Sibylle Rochas "Concrètement piloter, c'est agir sur les circuits de commande."

Chargée de mission pilotage, Sibylle Rochas présente le prochain séminaire de ce domaine et récapitule pour Act'u les actions pilotage de 2004.

L'Agence organise un séminaire le 10 juin intitulé "Pilotage de la politique d'ouverture internationale : partage d'expériences". Quel en est l'objectif?

Il s'agit de présenter à tous les établissements comment cinq universités, accompagnées par l'Agence, ont mis en place un système de pilotage pour suivre un des axes que l'on retrouve dans tous les contrats quadriennaux : la politique d'ouverture internationale.

Peut-être convient-il de définir ce qu'est exactement le pilotage : très concrètement, je dirais que piloter, c'est agir sur les circuits de commande, c'est donc se donner les moyens d'atteindre les objectifs préalablement fixés.

Ce séminaire ne vise donc pas tant à exposer des politiques d'ouverture à l'international qu'à rendre compte de la réalisation d'objectifs en matière de relations internationales. Il s'adresse en premier lieu aux politiques, aux responsables de pilotage dans les établissements ainsi que bien sûr aux membres des équipes RI.

Nous voulons montrer aux participants comment mieux cerner leurs besoins d'outils de pilotage, comment mettre en place une démarche pour atteindre leurs objectifs notamment ceux inscrits dans le projet d'établissement. Je voudrais souligner que ces méthodes et ces outils peuvent également être utilisés ensuite pour suivre d'autres volets du contrat.

Pouvez-vous nous dresser un bilan de cette année de formation-action durant laquelle vous avez accompagné des établissements?

Début 2003, nous avons lancé un appel à candidatures et retenu 6 établissements. Ainsi avons nous collaboré avec Amiens, Dijon, l'Insa Toulouse, Lille I, Lyon II et Rennes II. Sur 10 mois de travail, nous les avons réunis lors de 6 réunions. 4 personnes de chaque université étaient présentes. Ces rencontres étaient un bon moyen d'échanger entre établissements, de voir ce qui fonctionnait et ce qui marchait moins bien. Entre chaque réunion, les établissements devaient mettre en application ce qui avait été convenu au cours de nos interventions.

Nous leur avons demandé de définir ce à quoi ils voulaient aboutir, quelles étaient les actions-clefs pour atteindre leurs objectifs mais aussi quels étaient les indicateurs qui permettaient de suivre ces points-clefs.

Prenons un exemple très simple : un des objectifs d'un établissement est d'augmenter son flux d'étudiants étrangers. L'indicateur de réalisation de l'objectif est le nombre d'étudiants entrants. Une action-clef retenue pourra être, par exemple, de promouvoir l'établissement à l'étranger, en communiquant via le site web de l'université (en anglais). En ce cas, le nombre de connexions de l'étranger au site web pourrait constituer un bon indicateur d'action. On voit ainsi un exemple d'arborescence des indicateurs à établir.

Notre travail a porté ses fruits. Les établissements ont abouti et mis en place des outils de pilotage vraiment efficaces dont ils vont présenter certains aspects au séminaire.

Et comme l'expérience s'est révélée concluante, nous allons lancer un nouvel appel à candidatures, de nouveau sur les relations internationales.

Pouvez-vous nous décrire le programme d'aide au pilotage des établissements dans ses grandes lignes?

C'est un programme que l'Agence a monté avec des représentants des universités, il y a quatre ans pour répondre à leur demande. L'idée de départ était de développer les pratiques de pilotage au sein des universités et de les équiper d'un outil, l'entrepôt de données. Pour ce faire, nous avons organisé des formations méthodologiques (5 par an), des séminaires (notamment sur la fiabilité des données, les démarches de pilotage) et, bien évidemment, nous avons favorisé l'échange d'expériences autour du pilotage.

17 établissements avec lesquels nous travaillons ont acquis l'entrepôt de données. C'est un outil qui permet d'une part de croiser les données venant des différentes bases de données (Apogée, Nabuco…) et d'autre part de favoriser des comparaisons historisées.

Il faut bien comprendre que cette notion de pilotage est de plus en plus indispensable : les universités ont plus d'autonomie, plus de responsabilités, elles sont davantage en concurrence, elles ont donc besoin de plus d'évaluation, d'outils de contrôle de gestion pour mieux piloter leurs projets.

Mais justement, la conduite de projet est certainement ce qu'il y a de plus dur à mettre en œuvre à l'université. On ne prend pas toujours le temps de définir clairement les rôles des uns et des autres. Or, pour mener un projet à bien, il est essentiel d'avoir un responsable bien identifié, le chef de projet, une équipe de projet bien identifiée (pour les décisions opérationnelles), un comité de pilotage (décisions stratégiques), mais aussi un calendrier bien défini !