ROF > 1er séminaire de déploiement

Dans le cadre de la phase d’accompagnement des sites pilotes ROF, l’Amue a animé le 12 mai dernier le premier séminaire de déploiement du projet pour exploitation sur les sites d’Aix-Marseille Université, Montpellier 2, Poitiers et Reims.

Plusieurs séminaires avaient déjà été organisés depuis le début de la phase de pré-implantation en janvier dernier (conduite du changement et gestion de projet, atelier technique, …),  D’autres séminaires de ce type sont planifiés tout au long du déroulement de la phase pilote.

Objectifs de la rencontre

L’objectif affiché de ces rencontres est de réaliser un bilan de la phase précédente, d’effectuer des rappels sur les fonctionnalités de l’outil et de présenter le planning des prochains jalons. Il permet aussi aux établissements pilotes d’échanger de façon conviviale sur les bonnes pratiques ou les difficultés rencontrées.

L’atelier du 12 mai a ainsi permis de jeter un premier regard sur la phase de pré-implantation en recueillant les retours d’expériences des établissements pilotes. Le bilan s’est révélé globalement positif, à la fois sur l’aspect organisationnel (gestion du projet, conduite du changement, formation des utilisateurs…) que sur les aspects fonctionnels (mise en œuvre de l’outil) et documentaires. Le planning des livraisons à venir jusqu’à la première vague de déploiement ainsi qu’un contenu indicatif de chacune de ces livraisons a également été présenté par l’Amue. Lors de cette journée, une dynamique s’est installée entre les sites qui ont pu confronter leurs différents choix de paramétrage, de modélisation et d’organisation projet (formations, profils des utilisateurs, organisation des contributions, …)

Par ailleurs, les échanges ont permis d’interroger les sites sur les points qu’ils jugent indispensables au bon déroulement du projet (lettre de cadrage, communications autour du projet, portage politique) depuis le début de la phase d’implantation jusqu’à la livraison de l’outil. Ces retours d’expériences ont été collectés par l’Amue et serviront aux actions d’accompagnement lors du déploiement du ROF, post-pilotes.

Les prochains rendez-vous

Prochain rendez-vous pour les pilotes >> une rencontre entre les équipes Amue et les équipes projets sur site. Cette journée permettra de dresser un bilan de la phase précédente et de faire un focus sur les aspects fonctionnels de l’application.

Prochaine étape pour les adhérents >> pour rappel, la date prévisionnelle de fin de la phase pilote du ROF a été fixée à avril 2012. Des séminaires de présentation du projet seront organisés à partir de septembre 2011 afin que les futurs établissements ROF puissent appréhender toutes les facettes du projet avant de prendre leur décision.