Sifac GBCP : la vague 1 est lancée

Plus de 50 participants étaient présents pour le lancement de la première vague de déploiement Sifac GBCP, lundi 18 mai à Paris. Les jalons en sont désormais solidement posés pour les 19 établissements volontaires* : livraison en plusieurs lots, organisation millimétrée des phases de tests, accompagnement de l’Amue, etc. Le tout prévu dans un calendrier serré, de fin mai 2015 à mars 2016.

Ce sont 12 universités, 4 écoles et instituts et 3 ComUEs – et parmi ces établissements 2 fusions en cours - qui se sont engagés avec l’Amue à mettre en production Sifac GBCP dès le 1er janvier 2016. Pour cette journée de lancement, l’équipe GBCP de l’Amue, accompagnée de Stéria, a présenté l’organisation et le planning en détail. Les directeurs généraux des services, les référents, les chefs de projet GBCP, et les directeurs des affaires financières et agents comptables présents ont pu poser toutes leurs questions, exprimer leurs remarques et attentes, pour un démarrage serein du projet au sein de leur établissement.

Livraison en lots : les dates-clés

La solution Sifac GBCP sera livrée en plusieurs lots successifs.
Le lot 0 concerne la personnalisation des nouvelles structures GBCP et sera mis à disposition des 15 premiers établissements fin juillet 2015 (les 4/5 derniers établissements de la vague 1 étant livrés fin août).
En septembre, le lot 1 sera livré et permettra aux établissements de charger le budget 2016 et de démarrer les reprises.
Le lot 2, livré à l’Amue mi-octobre, concerne l’exécution budgétaire en mode GBCP pour les flux dépenses et recettes, marchés et conventions, opérations pluriannuelles, ainsi que la mise à disposition du nouveau module de trésorerie. Ce deuxième lot pourra être installé au sein de chaque établissement dès lors que l’exécution budgétaire 2015 sera finalisée en termes de flux Dépenses/Recettes/Missions (la date d’installation de ce lot pourra donc être variable d’un établissement à l’autre). Pourra alors démarrer l’exécution budgétaire 2016 en mode GBCP.
Les autres lots seront livrés au long de l’année 2016 et couvriront entre autres le reporting GBCP, le service fait en deux étapes et les opérations de clôture.

La qualité du produit au centre de toutes les attentions

Le planning est jalonné de nombreux points de visibilité sur la qualité de la solution et les délais de livraison. L’intégrateur doit effectuer un important volume de tests, doublés ensuite par l’Amue puis les établissements. Les tests de recevabilité, consistant à s’assurer de la qualité globale à partir d’un échantillon de tests (fonctionnalités critiques), précèdent une première phase de recette Amue. S’ensuit la vérification d’aptitude (VA) dans les locaux de l’Amue avec l’ensemble des établissements de la vague 1, puis la vérification de service régulier (VSR) de la solution au sein de quelques établissements volontaires (recette par 3 ou 4 établissements sur leurs propres bases avec des données et une volumétrie réelles).
La stratégie de recette, pour les lots 1 et 2 dans un premier temps, sera élaborée et validée en amont par les établissements, et les tests seront effectués sur chaque module par les référents établissements avec le soutien permanent de l’assistance Amue.
L’Amue a insisté sur l’importance d’une validation de VSR la plus largement partagée pour démarrer en production une solution conforme aux spécifications et à l’attendu.
Il a été aussi largement question de clôture anticipée, avec le suivi rapproché de la mise en place du dispositif Amue pour limiter au maximum le volume des flux en cours à reprendre, et ainsi alléger la charge de démarrage.

Un accompagnement Amue sur tous les plans

L’accompagnement des établissements pendant tout le déploiement ne laisse rien au hasard : des ateliers métiers seront l’occasion de faire des focus pour échanger en présentiel sur le dialogue de gestion en mode GBCP, les outils de pilotage, la préparation à la bascule entre autres. Le programme des web conférences thématiques Sifac va s’intensifier, et en 2016, ce dispositif sera enrichi des retours d’expériences de la vague 1. Du côté des formations, des sessions utilisateurs sur les modules nécessitant une attention particulière sont également prévues. Un kit de formation simplifié pour les gestionnaires d’unités sera disponible à l’automne 2015.
Attentive aux besoins des établissements, l’Amue est allée au-delà des engagements présentés dans la convention GBCP Vague 1, et reste à l’écoute pour programmer d’autres ateliers ou web conférences.
Suivi personnalisé et assistance renforcée sont les maîtres mots de l’accompagnement : une première visite sur site va être programmée d’ici juillet pour garantir la maturité du projet de chaque établissement de la vague 1, et une seconde sera réalisée sur le 1er trimestre 2016 à l’occasion du démarrage GBCP. Des points téléphoniques hebdomadaires pour chaque établissement sont prévus de novembre 2015 à fin mars 2016. En parallèle, une liste d’échanges et une assistance dédiée compléteront le dispositif.
Les fruits de ces 10 prochains mois d’effort collectif bénéficieront à l’ensemble des utilisateurs Sifac pour le démarrage généralisé en mode GBCP au 1er janvier 2017.
Le macro-planning de la vague 2 Sifac GBCP sera communiqué au plus tard le 17 juin lors du Club Utilisateurs Sifac.

Les établissements de la vague 1

* : les Universités Paris 10 Nanterre La Défense, Valenciennes et du Hainaut Cambrésis, Paris 1 Panthéon Sorbonne, Rouen, Nantes, Clermont Ferrand 2 Blaise Pascal, Lyon 2 Lumière, la Réunion, la Lorraine, Lyon 1 Claude Bernard, Grenoble (prochainement fusionnée), Saint-Etienne Jean Monnet, l’ENS chimie de Montpellier, l’ENS Chimie ParisTech, l’IAE de Paris, l’Institut Français de Mécanique avancée (IFMA) et l’ENS chimie de Clermont Ferrand (ENSCCF) prochainement fusionnés, les 3 Comues Normandie Université, Sorbonne Paris Cité et Paris Est.

En savoir +

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+ Revoir tous les enregistrements des web conférences dédiées à la GBCP

Toutes les web conférences d’accompagnement Sifac dédiées à la GBCP et leur support de présentation sont disponibles sur le site web de l’Amue, rubrique Sifac ++ Cliquez ici pour y accéder ++ ou sur l’espace Sifac.

Les prochains événements

+ Web Conférence + Constituer un "bac à sable" Sifac
Le 2 juin de 10h30 à 11h30. Méthodologie, contraintes et préconisations de l'Amue    
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+ Web Conférence + Focus sur l’évolution des connecteurs Sifac en GBCP
Le 4 juin de 10h30 à 12h. Fournir aux établissements de la vague GBCP 2016 les changements sur les connecteurs Sifac (entrants, sortants) pour garantir l’intégration de Sifac dans le SI.
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+ Web Conférence + Paiement à l'étranger dans Sifac
Le 11 juin de 10h à 12h. Présentation des différents modes de paiement, leurs paramétrages, leur utilisation. Retour d'expérience de l'université de Saint-Etienne.
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