ROF > Paris Sud publie son offre de formation

Le 14 février dernier, Paris Sud mettait en ligne sur son site web une partie de son offre de formation harmonisée et référencée grâce à l’outil de l’Amue : ROF.

L’équipe projet, avec à sa tête Marianne HABERSTRAU répond à nos questions et nous livre les différentes étapes qui ont permis d’aboutir à ce résultat.

+ Quel est le périmètre de l’offre publiée aujourd’hui ?

Depuis vendredi 14 février 2014, l'offre Licence de Paris-Sud est progressivement mise en ligne. Le 14/02 : Licences UFR Sciences, le 24/02 : Licences UFR Droit-Economie-Gestion et le 10/03 : Licences UFR STAPS.

+ Combien de temps a-t-il fallu pour aboutir à cette publication et selon quelles étapes ?

Le projet ROF a été lancé en 2012 mais a démarré réellement en janvier 2013 après la livraison de l'outil.
L'université Paris-Sud s'est très fortement impliquée afin de donner toutes ses chances au projet qui fait partie d'une réflexion plus globale sur son schéma directeur du numérique. Une chargée de mission enseignante a été nommée responsable du projet en 2012. Le projet l'a occupée à mi-temps en 2013 et à 70% à partir de janvier 2014. Elle est entourée d'une équipe projet dédiée constituée principalement d'enseignants-chercheurs, de personnels de la direction informatique et de la direction de la communication, qui se réunit au moins mensuellement.
Six mois ont été nécessaires pour étudier le paramétrage, la modélisation et s'approprier l'outil. En juillet 2013 la modélisation de l'offre de formation a commencé en parallèle du travail de contribution. Celui-ci est effectué dans les composantes, piloté par les responsables de mention et les membres de la commission de la pédagogie de l’établissement. Un travail important a également été réalisé pour la conception de l'afficheur, son développement et son intégration dans le site web de l'université.
D'un point de vue technique, l'installation à proprement parler n'a pas présenté de difficultés particulières. La direction informatique avait anticipé les formations (à GlassFish notamment) et préparé les plates-formes. Les supports de l'Amue nous ont été d'une grande aide pendant toute cette phase de déploiement.

Pour la publication, nous avons opté pour un développement s'appuyant sur le CMS eZ Publish, nous apportant la souplesse nécessaire pour s'adapter aux besoins de l'établissement compte tenu de la richesse de l'offre de formation, tout en respectant la cohérence globale du SI.

+ Quels sont les bénéfices pour les étudiants et les équipes internes ?

L'information sur les formations proposée par le site de l'université est plus exhaustive et homogène aujourd'hui. ROF permet d'afficher une politique de site et une cohérence entre les formations. De plus, la navigation par onglet est intuitive et l'information simple d'accès.
Ces avancées sont de réels atouts pour l’attractivité de nos formations auprès des lycéens et des étudiants.

Pour les équipes, la priorité est d'avoir un endroit unique de stockage des informations dans le but d’avoir un SI de l’offre de formation. C'est ce qui a fait adhérer les équipes enseignantes au projet assez rapidement.
ROF est utilisé comme un outil de dialogue entre les formations et les équipes pédagogiques à l'heure du développement des enseignements interdisciplinaires. Tous comptent valoriser ce travail pour la phase d'accréditation de la vague E.
Les équipes sont satisfaites et constatent que les efforts déployés pour mener à bien le projet portent leurs fruits. Elles attendent d'aller plus loin.

+ Quelles sont les difficultés que vous avez éprouvées pendant la mise en œuvre de ce projet ?

Nos premières difficultés ont tenu aux délais de livraison de ROF lui-même. En effet, au début, le fait de ne pas avoir le produit a rendu difficile la mise en place du dispositif. (NDLR. La première version d’exploitation du produit a été livrée à la vague 1, dont fait partie l’établissement, en décembre 2012).

La problématique des données de référence s'est également posée dès le lancement du projet, avec une complexité liée aux processus de gestion des individus, notamment pour les personnels extérieurs et ceux hébergés. Des traitements pour extraire les données du SI RH (HARPEGE) et de notre annuaire (ADONIS) ont été développés à l'aide de la brique d'intégration Talend, permettant l'automatisation et la synchronisation des données dans ROF. A ce jour, nous n'avons pas de solution pour les populations extérieures qui ne sont pas gérées par Harpège, comme par exemple les professionnels intervenant dans nos Licences Professionnelles. (NDLR. Cette problématique sera étudiée dans le cadre de la mise en correspondance avec Sinaps, le produit de l’Amue issu du projet PRISME).
L'arrivée de la nouvelle équipe projet ROF à l’Amue composée d’Alain BOULET et de Thomas PECLIER a redonné une vraie dynamique au projet.
ROF est un produit jeune et s'il avait au démarrage quelques défauts nous sommes optimistes quant aux évolutions à venir.

Une autre difficulté tient au contexte. ROF a été initialement choisi pour remplir 3 fonctions liées à la structuration de l'offre : celle en vue de l'habilitation/ accréditation, du dialogue contractuel et de l'affichage de l'offre. Les évolutions des décisions du ministère concernant le dialogue contractuel n'ont pas facilité la conduite du projet et nous ont fait prendre du retard. Nous regrettons que l'accréditation ne soit pas encore possible via ROF pour la vague E, les modalités et le nouveau dossier d’accréditation n’étant pas encore officiels.

+ Quelles sont les prochaines étapes pour le projet à Paris Sud ?

L'objectif est de publier à terme toute l'offre de formation : Licences, Licences pro, Masters, DUT, Études de santé, DU, stages courts de formation continue.
D'ici septembre 2014, Paris-Sud compte afficher une partie des licences professionnelles ainsi que les stages courts de formation continue.

Dans le contexte de l'Université Paris-Saclay, nous espérons que ce nouvel outil s'adaptera à notre communauté d'universités et d'établissements.