Sifac Démat + Dématérialisation, service facturier et GBCP, tout est lié !

Pour "tout savoir et être prêt pour déployer la solution Sifac Démat dès 2016", RDV le 5 novembre 2015 à Paris, Maison des Universités.La 3ème édition de ce séminaires est déjà ouverte à l'inscription. L'an dernier, Jean-Baptiste HERVOUET, chargé de domaine "finances" à l'Amue, donnait son point de vue sur l'opportunité d'un service facturier outillé par SIfac Démat, le tout inscrit dans un contexte GBCP. A lire ou à relire ici.

Sifac Démat est présenté comme un outil au service d’une organisation en service facturier. Quels avantages à associer les deux ?

JBH : Le service facturier est un mode d’organisation qui permet d’optimiser la chaîne de la dépense, de réduire les délais de traitement, et in fine de garantir une meilleure qualité de l’information financière et comptable. Il implique l’arrivée et le traitement des factures en un point unique, rattaché à l’agent comptable. Les services ordonnateurs ne reçoivent plus la facture, et enregistrent leur service fait au vu des marchandises reçues ou des prestations réalisées par les fournisseurs, une fois leur conformité vérifiée.

Néanmoins, les services ordonnateurs peuvent avoir besoin de consulter la facture dans certains cas : justifications de contrats, garantie des matériels, inventaire physique… Sifac Démat permet ce partage d’information entre le service facturier et les gestionnaires ordonnateurs et fluidifie les relations par un système de workflows. La dématérialisation des factures est donc souvent un levier d’adhésion des équipes à la mise en place d’un service facturier.

Dématérialisation et service facturier entrent tous deux dans une logique de contrôle interne :

• Suppression des contrôles redondants entre l’ordonnateur et le comptable. La dématérialisation embarque un certain nombre de contrôles automatisés  et limite les saisies manuelles et les erreurs qui peuvent en découler,
• Automatisation de traitement d’une partie du flux,
• Accélération des délais de traitement, diminution du risque d’intérêts moratoires,
• Traçabilité de l’ensemble des factures : le service facturier doit garantir l’arrivée des factures en un point unique, la dématérialisation assure qu’elles sont toutes présentes dans le SI, quel que soit leur statut de traitement. Ce point est important pour assurer la qualité comptable, notamment en période de clôture,
• Archivage pérenne des factures dans le SI et circuit papier raccourci (en centralisé),
• Consultation possible à tout moment et par tous les acteurs du flux de la dépense,
• Reporting sur les anomalies rencontrées, aide à la politique d’achat avec la production d’états sur le volume et le montant des factures des principaux fournisseurs.

En définitive, les projets de service facturier et de dématérialisation des factures conduisent à repenser l’organisation des établissements sur l’ensemble de la chaîne de la dépense, et à améliorer la qualité financière et comptable.

En quoi le décret GBCP permet-il d’asseoir la démarche de dématérialisation ?

JBH : L’organisation en service facturier avait déjà été autorisée par le décret RCE du 27 juin 2008 pour les EPSCP. Le décret GBCP précise la définition du service facturier et l’élargit à l’ensemble des organismes publics. Sur la dématérialisation proprement dite, il autorise l’établissement, la conservation et la transmission des pièces justificatives sous forme dématérialisée.

L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique fait suite au décret GBCP et à la politique de simplification administrative voulue par le gouvernement. Elle inscrit l’ensemble de la sphère publique dans une démarche de dématérialisation native dans leurs relations de facturation avec les fournisseurs et les financeurs. Si l’organisation en service facturier reste optionnelle à ce jour, la mise en œuvre de l’ordonnance est obligatoire avec un calendrier étalé de 2017 à 2020.

L’Amue fait partie du groupe de travail piloté par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’Etat) sur le sujet ; les solutions Sifac et Sifac Démat acceptent déjà des factures dématérialisées nativement au format PDF et prochainement EDI.

Au-delà des aspects réglementaires, le service facturier et la dématérialisation des factures entrent pleinement dans la logique de la réforme GBCP. A titre d’illustration, l’arrivée et le traitement des factures en un point unique, outillés par Sifac Démat, permettra d’améliorer la visibilité sur le processus de la dépense et d’anticiper la consommation des crédits de paiement et la gestion de la trésorerie.

Quelles sont les conditions de réussite d’une telle organisation ?

JBH : La dématérialisation des factures nécessite une réflexion de l’établissement sur son processus de dépenses et l’identification des acteurs impliqués. L’efficacité de Sifac Démat et le taux de traitement automatisé des factures restent liés à une bonne qualité des bons de commande et des services faits.

Un travail avec les fournisseurs est souvent nécessaire pour s’assurer qu’ils mentionnent les numéros de bons de commande sur leurs factures. Pour les grands comptes, il faut faire évoluer leurs modalités de facturation (relevé d’opérations au lieu de factures unitaires par exemple). Les actions de formation, de conduite du changement, de communication doivent être pilotées par une équipe projet identifiée.

Il existe une réelle cohérence entre service facturier, dématérialisation et GBCP. La charge liée à la mise en place d’une solution de dématérialisation ne doit cependant pas être sous-estimée, et les gains de productivité attendus ne sont pas immédiats. Les différents plans de charge doivent donc être suffisamment anticipés, sur une période où les chantiers liés à la mise en œuvre de la GBCP vont être multiples

 

Programme et inscription -  Conférence du 5 novembre 2015