Sifac + Comité de Pilotage

A retenir de la séance exceptionnelle du 17.12.2018 dédiée à la présentation de l’offre « déplacements professionnels » de l’UGAP.

Vers une offre Ugap intégrée à Sifac

L’offre de l’UGAP concernant les déplacements professionnels comporte 3 niveaux. L’exploitation du niveau 2 comprenant une agence de voyage et un outil de réservation en ligne (SBT) débute actuellement dans les établissements qui ont retenu cette proposition. Le marché est prévu jusqu’à la fin de l’année 2021.
Cette séance du COPIL était dédiée à la présentation du niveau 3 faisant appel à NOTILUS (une solution intégrée et modulable de gestion des mission), à la plateforme de réservation en ligne Notilus Booking Tool (SBT) et à l’intégration et l’échange de données avec Sifac

Phase pilote

Le groupe de travail, composé des 4 établissements pilotes -Aix Marseille Université, l’université de Lorraine, Centrale Supelec et l’université Paris Dauphine- et de 3 autres établissements - l’IRD, l’université Nice Sophia Antipolis et l’université Claude Bernard Lyon 1, ont validé le socle de cette solution en décembre dernier.
La phase de déploiement peut dès à présent commencer. Elle sera l’occasion de vérifier l’adéquation entre le socle commun et les besoins des établissements. S’ensuivront les étapes de paramétrage et de recette pour un premier démarrage en exploitation réelle pour un des sites pilotes prévu en juin 2019.
La première vague de déploiement débutera à l’automne 2019. Une seconde suivra à l’hiver. Ces vagues seront constituées en fonction de la demande des établissements intéressés par ce niveau 3.

Des changements de processus métier

Cette nouvelle solution applicative vient compléter le processus de dématérialisation. Il faudra donc pour les établissements intéressés, repenser l’organisation autour du flux mission. Le missionnaire sera au cœur du dispositif, puisqu’il pourra être, selon les choix d’organisation des établissements, à l’origine de sa mission et de sa pré-réservation.
La solution UGAP génèrera une facture unique détaillée par mois, facture qui sera déposée sur Chorus Pro, avec un ROP Amex en pièce jointe. La solution fait appel au processus de traitement de carte achat pour assurer le paiement. Il n’y a pas d’acte de service fait à proprement parler : l’émission du billet vaut service fait, et le type de commande utilisé est sans service fait (carte achat sur marché).

 

Les flux d’échanges avec Sifac

+ Réservation de billetterie et hébergement (online + offline). Interrogation du budget Sifac, création automatique de la commande, puis retour du numéro de commande Sifac à NOTILUS.
+ Réservation de crédits pour les frais prévisionnels à rembourser à l’agent. Si la mission est validée : calcul prévisionnel des frais à rembourser à l’agent, interrogation du budget Sifac, création d’une réservation de crédits dans Sifac et retour du numéro de réservation Sifac à NOTILUS
+ Avance demandée sur demande ordre de mission : transfert à Sifac pour comptabilisation et paiement de l’avance.
+ Liquidation des frais à rembourser à l’agent en lien avec l’OM et les pièces justificatives, création d’une facture Sifac.
+ Flux d’interfaces : référentiel analytique (Centres de coût, eOTP), référentiel voyageurs (agents Sifac, base utilisateurs NOTILUS)