Renouer avec l’engagement des établissements

Lors de l’assemblée générale du 23 octobre 2014, les adhérents de l’Agence ont validé le principe du préfinancement de la construction des nouvelles solutions logicielles lancées par l’Agence : ce dispositif vise à sécuriser la réalisation des priorités portées par l’Agence pour ses adhérents. Lors de l’assemblée générale du 23 juin 2016, les tarifs de ce préfinancement ont été adoptés pour les nouvelles solutions Sicles (scolarité) et Caplab (recherche).

Quels en sont les objectifs, les règles de calcul, les contreparties prévues par l’Amue, le rôle donné aux établissements préfinanceurs ? On vous dit tout…

Préfinancer, pourquoi ?

Le préfinancement s’inscrit dans le cadre des travaux menés sur le modèle économique de l’agence et son évolution. Dans ce cadre, plusieurs pistes ont été envisagées portant sur le mode de financement de la construction des projets de l’Amue et plus particulièrement sur l’engagement individuel des adhérents du groupement en amont du lancement des projets. Le dispositif retenu consiste, pour les établissements, à marquer par un versement financier, leur intérêt pour un produit donné avant son lancement et leur engagement à l’acquérir et à le déployer à l’issue de la phase de construction. Il s’agit de préserver l’Agence, et donc ses adhérents, contre les risques, notamment financiers, d’un déploiement insuffisant de la nouvelle solution logicielle.  
Plus concrètement, chaque nouveau projet était jusqu’à présent financé dans un premier temps par le fonds de roulement de l’Amue jusqu’à la « Validation de Service Régulier » (VSR), étape à partir de laquelle interviennent les premiers versements de redevances des établissements acquéreurs. Le schéma ci-dessous reprend ces éléments…

Désormais, pour les produits à construire, le préfinancement des établissements adhérents permettra  de compléter le financement des projets dès le début de leur construction.

Pour que l’équilibre économique soit assuré, le projet et les marchés correspondants ne seront lancés qu’une fois le nombre-cible d’établissements préfinanceurs atteint. Au-delà de la dimension économique, cet objectif permet également de s’assurer de la réalité des besoins pour lesquels la mutualisation est la réponse adéquate.

Préfinancer, comment ?

Le dispositif s’appuiera sur des conventions de préfinancement reprenant les engagements respectifs de chacun des établissements et de l’Amue et notamment,
du côté des établissements,

• L’engagement à acquérir la solution et à verser le montant du préfinancement.

du côté de l’Agence

• L’engagement de mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour parvenir à la création du logiciel et à son déploiement dans un calendrier prédéfini ;
• le remboursement à l’établissement du préfinancement lors de l’acquisition de la solution logicielle (déduction réalisée sur la Redevance Annuelle Mutualisée (RAM) due à la mise en production du produit et chaque année durant une période d’exploitation donnée).

Les tarifs de préfinancement (différents selon la taille des établissements) s(er)ont établis en prenant en compte les coûts de construction des solutions logicielles, les capacités contributives des établissements et les capacités de financement de l’Agence.

Caplab, Sicles et les autres…

Les futurs produits de l’Amue seront donc envisagés sur ce modèle. Ainsi, Caplab (SI Recherche) et Sicles (renouvellement d’Apogée) sont proposés au préfinancement. Le vote des tarifs de préfinancement pour ces deux solutions logicielles par les adhérents de l’agence a été réalisé lors de l’AG du 23 juin dernier. Il est à noter que les factures ne seront émises qu’en 2017 pour les conventions signées en 2016, permettant ainsi aux établissements d’inscrire le préfinancement à leur budget. Au-delà, l’implication des adhérents dans les nouveaux projets pourra être sollicitée sous d’autres formes, à l’exemple de la co-construction (mais nous reviendrons plus avant sur la co-construction dans un prochain article…).