Renouvellement d’Apogée > Les ateliers d’experts métier

Dans la perspective du projet de renouvellement du SI Formation & Vie de l’étudiant, des ateliers d’experts métier (enseignants, étudiants et cadres administratifs) sont organisés depuis avril 2012 par l’Amue. 200 professionnels de l’enseignement supérieur se sont ainsi réunis autour d’un objectif : donner la vision des métiers FVE dans 10 ans en réfléchissant aux nouvelles fonctionnalités, aux nouveaux enjeux et aux nouveaux services attendus du remplaçant d’Apogée.

Les ateliers d’experts métier ont débuté en avril et s’achèveront début juillet. Durant les mois de mai et juin, ils se sont succédé au rythme de 2 journées par semaine, réunissant enseignants ou cadres administratifs autour de thèmes couvrant l’ensemble du cycle de vie de l’étudiant : du premier contact du lycéen avec l’offre de formation aux relations entretenues par les « anciens » avec le lieu de leur formation.

Si les thèmes « classiques » ont fait l’objet d’un travail en profondeur (candidature, inscription, examens, diplômes), des chantiers pionniers ont été ouverts :

• l’orientation et l’insertion professionnelle,
• la mobilité internationale,
• la vie étudiante.

Les questions complexes des charges d’enseignement et du coût des formations, les spécificités de la formation continue et des études de santé ont été traitées lors d’ateliers spécifiques et particulièrement denses.
Au total, près de 200 professionnels de l’enseignement supérieur ont été réunis, issus d’établissements adhérents de l’Amue dont une dizaine a choisi d’être représenté dans l’ensemble des ateliers.

Une méthodologie innovante

La méthode adoptée était exigeante – et parfois déconcertante –  puisqu’il s’est agi à la fois de vérifier le cadre réglementaire et de clarifier les objectifs de chaque processus métier identifié, tout en imaginant ce que seraient les métiers de la vie de l’étudiant dans 10 ans.

Quatre contraintes ont présidé ces échanges :

• la saisie unique de l’information par celui qui la détient,
• la dématérialisation des procédures pour envisager résolument l’e-administration,
• un système centré sur les services destinés aux étudiants et aux enseignants,
• l’interdiction de parler des outils existants.

Grâce à la diversité des établissements et des métiers représentée dans chaque atelier, les échanges ont été extrêmement riches et profonds. Les journées se sont déroulées dans une atmosphère enthousiaste, constructive, efficace et optimiste et ont permis de faire émerger les besoins, les envies et parfois les rêves d’un outil performant et adapté aux métiers en pleine mutation d’une université qui ne l’est pas moins.

Lorsque l’on arrive enfin à s’abstraire des contingences liées aux outils d’aujourd’hui, les perspectives qui se dégagent font consensus : le temps retrouvé permettrait aux universités de redéployer leurs ressources pour offrir une meilleure qualité de service à leurs usagers et améliorer la qualité des données nécessaire au pilotage par la performance.
L’objectif initial consistait à susciter la réflexion autour d’un système centré sur l’étudiant : on s’aperçoit bien vite que celui-ci n’a jamais quitté nos esprits.