Sifac > Implantation et déploiement

24 établissements ont confirmé leur choix de prendre Sifac en 2010, troisième vague d’implantation du nouveau système d’information financier, analytique et comptable. Retours sur les conditions de déploiement du logiciel et l’accompagnement de l’Amue.

Un projet sur 5 ans

Le projet de réalisation d'un nouveau système de gestion financière et comptable s'est décomposé en 5 phases :
2007 > construction du logiciel comprenant une phase de conception et une phase de vérification d'aptitude.
Première vague > 1er janvier 2008 : 12 établissements pilotes basculent sur Sifac.
Deuxième vague > 1 janvier 2009 : le logiciel sera implantés dans 34 établissements.
Troisième vague > 1er janvier 2010 : 24 établissements ont à ce jour confirmés le choix Sifac.
Quatrième vague > 2011 : dernière année du déploiement en établissement qui marquera la fin du logiciel Nabuco.

Faire le choix Sifac  > pourquoi ?

• Complètement adapté à la mise en œuvre des responsabilités et compétences élargies
• Souche conforme à la réglementation (M9.3, M9.1)
• Mise en place d’une comptabilité analytique
• Répond à la complexité de chaque type d’établissement : existence d’un SAIC, d’une fondation universitaire …
• Modernisation des processus de gestion de chaque établissement (suppression du mandatement)
• Interopérabilité avec les SI existants et futurs des établissements (logiciel Astre, Xlab, etc.)
• Investissement mutualisé, donc minimal pour un projet PGI
• La solution SAP est pérenne et évolutive

Implantation en établissement > calendrier

Le calendrier est marqué par une anticipation des rendez vous : toutes les  dates ont été avancées afin de donner plus de temps aux établissements de conduire leurs réflexions pour  l'implantation de Sifac. Le logiciel est une occasion de rationnaliser l’organisation des services financiers, évolution qui doit être murie en amont.

Les séminaires gestion de projet et gestion des autorisations seront planifiés d’avril à juin. Au final, les établissements devraient avoir deux mois de plus que leur prédécesseurs pour implanter Sifac.

L’accompagnement de l’Amue

Acquérir la licence Sifac c’est également obtenir et disposer d’un certain nombre de prestations dispensées par les équipes de l’Amue.
Ce que couvre la licence Sifac :

• Droit d’usage de Sifac
• Une initiation avant que l’établissement n’élabore ses choix
• L’installation de SAP sur votre plateforme de production
• La personnalisation de chaque SIFAC mieux documentée avec dossier de personnalisation, dossier de tests et comptes-rendus systématiques pour une meilleure traçabilité
• L’installation de "votre Sifac personnalisé"
• L’installation d’une base école pour la formation de vos utilisateurs
• Un plan de formation revisité avec un total de près de 40 jours : formation de rappels métiers liée aux grands principes de Sifac, formation de vos formateurs fonctionnels, formation de votre équipe technique à l’exploitation
• Des rappels de formation pour vos correspondants fonctionnels
• Un accompagnement pour la gestion de projet (séminaires et outils)
• Une assistance et un outillage de reprise des données
• L’accès au centre de compétences Amue
• Un kit de déploiement plus étoffé : outils de gestion de projet, kit de reprise, documentation du produit, outils de conduite du changement dont outils de formation
• L’accès à un espace de travail collaboratif avec forums inter-établissements
• Les interfaces avec les logiciels de l’Amue

L’Amue propose aux établissements qui ont choisis Sifac un dispositif d’accompagnement qui comprend aussi :

• Des séminaires de présentation générale anticipés pour une meilleure appréhension de la mise en œuvre de l’outil ;
• Une journée dédiée à la personnalisation par groupe d’établissements pour appréhender les choix fonctionnels à réaliser (Fichier d’instanciation), et les différentes données structurantes et référentielles à mettre en œuvre (Fichier d’intégration), ainsi que leurs impacts respectifs ;
• Une journée dédiée à la gestion de projet et conduite du changement par groupe d’établissements pour appréhender les points clés du projet, les différents chantiers et l’enchaînement des tâches ainsi que les méthodes/outils proposés