Siham + Focus sur les incontournables de 2020

Bilan et point d’étape pour l’année à venir sur le projet Siham. Le fil vous propose un entretien avec Thierry Duport Naem, chef de projet Siham à l’Amue, pour un retour sur les moments forts de 2019 et un tour d’horizon du plan d’action établi pour l’année à venir.

La fin d’année approche, quels regards portez-vous sur 2019 ? Quels ont été selon vous les moments les plus déterminants coté établissements ?

Le moins que l’on puisse dire, c’est que cette année 2019 a été très intense sur tous les fronts concernant Siham : son déploiement, l’accompagnement à l’exploitation induit ainsi que la maintenance applicative.

En effet, la date de fin de maintenance d’Harpège approchant à grands pas, nous déployons en ce moment plus de 10 établissements par an jusqu’à début 2021. Cette année, entre ceux ayant mis en production en début d’année, ceux impliqués sur ces travaux pour une mise en production début 2020 et ceux ayant initié cette démarche de déploiement, c’est plus de 30 établissements qui ont été accompagnés sur cet axe par nos équipes. A cela se rajoute des travaux préparatoires au  passage à la paie depuis Siham pour 10 établissements ayant déjà mis en œuvre les module de gestion administrative, pour une mise en production de ce module début 2020.
Toutes ces actions combinées ont eu pour effet une augmentation considérable des attentes de notre communauté concernant l’accompagnement à l’exploitation. Depuis 2018, le taux de demandes d’assistance a augmenté de près de 50%. Un taux néanmoins contenu grâce aux nombreuses actions d’accompagnement préventives menées en direction de nos adhérents, avec en point d’orgue notre premier club utilisateur, qui s’est tenu les 4 et 5 juillet à l’université de Montpellier et qui a rassemblé plus de 120 correspondants issus des centres de compétences Siham en établissement.

Pour finir, l’activité d’un point de vue applicatif s’est encore amplifiée, avec plus de 450 DM livrées, dont 310 corrections du logiciel, et 146 relatives à des demandes d’évolution de son fonctionnement, pour tenter de toujours mieux répondre à cette communauté d’utilisateurs qui s’élargit. Aujourd’hui c’est plus de 100.000 agents qui sont gérés dans Siham en gestion administrative, et en paie pour une partie d’entre eux. 

Et en interne, du point de vue de l’équipe projet ? Comment s’est déroulé 2019 ?

Même si l’année 2019 a été intense en termes d’activités pour l’équipe, les missions ont été extrêmement motivantes et challengentes.  Du fait de la nature des actions à couvrir, nos consultants sont de de plus en plus en contact direct avec la communauté des utilisateurs Siham. Pour permettre une augmentation optimale de cette augmentation d’activité, notre équipe s’est également renforcée sur cette période. Grâce à cette communauté, les nouveaux arrivants sont vite montés en compétences, notamment au contact de nos adhérents pour apprendre de leurs activités et de leurs pratiques.

L’Amue vient de publier son plan d’action 2020. On peut y lire que les actions Siham seront majeures en 2020, avec notamment la préparation d’évolutions techniques et fonctionnelles importantes attendues par les établissements. Pouvez-vous nous en dire plus ?

Début 2020, nous poursuivrons la diffusion des différents modules de GPEEC, concernant cette fois la formation, après l’entretien professionnel déjà diffusé sur 2019. Un des gros chantiers de l’année prochaine, sera également une refonte ergonomique d’envergure des espaces agent et gestionnaire. Les premiers résultats visibles de ces travaux seront diffusés dès le début d’année prochaine. Cette refonte va permettre de pousser le SIRH jusque dans les mains des agents et responsables des établissements équipés. Siham doit s’adapter à l’ensemble des personnels gérés dans les SIRH. Cette nouvelle ergonomie offrira des écrans plus structurés permettant une navigation intuitive et donc un gain de temps par sa simplicité d’utilisation et une prise en main facilitée pour les nouveaux établissements déployés. A terme, l’outil s’adaptera également à un usage en mobilité puisqu’il devrait être accessible depuis un mobile ou une tablette.

Une étape majeure a également été franchie cette fin d’année concernant la production du CIR, avec la certification par le SREN du format FIP PETREL issu de Siham, pour une entrée en vigueur des remontées sous cette forme dès le premier trimestre 2020.

Enfin, comme en 2019, en 2020, nos équipes fonctionnelles, techniques et métier vont continuer à s’engager afin d’aider nos adhérents établissements à professionnaliser leurs services RH, à analyser les impacts du projet sur les métiers et à ajuster les processus au travers d’un ensemble de formations et d’ateliers thématiques. Nous poursuivrons en 2020 un suivi continu des attentes de notre communauté avec la rencontre trimestrielle intégrant l’ensemble des chefs de projet Siham (mise en place en septembre 2018) et le comité de pilotage qui a lieu tous les trois mois. Nous continuerons également à proposer des rencontres collectives autour de l’outil et des échanges sur les pratiques métiers développés au sein des établissements. Il y aura, par exemple, un premier Lab’U organisé sur la thématique de la GPEEC au mois de février prochain. Nous sommes également en train de construire le programme du prochain Club’U Siham, qui devrait avoir lieu en fin d’année universitaire.

Siham propose des web-services permettant la consultation, la création, la modification et la suppression de données des agents dans l’application. Plusieurs problématiques concernant les limites de ces web-services ont été relevées par les établissements en 2019. Quelles sont les actions et évolutions prévues sur ce chantier désormais indispensable pour les établissements ?

Effectivement, les web-services Siham ont montré leurs limites fonctionnelles mais aussi techniques lors des déploiements dans les établissements possédant un écosystème développé. Ils ont été conçus pour des consultations ponctuelles plutôt que pour les extractions de masse dont ont besoin certains établissements pour alimenter leur écosystème.

Bien évidemment, ce sujet a été abordé notamment lors des comités de pilotage. En 2019, l’équipe Amue a présenté 19 fiches correctives et 3 évolutives pour optimiser du mieux possible l’utilisation des WS. Pour 2020, il y aura des corrections importantes livrées dans la version 2.07.22 de fin janvier. Un second lot d’amélioration plus large est programmé dans la version 2.07.30 de mars 2020 (18 fiches correctives et 7 évolutives, dont l’évolution sur les performances).

Par ailleurs, pour sécuriser les tests de l’Amue relatifs aux demandes exprimées d’export en masse de dossiers, l’Amue va compléter son outillage de tests de lanceurs permettant des montées en charge semblables au volume d’appel réalisé dans les plus grands établissements utilisateurs de Siham, ainsi que des accès concurrents massifs.

Une réunion d’échanges relative aux modalités d’utilisation des web-services et des méthodes d’appel, qui sécurisera l’orientation des travaux à venir, sera organisée tout début 2020. Dans un second temps et suite à la diffusion de la version 2.07.30, une web-conférence sera programmée pour communiquer largement sur ces améliorations de notre offre sur ce point.
Nous avons conscience de l’importance et de l’urgence de ce sujet pour les établissements. Les web-services seront à l’ordre du jour des prochaines réunions des chefs de projet et du prochain Copil qui se déroulera en janvier prochain. Notre objectif étant de s’assurer avec les établissements de la bonne mise en œuvre de ces actions et de leurs effets pour résoudre ces difficultés dans les meilleurs délais.

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