Hélène Deplagne : Le choix de la solution SIRH Siham a été décidé par l'université Paris 13 afin de permettre à notre établissement de se doter d'un SIRH moderne et adapté à une politique des ressources humaines qui répond aux nouvelles compétences dévolues à l'établissement et aux transformations de la fonction RH. Ce nouveau progiciel très ambitieux dans le domaine RH  nous semble la solution la plus adaptée pour remplacer Harpège entrée dans un processus d'obsolescence programmée.
Dans un premier temps, nous avons fait le choix de déployer Siham ‘gestion administrative’ avant de nous positionner ultérieurement sur le module de ‘gestion de la paye’. A terme, nous souhaitons disposer d’un seul outil de gestion couvrant l’ensemble des processus RH : gestion de carrière et de la paye des personnels, pilotage de la masse salariale, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences...

Damien Ribouleau : Il y a plusieurs raisons à ce choix. Tout d’abord, le besoin de continuité entre la gestion administrative et la gestion de la paie est devenu nécessaire dans le quotidien opérationnel de notre établissement. L’articulation de ces deux activités au sein d’un processus global standardisé permis par l’offre de l’Amue, a contribué au choix de Siham.
Ensuite, les aspects techniques et fonctionnels (capacité d’interfaçage, couverture applicative, intégration, maintenance), la capacité du partenaire à accompagner l’établissement, et l’estimation globale des coûts (dont le temps J/H interne), ont participé à la détermination du choix dans le processus de sélection face aux différentes solutions concurrentes.
Enfin, la réponse globale aux enjeux de l’Université apportée par les différentes briques applicatives assurant la continuité de service au sein des fonctions centrales (Sifac, Siham PMS, Sinaps…) et l’expérience de leur intégration par l’Amue nous a conforté dans notre choix.

2/ Parlons planning, pourquoi choisir la vague 2016 / 2017 ?

Hélène Deplagne : Après être entré dans le processus de pré-déploiement en 2014, le choix d'intégrer la vague 2016/2017 a été retenu grâce à la mise en place d’une organisation projet permettant de garantir la réussite de ce déploiement. Les contraintes budgétaires rencontrées par l’université ont été une des raisons du report initial de ce déploiement. Par ailleurs, la mise en place de cet outil et le déploiement ultérieur du module paye accompagnera une réorganisation de la DRH qui a pour objectif de passer à une gestion intégrée.

Damien Ribouleau : Pour l’équipe de gouvernance, il s’agissait en premier lieu de déterminer un coût global du projet pour l’établissement et de sensibiliser l’équipe présidentielle sur la nécessité quant à la priorisation de ce projet et au besoin de mettre en place un dispositif répondant à sa taille et ses enjeux comme le recrutement d’une équipe suffisamment qualifiée et dimensionnée. Après cela, les acquisitions matérielles ont été anticipées avec les projets en cours et à venir dans une optique de mutualisation.
Les bénéfices de l’expérience des établissements des vagues précédentes, le travail d’adaptation et les travaux favorisant une intégration réussie notamment sur le volet pré-liquidation de la paie, ont favorisé l’inscription du projet au programme de la présidence actuelle.

3/ Suite à cette journée, que pensez-vous de la démarche de déploiement mise en place par l’Amue ?

Hélène Deplagne : Le séminaire de lancement a permis à notre établissement d'appréhender les attentes et les contraintes spécifiques à la phase de pré-déploiement. Il a également été l’occasion de rencontrer les équipes projet des deux autres établissements de la même vague. Enfin, si ce séminaire a apporté des réponses à de nombreuses interrogations posées en interne, il a également permis de soulever des points d’attention qui devront faire l’objet d’un suivi particulier tout au long du processus de déploiement.

Damien Ribouleau : La réunion de lancement de la vague 3 nous a permis de bien comprendre la démarche d’accompagnement mise en place par l’Amue sur l’ensemble des chantiers et sous chantiers composants le projet Siham. Elle nous a également permis de connaître l’appréciation des consultants sur l’organisation et les particularités des trois établissements concernés par l’échéance 2017. La souplesse qu’accordent les équipes d’accompagnement Amue dans la gestion de calendriers collectifs et individuels est un réel avantage pour permettre à chaque établissement d’être au rendez-vous en 2017 tout en bénéficiant d’un accompagnement sur-mesure.

* Université François-Rabelais (Tours), Université Paris 13, Université Toulouse 1 Capitole

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