Encore quelques jours pour choisir d’équiper votre service facturier de Sifac Démat’, l’outil de dématérialisation des factures fournisseurs. Anna NAUDEAU, superviseur du service facturier à l’université Paris Descartes, établissement pilote de la solution, revient sur quelques points forts de cette expérience. Retrouvez en complément l’essentiel du produit et du dispositif de déploiement. Nous vous invitons également à venir échanger avec nous aux RUE 2016 le 25 mars à 9h lors d’un atelier dédié.

Amue : L’université Paris Descartes est impliquée ans le projet Sifac Démat’ depuis le début, en 2012. Pourquoi avoir choisi d’être utilisateur pilote de la solution ?

Anna NAUDEAU : Nous avions déjà mis en place un service facturier dans l’établissement et il nous paraissait nécessaire d’outiller cette nouvelle organisation. Conserver un fonctionnement manuel aurait été compliqué et peu efficace. Et puis, nous voulions pouvoir peser sur les choix de conception de la solution, pour qu’elle réponde au mieux aux besoins.


Amue : Où faut-il concentrer les efforts pour la mise en qualité des données garantissant l’usage optimal de Sifac Démat’ ?
A. N. : Avant tout, il faut avoir une base fournisseurs à jour. Mais surtout, il s’agit d’augmenter la qualité de la commande en amont : une bonne communication sur chacun des éléments attendus sur la facture règle l’essentiel des problèmes.

Amue : Comment s’est déroulé le déploiement ?
A. N. : Nous avions anticipé : le service facturier et la nouvelle organisation étaient en place. Nous avons donné aux gestionnaires les moyens de réaliser leurs tâches au mieux en les équipant de grands ou de doubles écrans par exemple. Ils ont aussi bénéficié d’un accompagnement fonctionnel.

Amue : Comment avez-vous fonctionné avec le service facturier nouvellement créé pour la mise en place du processus de dématérialisation ?
A. N. : C’était plutôt facile pour nous puisque le service facturier existait déjà. Nous avons fait des reportings régulier. Je me suis déplacée sur chacun des sites pour faire de l’information et former les ordonnateurs. Tout s’est fait en bonne intelligence.

Amue : Et quels sont les bénéfices ?
A. N. : A mon sens, c’est vraiment un très bon outil. Il n’y a que des avantages à l’utiliser : On gagne en organisation et en qualité en évitant par exemple les contrôles redondants.
Démat’ permet de consulter vos factures, faire des reportings. Chez nous, les factures sont scannées au jour le jour donc, la facture peut être payée rapidement si tout s’est correctement déroulé. Le délai global de paiement a diminué et nous avons gagné en précision. Les problèmes qui subsistent encore dans le processus de paiement ne sont pas inhérents à la dématérialisation, mais le plus souvent aux pièces justificatives ou au service fait.


Amue : Le mot de la fin ?
A. N. : Il est important de noter que la coordination entre l’Amue et les autres établissements pilotes a été très efficace.

Pour aller plus loin

+ Voir ou revoir la web conférence de présentation
+ Nous rencontrer aux RUE 2016 (Salon de l’enseignement supérieur et de la recherche, Paris)
Le vendredi 25 mars à 9h : Atelier - Dématérialiser la facturation des établissements : tous prêts en 2017 ? En présence de Fabrice COINTOT, consultant fonctionnel Sifac Démat’, Amue.
En savoir +
+ Lire notre article "Sifac Démat’ prêt pour CHORUS Portail Pro"

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19/05 à Paris : « Mise en place d’un service facturier : méthodologie »
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Contact : formations(at)amue.fr

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