Sifac > de 2006 à 2011

En mai 2006, le remplacement de Nabuco connait son point de départ avec le lancement de l’appel d’offres pour l’acquisition d’un nouveau logiciel de gestion financière et comptable. Le dépouillement des offres conduit au moins de janvier 2007 à retenir le logiciel SAP, dont l’intégration sera réalisée par les sociétés Stéria et Accenture. Le projet Sifac est né. Son objectif est d’offrir aux établissements un progiciel de gestion intégré, à l’état de l’art,  offrant une large gamme de fonctionnalités, en particulier un puissant outil de comptabilité analytique. Ce choix répondait ainsi par anticipation aux exigences du passage aux compétences élargies, qui allait être proposé aux universités quelques mois plus tard.

Dès son lancement en janvier 2007, le projet a bénéficié d’une large mobilisation de la communauté universitaire : 17 établissements ont participé au cours de l’année 2007 au groupe projet Sifac, acceptant d’envoyer deux jours par semaine, des personnels de leur établissement pour travailler  à la conception du logiciel ; 160 personnes ont ainsi contribué à la construction de Sifac. Grâce à eux, au mois de janvier 2008, le logiciel entrait en production dans les établissements pilotes.

Deux ans et demi plus tard, ce sont 73 établissements qui sont engagés à divers stades dans une démarche d’appropriation de « Sifac »,  que l’Amue accompagne en fonction de leur avancement respectif. A ceux-ci s’ajouteront à compter du mois de septembre prochain la petite trentaine d’établissements visant un démarrage de Sifac au 1er janvier 2011.

2008 :: la mise à l’épreuve

Ces établissements pionniers* de Sifac ont accepté la contrainte de délais tendus et d’utilisation d’un produit encore en cours de stabilisation. Pilotes du processus d’implantation et des fonctionnalités du logiciel, ils viennent de « boucler la boucle » avec le premier changement d’exercice.

Les chiffres : 12 établissements pilotes (7 universités, 1 grand établissement, 2 écoles, 2 PRES), 2300 utilisateurs, un démarrage au 1er janvier 2008

Les 12 établissements pilotes ont eu 11 mois, de février à décembre 2007, pour :

• Participer à la conception de  la solution (modélisation des processus métiers, définition des structures, identification des options de personnalisation, etc.)
• Préparer le déploiement (mise en place de la plateforme technique, personnalisation de Sifac)
• Implanter et démarrer le logiciel (reprise des données, calendrier de formation des utilisateurs, conduite du changement).

La vague pilote a été un défi pour les établissements et pour les équipes de l’Amue. Grâce au travail fourni par le groupe projet, deux objectifs principaux ont été atteints :

• Concevoir un produit  unique, adaptable à la diversité des contextes

Cette première vague a permis de démontrer que le produit souche Sifac était adapté à une large diversité de contextes :

1. structurels : gestion d’une université, d’un grand établissement, d’un établissement public administratif, …, prise en compte de différentes structures internes (service à comptabilité distincte (SACD), service d’activités industrielles et commerciales (SAIC), fondation universitaire,...),
2. organisationnels : gestion centralisée ou déconcentrée, flux d’achats et de recettes, comptabilité analytique préexistante ou non, mise en place de procédures de gestion rénovée (service facturier, suppression des mandats et titres de recettes, …),
3. techniques (plates formes différentes, en termes de système d’exploitation (OS), de système de gestion de bases de données (SGBD), de déploiement en client lourd ou léger et de produit de départ). En effet, Sifac devait, dès cette phase pilote, remplacer deux logiciels principaux : Nabuco et Yole Cotre (CNAM).

• Intégrer le produit dans le système d’information des établissements

Ainsi, dès l'année de première implantation, Sifac a été intégré avec 3 systèmes de paye différents : Astre, HR ACCES (CNAM) et PAPAYE (Nancy 1).

En avril 2008 l’Amue et les sites pilotes ont dressé un premier bilan du projet , identifié les difficultés rencontrées au cours des premiers mois de fonctionnement. Cette analyse a permis de relever  les points à risques et les améliorations à apporter au dispositif. Des retours essentiels puisqu’ils ont permis de définir un plan d’actions et le processus d’industrialisation de la démarche de déploiement pour les établissements de la vague 2009, première vague d’implantation en vraie grandeur.

Aujourd’hui, les établissements de cette première vague pilote de 2008 ont réalisé leur premier changement d’exercice et ont bénéficié d’une assistance renforcée de l’Amue jusqu’à la fin du mois de mars.

* Conservatoire national des arts et métiers (CNAM), université Charles de gaulle (Lille 3), université Henri Poincaré (Nancy 1), université de Nancy 2, université de Nantes, université Pierre et Marie Curie (Paris 6), université Paris Diderot (Paris 7), université de Rennes 1, IE P de  Rennes, ENS chimie de  Rennes, PRES de Bretagne, PRES de Nancy.

2009 :: le premier déploiement massif

Avec 32 établissements pour la première vague de déploiement industrialisé, le projet Sifac a fait preuve de sa capacité à répondre à de multiples contextes.

