Sifac GBCP + Déploiement en 2 vagues : des précisions

A l’issue du comité de pilotage Sifac du 26 février 2015 et des échanges récents entre les tutelles, la CPU et l’Amue, le scénario de bascule de Sifac en mode GBCP se précise. Retour sur les modalités et les principaux chantiers de la bascule présentés en web conférence cette semaine.

Les décisions du comité de pilotage Sifac

Le dernier Comité de pilotage Sifac a été l’occasion de clarifier avec les établissements les conditions de pilotage et de communication envisagées pour le déploiement de la GBCP. Le dispositif retenu reprend un déploiement en 2 vagues, avec application du plan de comptes M9 en 2016 pour les établissements de la 1ère vague, et en 2017 pour les établissements de la 2ème. Le Comité a pointé les éléments de choix structurants pour les établissements qui souhaiteraient déployer Sifac GBCP en vague 1 : les impacts  en termes de charge et de calendrier, les engagements réciproques de l’Amue et des établissements (contenu et planning de livraison des lots, contraintes du plan de bascule et outils de reprise, dispositif d’accompagnement...).

Précisions sur le plan produit Sifac

Les principaux dossiers évolutifs planifiés, « Gestion des recouvrements » et « Gestion des autorisations » seront mis à disposition post-déploiement GBCP. Le Comité propose d’instruire de nouveaux dossiers : la dématérialisation de la recette, la dématérialisation totale, une plus grande intégration du module Marchés dans les flux achats, le service facturier de la recette, et une amélioration du rapprochement bancaire.

Les travaux des référents GBCP Amue

L’Agence a réuni les 26 et 27 mars 2015, les 18 référents GBCP des établissements qui ont constitué les forces vives depuis les premiers travaux sur l’accompagnement à la réforme.
Les échanges de ces deux journées ont permis de nourrir les propositions de l’Agence au niveau du déploiement de Sifac GBCP en 2 vagues, et de l’accompagnement des établissements, notamment ceux de la vague 1 :

• Modalités précises de l’organisation du projet
• Accompagnement des établissements à la bascule et à la préparation du budget
• Organisation de la recette (calendrier, participants, profils)
• Modalités des formations
• Journée de lancement avec les établissements de la première vague
• Processus interne de sensibilisation et de formation des agents à la GBCP
• Echanges sur le cadre réglementaire, essentiellement pour la vague 2

Concernant ce dernier point, des ateliers sont programmés avec le Ministère (MENESR) et les services de Berçy (AIFE, DGEFIP, DB), afin de préciser la nature des exigences demandées en 2016 pour les établissements démarrant sur l’outil Sifac GBCP en 2017. L’Amue communiquera les informations issues de ces échanges dès finalisation.

Les modalités de positionnement des établissements sur la vague 1 ont également été précisées.

Les 2 vagues au cœur de la web conférence Sifac GBCP du 30 mars 2015

Cette séance avait pour vocation de proposer aux participants des éléments de décision pour un démarrage de la GBCP en 2016 ou en 2017. Ont été évoqués les principaux chantiers à mener avant la bascule :

• Choix de positionnement en vague 1 ou 2
• Réflexion sur les structures et personnalisation (fichiers de personnalisation à  retourner au plus tard le 30 avril 2015)
• Mise en place des procédures de clôture anticipée
• Elaboration budgétaire 2016 en mode GBCP
• Reprises (référentiels et flux)
• Séquencement (clôture des flux achats et ventes 2015, démarrage exécution GBCP 2016, clôture comptable 2015)

Les établissements désireux de se positionner sur la première vague doivent se manifester auprès de l’Amue après décision de leur gouvernance (Adresse : contact.sifac(at)amue.fr). La convention vague 1 Amue-Etablissement, accompagnée d’un courrier de cadrage sera adressée en début de semaine prochaine à la gouvernance des établissements.

 

Pour les établissements de la vague 2, le planning est en cours d’élaboration et sera transmis ultérieurement.

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Les prochaines web conférences

Gestion des autorisations – 14 avril de 14h à 16h

L’objet de cette Web Conférence est de présenter les modalités de bascule des autorisations dans le cadre du passage à la GBCP. L’université de Rennes 2 interviendra pour partager son expérience sur ce dossier.
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Se préparer à l’élaboration budgétaire en mode GBCP, présentation des changements dans Sifac – 28 avril de 10h30 à 12h

Cette Web Conférence présentera des changements dans Sifac relatifs au module Budget sur la partie élaboration :

• les nouvelles valeurs des axes et des champs dans la transaction de saisie du budget FMBB
• les nouveaux contrôles de cohérence
• l'évolution du programme de chargement du budget pour prendre en compte la GBCP

Les établissements disposant d'un outil propre pour la préparation du budget en amont de Sifac disposeront à cette occasion de l’ensemble des éléments à prendre en compte pour faire évoluer cette application propre de leur système d'information.
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La gestion de la trésorerie dans Sifac : intégration du relevé de comptes – 17 avril de 10h à 12h

L’université de Nantes, site pilote sur ce dossier, partagera son expérience dans la mise en œuvre de cette fonctionnalité.
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