Sifac Démat + premier bilan après deux années d’exploitation

Avec 7 universités qui démarrent la production de Sifac Démat’ en ce début d’été, ce sont désormais 19 établissements qui utilisent la solution de dématérialisation des factures fournisseurs de l’Amue. Un projet structurant qui porte rapidement ses fruits au sein des organisations.

Lors de la dernière édition du Club’U Sifac, un atelier était consacré à l’analyse du retour sur investissement la dématérialisation et à un retour d’expériences utilisateurs de l’outil.

Au travers des résultats du baromètre « Dématérialisation finance 6e ; édition - 2014 » conçu avec divers partenaires auprès de 275 organisations privées et publiques, ITESOFT a présenté des chiffres éloquents sur le ROI de la mise en place d’une Démat’. Pratique désormais mature dans les entreprises, celles ayant dématérialisé leur process achats ou fournisseurs en sont très largement satisfaites. Et si nombre d’organisations ne savent pas évaluer le coût du traitement des factures non dématérialisées, tant les ramifications s’étendent dans les divers processus métiers, celles qui ont pu évaluer le retour sur investissement financier parle d’un ROI court, inférieur à 24 mois.  Partant d’une estimation du traitement papier d’une facture entre 14 et 17€, celle-ci baisserait à 6 ou 7€ avec le traitement dématérialisé* (automatisation de la saisie, de la comptabilisation, des processus d’approbation et archivage numérique et mise à disposition de l’image).

+ que des gains quantitatifs, des apports qualitatifs multiples

Au-delà de la réduction des coûts administratifs, la dématérialisation des factures fournisseurs s’avère un réel outil d’aide au pilotage et de contrôle interne, via l’amélioration du process achats–règlement, la réduction du délai de traitement et l’optimisation de la trésorerie. La Démat’ répond aussi à un enjeu de plus en plus crucial : la sécurisation des traitements. Enfin, l’outil permet de mettre en qualité les référentiels fournisseurs et de développer les partenariats.

Un retour d’expérience très concret de déploiement

L’université Claude Bernard Lyon 1 a livré un témoignage riche et très concret du déploiement et du fonctionnement de la dématérialisation. Etablissement-pilote associé à la construction de la solution, l’université a déployé simultanément Sifac Démat’ et finalisé la mise en place de son service facturier en 5 périmètres successifs, à partir de 2013. Un témoignage qui a permis de pointer les facteurs clés de succès d’un projet de changement qui doivent se fonder sur une équipe élargie, pour garantir l’implication de tous les acteurs de la chaîne. Un focus a mis en lumière les nouvelles fonctions créées avec la dématérialisation : celles de superviseur, de manager, et de vidéo-codeurs. Pour cette dernière, un point d’attention: cette activité très « spécialisée » et peu attractive, induite par l’outil, a pour objectif de disparaître progressivement avec la montée en qualité permise par la solution.

Formations outil et métier, nouveaux modes d’échanges entre les acteurs de la chaîne de la dépense… le chantier est ample et les difficultés se situent surtout sur le plan de la communication et de la conduite du changement, et très concrètement, dans la mise en qualité des bases, et la persistance de factures sans bons de commande. Mais c’est surtout pour l’établissement un moyen de mieux piloter les paiements, de professionnaliser les agents sur leur métier, de fiabiliser l’information. C’est enfin une opportunité d’anticiper les changements qui s’annoncent, avec l’obligation en 2017 d’être en capacité de traiter des factures en dématérialisation native…

Un projet technique : une installation gérée par l'Amue

Afin de fiabiliser l’installation des environnements techniques, l’Amue prend aujourd’hui en charge, dans le cadre de la RDD, ces installations.
Cette nouveauté s’est opérée pour les établissements de la vague 2 et a permis d’alléger fortement la charge de travail pour ces établissements.

(*source : diverses études et retour clients ITESOFT)