Siham et Diderot fêtent leurs 7 ans

L’histoire entre Siham et l’université Paris Diderot a commencé voilà 7 ans le 1er juin 2011 avec la signature de la convention de déploiement. Ainsi, Paris Diderot se portait volontaire en tant que site pilote pour tenter une nouvelle aventure SI en matière de ressources humaines. A l’occasion des premières rencontres de la communauté Siham qui se sont tenues le 1er juin dernier, flashback avec Isabelle Rabout, Responsable SIRH qui revient pour nous sur les moments forts qui ont jalonné les sept dernières années.

En 2011, vous êtes pilote pour la construction du nouveau SIRH de l’Amue, Siham. 7 ans, plus tard, quels regards portez-vous sur vos débuts ?

Bien que n'étant pas présente au début du projet – je suis arrivée en 2014 – l’équipe Siham de Paris Diderot a fait, dans le cadre d'un retour d'expérience en 2015, un travail d'introspection qui a permis de revisiter le contexte de 2011, les étapes du projet de mise en œuvre de Siham et de définir ensemble les préconisations à transmettre ou à retenir pour d'autres projets du SIRH.
De ce travail, nous avons retenu quelques éléments marquants :

• Nos gestionnaires ont travaillé avec un SIHAM non finalisé (production des actes qui ne fonctionnait pas notamment).
• La formation auprès des gestionnaires s’est faite trop loin de la mise en production.
• Nous avons rencontré des difficultés à rédiger des expressions de besoin communes avec les autres établissements dans le cadre des ateliers de conception.
• Certains choix de reprise n'ont pas été partagés, ce qui aujourd'hui rend difficile l'exploitation de certaines données (les affectations notamment).
• Il aurait été souhaitable que la DRH soit plus impliquée et plus vigilante dans la recette des données reprises (la reprise a été déléguée à un prestataire).
• Et enfin, peu de requêtes ont été mises à disposition pour faciliter la recette et le suivi de gestion.

En synthèse, nous portons un regard plutôt bienveillant mais les écueils du début nous rendent plus vigilants lors de la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités.

Quels conseils l’équipe Siham d’aujourd’hui donnerait-elle à celle d’alors ?

Concernant le projet de mise en œuvre, je vois trois conseils précieux :

1. mettre en place une équipe projet dédiée,
2. partager les choix de personnalisation et de reprise avec les autres services centraux voire avec les composantes
3. Consacrer une grosse partie du projet à la recette des données reprises grâce à des requêtes ciblées et aux déroulés de jeux de test bien définis.

Concernant l'organisation, il faut bien veiller à mettre en place une organisation qui transforme les cadres du service de gestion en véritables relais/référents pour les utilisateurs et en acteurs du maintien en qualité. Il faut une organisation qui permette de maintenir la qualité des données de façon continue (lancement régulier de requêtes de fiabilisation, transmission régulière des données à rectifier et suivi des corrections).

Sur la partie « conduite du changement », je dirais adapter les MOP délivrés par l'Amue pour en faire de vrais support d'accompagnement, coupler les formations avec des contenus métiers et co-animer les formations avec des cadres du service de gestion.

Enfin, sur le chantier « maintien en qualité des données RH », nous pensons qu'il faut rendre les données consultables par les agents (via l'annuaire, via un portail agent) dès la mise en production de Siham.

Plus largement, nous conseillons d'échanger et partager les décisions, les questionnements et les pratiques fréquemment avec les autres établissements qui utilisent l’outil.

En 7 ans, quelle a été votre plus grosse difficulté ? Votre meilleur souvenir ?

La plus grosse difficulté a été de faire accepter Siham par les utilisateurs, ce qui a pris 4 ans environ, et de renverser l'image de Siham au niveau de l'université.
Le meilleur souvenir est très récent puisqu'il s'agit de la mise en œuvre de la synchronisation des données Siham avec celles du LDAP pour fournir un annuaire fiable et juste. Ce projet est un levier pour améliorer la vigilance et la réactivité au moment de la saisie des données dans SIHAM et pour accroître la confiance entre les personnels et les fonctions support comme la DRH.

Vous avez accueilli le 1er juin dernier la toute première rencontre de la communauté Siham, quel premier bilan faites-vous de cet évènement ?

Le bilan est très positif puisque cette rencontre a répondu à un vrai besoin de connaître les autres établissements utilisant Siham et de partager nos difficultés et réussites autour de cette application.  Elle a aussi permis à chacun d'entre nous d'élargir son réseau professionnel.

Quel message souhaitez-vous donner aux établissements qui se lancent dans l’aventure ?

Les plus grosses difficultés sur l'utilisation de Siham sont bien derrière nous. L'utilisation de l’outil par un nombre élevé d'établissements contribue à améliorer la qualité de l'application et permet à l'Amue de fournir un outil qui soutient efficacement la fonction RH.
Siham est bien le SIRH de l'avenir et comme HR Access est utilisé par de nombreux établissements publics, son utilisation participe à la convergence des SIRH de la fonction publique.
La communauté Siham est de plus en plus dynamique et constituée de personnalités qui ont envie de partager leurs expériences.