Siham > Questions-réponses : tout savoir sur l’état de la solution

La construction du Système d’Information RH de l’Amue a connu des périodes difficiles en 2012 et en 2013. Si cet état de fait n’est pas exceptionnel dans une phase de construction de systèmes d’information de cette ampleur et de cette complexité, il a particulièrement pénalisé les 3 sites pilotes qui ont pu, à certains moments, douter de la qualité de la solution. Pour ce qui concerne Siham, la complexité du besoin parfois incomplètement prise en compte dans la conception des évolutions nécessaires du produit standard s’ajoutant à la complexité intrinsèque du progiciel qui porte les règles de gestion du SI Paye de l’ONP non encore stabilisées, sont les principales raisons de ces difficultés. Elles sont aujourd’hui largement résolues grâce aux efforts de chacun. En avril 2013, un dialogue a pu être renoué entre les sites pilotes et les équipes Amue et a permis de décider d’un plan d’action pour stabiliser le module Gestion Administrative. Cette rentrée universitaire nous donne donc l’occasion de faire le point.

Stabiliser la Gestion Administrative > pourquoi ce retard ?

La première version de Siham a été livrée aux sites pilotes en novembre 2011, date de la fin de la phase de vérification d’aptitude (VA). L’utilisation et la phase de vérification du service régulier (VSR) se sont déroulées jusqu’en juillet 2012, et ont fait apparaître que n’avait pas été pris en compte l’ensemble des adaptations nécessaires au bon fonctionnement du produit. Ces modifications considérées comme des demandes d’évolution par l’éditeur, non prévues initialement, ont engendré à la fois des retards de livraison et des surcoûts, tant en euros qu’en charge pour les équipes de l’Amue et les établissements pilotes.  
Enfin, l’évolution du noyau ONP et notre obligation de maintenir Siham en conformité avec celui-ci a eu un impact considérable sur le calendrier de développement.

Pourquoi tant d’écarts entre les besoins et la solution ?

Deux éléments fondamentaux expliquent cet écart : d’une part, le contexte d’évolution de gestion auquel ont été soumis les établissements ces dernières années a fortement impacté les organisations et les pratiques. Les besoins exprimés lors des ateliers de conception de la solution Siham ont donc évolué jusqu’à la conception effective.
Le deuxième point est imputable à la conception elle-même et à son défaut de qualité probablement sous-estimé par l’Amue et par les établissements lors des différentes phases de validation.

Stabiliser la GA, comment ?

Le plan d’actions mis en place pour stabiliser la fonction Gestion administrative repose sur plusieurs axes :

> Une réorganisation de l’équipe projet Siham et des ressources allouées au projet : toutes les forces sont concentrées sur la stabilisation de la GA. Le lot de la Gestion Prévisionnelle des Effectifs, des Emplois et des Compétences pour la partie formation est décalé en 2014.

> Un renforcement du processus de qualité : Mise à jour du Processus d’Assurance Qualité impactant notamment la clarification des processus de livraison des corrections successives (patches) et pilotage renforcé des prestataires.

> Une animation de la communauté Siham : les chefs de projet se réunissent tous les mois et le comité de pilotage (pilotes, prestataire, Amue-CPU) tous les trimestres pour arbitrer collégialement les décisions stratégiques pour le projet.

> La priorisation et la planification des demandes de maintenances (DM) pour stabiliser le périmètre de la Gestion Administrative. Les actions correctives d’une part, qui, comme leur nom l’indique, visent à corriger une fonctionnalité défaillante, sont aujourd’hui exécutées et les nouvelles demandes atteignent un niveau stable et considéré comme normal. D’autre part, les demandes de maintenance évolutive dont le but est de faire évoluer la solution Siham au regard d’un écart constaté entre la version actuelle de Siham et les besoins et pratiques des utilisateurs ont fait l’objet d’un classement priorisé conjointement par l’Amue et les sites pilotes. La livraison de ces évolutions, assurée en trois patches successifs, sera exécutée d’ici décembre 2013. A partir de ce moment précis, la Gestion Administrative sera stabilisée. D’autres évolutions seront livrées au courant du 1er semestre 2014 permettant de compléter qualitativement le produit.

Le schéma ci-dessous fait apparaître l’évolution du nombre de demandes de maintenance émis par les sites pilotes.
 

Et après ?

Le dernier Comité de Pilotage, qui s’est réuni le 6 septembre dernier, a permis de dégager les priorités des développements à mettre en œuvre en 2014, et donne donc lieu à la présentation d’un nouveau plan produit se déclinant ainsi :  
 

Focus

La paie à façon : Le travail mené conjointement avec le MENESR sur le raccordement à l’ONP laisse penser que ce raccordement ne sera pas opérationnel en 2018 comme prévu initialement. Ce qui nous conduit à reprendre le travail engagé sur la préliquidation afin de donner aux établissements les meilleures conditions d’exécution de la Paie à Façon. Les tests de Paie à blanc seront exécutés fin 2014 et la démarche de certification avec la DGFIP sera menée au printemps 2015.

La Gestion du Temps et des Activités : Les études préalables à la construction de ce module ont conduit à distinguer 3 réponses : 

> GTA BIATSS : la solution standard HRAccess peut être spécifiée dans SIHAM

> GTA EC fonction enseignante : la problématique est très spécifique à l’ESR. La décision est prise de construire un module spécifique externe à HRaccess, qui permettra de gérer les obligations de service des enseignants ainsi que la question des charges d’enseignement et la gestion des heures complémentaires. Dans une obligation d’inter-opérabilité et dans une logique d’urbanisation, ce produit sera intégré avec SIHAM, mais aussi HARPEGE, APOGEE et SIFAC. Il sera réalisé en 2014.

> GTA EC fonction recherche : un travail effectué avec un groupe organisé par la CORIE a conduit à l’élaboration d’un cahier des charges. Confiée à un prestataire externe, la livraison en est prévue au 1er trimestre 2014.

Le pilotage de la masse salariale
Enfin, nous souhaitons apporter une réponse au besoin urgent des établissements de Pilotage de la Masse Salariale. Cet outil est en cours de développement ; il a pour objectif de permettre des prévisions d’évolution de la masse salariale sur une période d’au moins 5 ans (durée des contrats quinquennaux) ainsi que les simulations budgétaires correspondantes. Ce produit est construit à partir d’un module, Scenario RH (société Allshare), compatible avec HRAccess et dont les droits d’usages ont été acquis dès 2009 au travers du même marché, pour le projet SIHAM. Il sera livré en 2014 et n’engendrera aucun cout de licence supplémentaire pour les établissements ayant choisi la solution SIHAM.

Enfin sur le plan de l’exploitation technique de la solution, une proposition de mutualisation des infrastructures en mode « service » à distance (mode IAAS) est en cours de construction pour optimiser les conditions d’installation et d’exploitation du logiciel sur un site centralisé. Cette solution sera un facteur d’optimisation des coûts de fonctionnement internes pour les établissements.
Le projet garde donc ses ambitions pour les prochaines années et l’Amue reste confiante, tout en restant extrêmement vigilante. L’implication de ses adhérents et leur volonté de devenir sites pilotes sur certaines nouvelles fonctionnalités joueront également un grand rôle dans l’atteinte de ces objectifs.


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