Rencontre avec les gestionnaires de personnels de l'USTL (Lille 1)

« Notre métier devient de plus en plus intéressant et s'enrichit régulièrement, ce qui signifie aussi que nous avons des responsabilités croissantes à assumer ».

Un métier plus riche, avec des responsabilités croissantes mais pas toujours bien accompagnées

 

Nicole Debailleux, chef du service des personnels de l'université, est résolument positive sur les progrès accomplis et attachée à la valorisation des fonctions de gestion des ressources humaines dans les établissements.

L'augmentation des personnels à gérer à Lille (2500 actuellement, après une brusque augmentation dans le début des années 90), leur mobilité croissante et la plus grande complexité des trajectoires professionnelles contribuent d'ailleurs à l'enrichissement de ces fonctions.

Cela ne l'empêche pas, en revanche, de pointer les lacunes et les dysfonctionnements qui rendent parfois périlleuses ces nouvelles responsabilités.

L'accompagnement et le soutien des gestionnaires est jugé globalement insuffisant, qu'il s'agisse du déficit en matière de formation au métier ou du manque d'interlocuteurs disponibles du côté des ministères.

Ceci est particulièrement ressenti dans le domaine de la réglementation.

Les gestionnaires des universités sont souvent amenés à improviser ou à se débrouiller seuls pour intégrer et prendre en compte des modifications de textes ou des dispositions nouvelles, notamment autour de tout ce qui concerne la déconcentration.

Avec parfois un sentiment de « navigation à vue » particulièrement peu pertinent sur un domaine aussi sensible !

Il faudrait plus de restitutions dans Harpège

Dans ce contexte, la gestion des personnels ne pouvait plus rester basée sur la tenue manuelle de fiches cartonnées, comme il était encore d'usage jusqu'à la fin des années 80. C'est pourquoi, l'université a d'abord développé une application informatique locale (« 4D ») au début des années 90, puis a mis en place le logiciel national Harpège en septembre 1999.

Concernant ce produit, à l'ergonomie jugée satisfaisante, les gestionnaires ont pu constater sa complétude au niveau des données à intégrer et la plus-value qu'il apporte.

Ainsi, la préparation du projet et du contrat d'établissement a pu être utilement enrichie par des informations sur l'affectation précise et détaillée du nombre de personnels par service et composante, ce qui n'est pas toujours une opération réalisable dans les établissements non munis de cet outil.

La remontée des informations vers le système d'information ministériel (Cosmos) est également grandement facilitée par Harpège.

Les composantes ont également pu disposer de certaines informations, par des accès ouverts pour la consultation et les éditions des données les concernant, même s'il a été considéré comme trop risqué d'ouvrir une possibilité de saisie au niveau de la structure fine car l'accès à l'affectation ouvre aussi l'accès à l'occupation du poste.

La technicité du domaine (connaissance nécessaire du détail des statuts par exemple) est en effet perçue comme peu propice à une véritable décentralisation en la matière dans l'établissement.

Si Harpège est apprécié pour la qualité de la base de données des personnels, les gestionnaires déplorent en revanche le peu d'autonomie que leur laisse l'outil dans leur travail quotidien : « nous souhaiterions pouvoir extraire des données et générer des éditions utiles, sans avoir à solliciter constamment notre informaticien pour un travail spécifique de programmation ».

La principale aspiration est ainsi exprimée de façon très nette

Il est notamment vivement regretté que toutes les données nécessaires soient présentes dans Harpège, mais que le produit ne permette pas, à leurs yeux, de les utiliser librement et de façon souple, ne serait-ce que pour répondre aux demandes d'informations formulées par l'équipe de direction de l'université. (1)

D'autres problèmes plus fonctionnels sont également évoqués, comme des lacunes réglementaires (liées par exemple au mode de calcul Harpège des jours en matière de congés maladie, qui a obligé une gestion parallèle des arrêts maladie pour respecter les modes de calcul différents mis en œuvre par les trésoreries générales). (2)

Sur toutes ces questions, les gestionnaires demandent avant tout de pouvoir compter sur un dialogue réel plus régulier avec l'Agence de modernisation, à l'exemple des réunions qui se sont tenus depuis janvier dernier.

Ils sont notamment très attachés à l'idée que l'Agence s'adresse aussi aux utilisateurs directs des produits qu'elle distribue et accompagne, car la communication nécessaire avec les directions des universités (présidence et secrétariat général) ne dispense pas d'échanges plus précis avec les spécialistes du domaine de gestion considéré.

La balle est donc dans le camp de l'Agence et nous en prenons bonne note….

Nous remercions Nicole Debailleux, Véronique Housez, Corinne Desbonnet, Francis Payen et Patricia Ciesielski, du service du personnel de l'université, qui nous ont aimablement accordé l'entretien dont cet article est issu ; ainsi qu'Yves Chaimbault, secrétaire général de l'université, qui nous a accueilli et mis en relation avec les personnes concernées.

Précisions complémentaires de l'Agence de modernisation :

(1)

Cette demande sera satisfaite très prochainement grâce, d'une part à l'amélioration d'éditions existantes et de nouvelles éditions livrées à l'automne 2001, et d'autre part à l'intégration dans Harpège d'un module de raccordement (pour des développements réalisés localement) et la livraison d'un environnement infocentre printemps 2002.

(2)

En l'absence de réponse des autorités administratives compétences concernant ces modes de calcul, l'équipe Harpège de l'Agence a pris l'initiative d'implémenter de nouveaux algorithmes de calcul des congés, qui sont en cours de livraison.