Siham > La Préliquidation certifiée par la DGFIP

Le Fil vous propose une rencontre avec Emmanuel Meterreau, Directeur des Ressources Humaines à l’université Toulouse III Paul Sabatier, qui revient sur son parcours de pilote dans la certification de la préliquidation et les avantages que son établissement en retire aujourd’hui. Il donne également de précieux conseils, organisationnels et techniques, pour les futurs utilisateurs de la solution Amue.

En réalisant cette certification, quels sont les avantages que vous avez constaté entre votre ancien outil et Siham ?

La certification est une étape fondamentale du module préliquidation de Siham et le fruit d’un investissement conséquent de plus de deux ans de l’ensemble des équipes projets. Notre établissement utilisait déjà un module intégré de paie avec Harpège. Les attentes et les exigences de notre établissement étaient donc fortes. Nos gestionnaires soulignent la convivialité de navigation,  la simplification des procédures de prise en charge, et l’autonomie que leur procure le nouveau SI-RH Siham sur l’ensemble du processus de gestion intégrée. Ce module aura assurément une forte valeur ajoutée pour les établissements qui n’utilisent pas encore un outil de préliquidation intégrée de la paie.

A ce jour, il reste bien évidemment des évolutions et/ou corrections à apporter pour consolider les automatismes. La mise en œuvre en cours de ces points garantira à Siham une qualité et un contrôle du flux Gestion Administrative – Préliquidation très appréciables et supérieurs aux possibilités de notre ancien SIRH.

Que retenez-vous de l’accompagnement de l’Amue ?

Le chantier préliquidation a démarré avec de grosses difficultés techniques qui ont nécessité des premières refontes très structurantes. Suite à la livraison d’une solution bien plus adaptée, l’Amue s’est fortement investie par le biais d’actions « coup de poing » sur site en présence de nombreux interlocuteurs spécialisés notamment pour éprouver, tester et dégager les axes d’amélioration du flux préliquidation. Sur toute la période de certification, nous avons organisé avec l’Amue une très forte mobilisation des équipes. Nous avons pu notamment bénéficier d’une grande réactivité des spécialistes de la préliquidation et du domaine de la gestion administrative RH.

Quels sont les conseils que vous pourriez donner aux futurs établissements qui vont déployer la solution ?

Evidemment chaque établissement a ses propres spécificités d’organisation. Pour les établissements qui n’utilisent pas déjà un module intégré de préliquidation, il est opportun de repenser l’organisation des actes de gestion administrative et de la paie. L’arrivée du module devrait leur permettre notamment de simplifier les procédures, de sécuriser les actes de gestion et de faciliter la maitrise de l’ensemble des actes RH par les gestionnaires.
Sur le plan technique, la fiabilisation et la qualité de la reprise des données sont essentielles pour la réussite du déploiement. C’est pourquoi un investissement conséquent a aussi été réalisé pour faire évoluer les automatismes de reprise.

La certification + Un processus en trois phases

La mise en production du module de préliquidation de paye dans Siham impose une triple certification par la DGFIP de la bande GEST générée par Siham avec :

• Une première phase qui consiste à valider le format technique des bandes GEST et Acomptes
• Une deuxième phase pour la validation d’un jeu d’essai national (300 mouvements)
• Une troisième phase qui impose de réaliser une paye en double sur 2 mois consécutifs

L’année 2017 a été consacrée à la troisième phase. L’université Toulouse III Paul Sabatier a mis en production la gestion administrative en février 2017 et s’est ensuite consacrée aux travaux de la 3ième phase de certification. Une paye  sur les mois de mars et avril a été réalisée sur les deux outils en simultanée,  Harpège / IPE d’une part et Siham d’autre part.

Le 1er mois de paye a révélé un taux d’anomalie de 2,66%, précédant un taux de 1,97% pour le deuxième mois. Le seuil pour l’obtention de la certification par la DGFIP étant fixé à 3%, le module de préliquidation a ainsi été certifié intégralement. Il permet à l’université de Toulouse 3 de réaliser la paye du mois de mai uniquement sur la solution Siham qui devient ainsi son outil de référence.

Prochaine étape + Déployer la préliquidation

Cette certification exonère les établissements de la communauté Siham de réaliser cette étape de validation par la DGFIP. Toutefois, l’Agence met en place un processus particulier de déploiement pour ce module afin de sécuriser au maximum son utilisation. Ce processus consistera à :

• Une mise en qualité des données financières de l’établissement
• La reprise de ces données financières dans Siham (initialisation du module)
• Une formation au module préliquidation
• L’analyse des résultats de la bande GEST Siham en comparaison de celle issue de l’outil de paye de l’établissement

Faites le choix Siham + Rejoignez la prochaine vague de déploiement

La prochaine vague de déploiement débutera avec un séminaire de lancement en décembre 2017 pour une mise en production au premier trimestre 2018.
Vous vous êtes décidés ? Alors suivez le processus de candidature :

1. Tout établissement doit se positionner officiellement d'ici le 31 mai 2017 + mire(at)amue.fr   
Un simple mail du DGS ou de DSI doit être adressé à la Mire.
Un courrier de la Présidence/Direction de l’établissement doit être adressé à la direction de l’Amue.  

2.    Ce positionnement déclenchera un envoi de la convention de déploiement Siham par l'Amue

3.    La convention devra être signée au plus tard le 29 septembre 2017

C’est trop tôt ? Vous pouvez encore vous positionner sur les deux dernières vagues

Pour tout échange, un seul contact + mire(at)amue.fr