Les chiffres : 32 établissements (universités, grands établissements, écoles et instituts, GIP,). Un démarrage au 1er janvier 2009

Dans la perspective d’une implantation au 1er janvier 2009, les 32 établissements ont démarré dès octobre 2007 la première étape d’un planning de 14 mois. Afin d’aider au mieux les chefs de projet à planifier leurs travaux et identifier les risques, l’Amue apporte un accompagnement renforcé par rapport à celui de la vague 2008 : trois séminaires de « Gestion de projet », de « Gestion des autorisations » et d’« Interface de paie » ont été ajoutés, ainsi que la mise en place d’un plan de basculement destiné à guider l’équipe projet de chaque établissement dans la préparation au passage à Sifac ; ce plan  liste les tâches quotidiennes minimales à réaliser au cours des trois derniers mois. A cela s’ajoute des formations, des journées de personnalisation du logiciel, l’accès à la documentation et la disponibilité de supports et d’une base de formation.

La vague 2009 est la première vague en grandeur réelle. Le défi : réussir à implanter le logiciel dans plus de trente établissements.
Dès septembre 2008, la majorité des 32 établissements disposaient de "leur" Sifac, soit une souche configurée selon leurs choix et intégrant leurs structures, installée sur leur plate forme. Le paramétrage propre à chaque établissement permet de personnaliser le logiciel de façon à répondre aux particularités qui les caractérisent. Les formations de formateurs ont débuté dès février 2008 et se sont poursuivies jusqu’au mois d’octobre. 400 formateurs d’établissements ont été formés aux différents modules.

L’Amue a accompagné ces établissements pour les opérations de reprise des données, la réalisation des interfaces spécifiques, l’installation des plates formes de pré-productions. Une assistance était mise en place  via l’outil assistance DaDm, ou directement sur site. L’Agence a également assuré un suivi rapproché de l’avancement de chaque projet grâce au tableau de bord tenu par les chefs de projet ; ces indicateurs faisaient l’objet d’analyses qui étaient éventuellement suivies d’actions lorsque cela s’avérait nécessaire (réunion de travail, alerte officielle, plans d’actions…).
Dans les quatre derniers mois avant la mise en production, les établissements, disposaient donc de « leur » Sifac prêt à l’emploi.

Dans la phase de  pré-basculement et de post-basculement entre fin novembre 2008 et fin mars 2009, des dispositifs d'assistance ont été spécialement mis en place pour assurer un support renforcé et rapproché pour les établissements. L’objectif, atteint, était de mettre en contact téléphonique, dans des délais très courts, l’établissement et un expert du domaine dans lequel un problème était rencontré (dépenses, marchés, comptabilité générale, conventions…). 1500 coups de téléphones passés durant cette période, en sus de l’assistance classique fournie au travers de DaDm.

Enfin en janvier 2009, le périmètre de Sifac a évolué avec la mise à disposition des fonctionnalités de gestion des régies et des stages.

2010 :: Optimisation et anticipation

Deux ans après, eu égard au stade d’avancée du produit, les points clés du succès de l’implantation reposent sur la réflexion interne  à l’établissement : l’organisation du projet, la capacité à conduire ce changement, la  mobilisation des équipes, le choix de la structuration des services, les arborescences budgétaire et analytique …

Les chiffres : 29 établissements. Un démarrage au 1er janvier 2010

La troisième vague d’implantation du logiciel Sifac a été lancée le 16 septembre 2008, soit 16 mois avant le démarrage en production.
L’objectif visé par l’Amue à l’occasion de cette troisième vague est que Sifac soit opérationnel en établissement fin juillet 2009.  Les rendez-vous ont donc été anticipés par rapport à 2009. Le planning des établissements a été aéré afin de leur laisser plus de temps pour conduire les réflexions utiles à une meilleure implantation du logiciel.

Cette troisième implantation bénéficie des enseignements des vagues 2008 et 2009 : ajouts de formations qui représentent aujourd’hui un total de 39,5 jours par établissement, changement du séquencement de certains séminaires (ajout de journées ou ateliers en régions sur la personnalisation, la gestion de projet, d’un séminaire « métier et structures »…), allongement de certaines formations (par exemple le cursus a été doublé pour les formations de comptabilité générale).
Les formations métiers et fonctionnelles, démarrées fin février 2009, sont toujours en cours.
Les formations techniques ont eu lieu en février et mars. Les installations des plateformes techniques démarrées en février  seront terminées fin juillet.

A noter, le cas particulier de l’université de la Réunion qui, de part son éloignement géographique a nécessité d’imaginer un mode d’accompagnement particulier de façon à prodiguer à cet établissement la même qualité de service qu’aux établissements de métropole.

2011 :: la fin de NABUCO

Le contour de la vague d’établissements qui démarreront Sifac en 2011 est en voie de stabilisation.
Le lancement de la vague 2011 est prévu le 15 septembre 2009. Il s’agit de la dernière grande vague de déploiement de Sifac ; elle devrait concerner une petite trentaine d’établissements. Elle marque la fin définitive du logiciel NABUCO, puisque à partir du 1er janvier 2011, l’assistance et la maintenance du logiciel ne seront plus assurées, hormis pour la réalisation des opérations de clôture de l’exercice 2010 au cours du premier trimestre 2011.

Les derniers établissements utilisateurs de NABUCO en ont été informés et devront décider s’ils font le choix de Sifac avant la fin du mois de juin 2009. En réponse à la demande de certains d’entre eux, une réunion de présentation de SIFAC et de sa démarche d’implantation se tiendra le 10 juin prochain à l’Agence.

Cet événement s'adresse à tous les acteurs concernés par la mise en place de Sifac (présidents, secrétaires généraux, agents comptable, chefs des services financiers, DSI, ...) et est ouvert à tous les établissements membres de l'Amue. L’inscription est possible via le catalogue des évènements.