Siham + 3 sites rejoignent la communauté en 2016

L’université de Reims Champagne Ardenne, l’université du littoral Côte d’Opale et l’université Paris 1 Panthéon Sorbonne ont commencé à exploiter en production la solution Siham durant le premier trimestre 2016. Planning, appropriation du produit, réorganisation interne, accompagnement, Act’U vous propose de découvrir le témoignage de Reims qui a notamment réalisé une reprise avec un taux de succès proche de 100% et qui a pu ainsi envisager un bascule sereine sur ce nouvel outil.

Rencontre avec Isabelle PERIN, Chef de projet Siham, Université de Reims Champagne-Ardenne

1/ Permettre un passage serein de l’ancien à un nouveau système SIRH, c’est tout l’enjeu et l’objectif que se fixent les équipes Amue avec son nouveau dispositif d’accompagnement au déploiement. Concrètement, comment cela s’est-il passé pour vous ?

Nous avons travaillé conjointement avec les équipes Amue pour la mise en marche d'une fiabilisation des données dans l'ancien SIRH (Harpège). Cela s’est concrétisé avec l’utilisation du kit de fiabilisation proposé par l’Amue, dans un premier temps une fois par mois puis toutes les deux semaines.
Nous avons également travaillé ensemble à la priorisation des types de correction à faire : en premier, les données bloquantes pour le déversement puis les données de complétude... Un listing de ces dossiers à fiabiliser avec le type d’anomalie a été distribué à chaque gestionnaire.
Ensuite, des ateliers de fiabilisation ont été créés. A proximité du Service des gestionnaires, nous avons mis à disposition deux postes informatiques, tous les référentiels Harpège de saisie, les textes réglementaires des fondamentaux RH, le classeur de procédures. Chaque gestionnaire s'est inscrit sur le planning d'occupation de ces postes par demi-journée. Ce lieu étant proche du bureau de la responsable fonctionnelle et du chef de projet Siham, un accompagnement parfois personnalisé a été mis en place pour certains gestionnaires.

Des points d’avancées ont été faits régulièrement avec les équipes Amue. Au fil des entretiens, nous avons pu faire le lien entre notre action et l’impact que nous aurons dans le nouveau SIRH avec Siham.
Aussi bien du côté Amue que de notre l’établissement, nous sommes très satisfaits de la façon dont les choses se sont déroulées : il y a eu une écoute personnalisée, une bonne disponibilité des équipes et un bon soutien de nos vice-présidents.

 

2/ Aujourd’hui, vous êtes à deux mois d’exploitation directe en établissement. Comment les gestionnaires ont-ils réussi à s'approprier le produit ? Quelle a été votre organisation interne ?

En interne, nous avons des réunions régulières avec les gestionnaires. Ces moments permettent à chacun de s’exprimer mais sont également de bon vecteurs de communication sur les différents chantiers ainsi que sur l’évolution du projet.
Au niveau de l’accompagnement, nous avons mis en en place une formation sur les fondamentaux RH (les gestionnaires se trouvent être souvent en turn-over). Avant la bascule vers le nouveau SIRH, une formation de tous les gestionnaires et de leurs chefs de service a été dispensée. Il s’agissait concrètement de deux sessions de 5 jours, chacune ayant été découpée en 3 jours dans un premier temps, puis 2 jours ensuite.
Depuis la bascule, les gestionnaires ont un accès visuel de l’ancien SIRH afin de permettre un passage en douceur et de ne pas leur faire perdre leurs points de repère. Cependant, toutes les nouvelles saisies se font dans Siham. Les gestionnaires ont pris en main petit à petit l’outil avec en renfort le support de la responsable fonctionnelle. Au niveau technique, un lien fort s’est créé également entre la DRH et la DSI par le technico-fonctionnel.

 

3/ Quels conseils d’organisation préalables au bon déploiement de Siham donneriez-vous pour les établissements des prochaines vagues ? Quels prérequis indispensables ?

Il y a plusieurs conseils que nous pourrions donner, dont le premier est vraiment de s’assurer d’une bonne fiabilisation des données. Une bonne connaissance du métier, de l’écosystème et de l’établissement est également indispensable à la réussite d’un tel projet. Le dialogue doit également être ouvert entre tous les acteurs (gestionnaire – hiérarchie – gouvernance).
Il faut faire des points réguliers sur l’avancement des chantiers fonctionnels et techniques. Enfin, penser à bien planifier votre projet et surtout respecter au plus près les échéances, ou en tous les cas, être  réactif en cas de difficultés ou de changements.