Sifac Démat’ prêt pour CHORUS Portail Pro

Les nouvelles obligations légales des établissements, en bref

+ A compter du 1er janvier 2017, obligation d’accepter les factures électroniques pour les établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

+ Pour les émetteurs de factures à destination de la sphère publique, l’obligation est progressive en fonction de leur taille selon le calendrier suivant :

Pour optimiser la chaine de la dépense

L’arrêté du 26 juin 2014 précise qu’il s’agit de constituer avec cet outil CHORUS, un point d’accès unique en vue de simplifier et d’améliorer l’organisation du traitement des factures. Il vient ainsi compléter le dispositif de réforme de la GBCP qui inscrit le service facturier comme lieu unique de traitement des factures, rattaché à l’agent comptable. Dématérialisation et service facturier entrent tous deux dans une logique de contrôle interne mais également d’optimisation de la chaîne de la dépense : réduction des délais de traitement, meilleure qualité de l’information financière et comptable, fluidification des échanges ordonnateur / comptable…

Pour y parvenir, pas de big bang mais une transition progressive : le principal enjeu qui se dessine est, pour l’ESR comme pour tous les établissements publics, la capacité à pouvoir gérer de 2017 à 2020 une facturation de deux types, dématérialisée ou non, dans son processus de dépense.

Sifac Démat’, une solution de long terme

Pour la trentaine d’établissements ayant déjà opté pour Sifac Démat, l’outil de dématérialisation des factures, le traitement de la facturation (papier ou électronique) au sein du service facturier, fonctionnera de manière identique : numérisation/vidéocodage, workflow d’approbation et intégration dans Sifac.
Il en sera de même pour ceux qui souhaiteraient rejoindre les prochaines vagues de déploiement, à commencer par celle du printemps 2016. En savoir +

Pour répondre à la prochaine exigence réglementaire, Sifac Démat’ sera interfacée avec l’outil CHORUS Portail pro (CPP) et expérimentée avec l’université de Lorraine dès janvier 2017.
Le scénario retenu par le comité de pilotage Sifac à partir des travaux du groupe de travail(1) consiste à adapter les modules de la solution Sifac Démat’ actuelle(2).

Pour le flux "dépenses", les factures émises par CPP seront intégrées dans la solution Sifac Démat’ qui constituera un point d’entrée unique. Pour les flux recettes, les factures seront envoyées vers CPP depuis Sifac, cette évolution de la solution nécessitant des développements spécifiques SAP.
Ce choix de la continuité garantit le maintien des fonctionnalités faisant l’unanimité auprès des gestionnaires utilisateurs : la reproduction de l’image de la facture, l’efficacité des workflows, la dématérialisation des autres pièces de dépense (gratification de stage, demande de remboursement), etc. Il capitalise également les investissements consacrés ces 5 dernières années à l’optimisation de l’outil par l’Amue et à la structuration des services, à la conduite du changement dans les établissements l’ayant déployé.

Du portail Chorus à Sifac, les factures prendront le bus… de Sinaps

Cette même volonté d’optimisation des investissements de l’Agence et de ses adhérents conduit à s’appuyer sur les composants de la solution Sinaps en cours de développement.
Ainsi, sur le plan technique, pour optimiser les échanges entre CHORUS et Sifac Démat’, l’Amue s’appuiera sur le « bus applicatif » de Sinaps, le composant technologique(3) spécialisé dans les échanges entre systèmes applicatifs.
Pour permettre à tous les établissements d’utiliser Sifac Démat’ dans des conditions optimales, l’Amue livrera gratuitement ce bus applicatif aux établissements équipés de Sifac Démat’, avec une limitation d’usage à cette seule connexion avec CHORUS Portail Pro.

Ndlr : pour en savoir +  sur Sinaps cliquez ici

Un mode services pour rendre Sifac Démat’ plus accessible

Enfin, l’Amue travaillera à la mise à disposition de Sifac Démat’ en mode services (hébergement et télé-administration mutualisés) afin notamment de réduire les coûts liés à l’achat de matériel et à son exploitation et ainsi faciliter l’accès à cette solution pour des établissements gérant une volumétrie de factures limitée.



(1) Composition du groupe de travail : les universités Aix Marseille, de Bretagne-Sud, de Lorraine, Lyon 1, de Montpellier, de Nantes, de Strasbourg, de Toulouse 3, le Muséum National d’Histoire Naturelle, l’INP Toulouse, l’Amue et Sopra-Stéria
(2) éditée par ITESOFT
(3) Iway