Regards sur 2009 > l'Amue en actions

Cette année de nombreux points forts ont marqué les équipes de l'Amue. Mise en route du projet pour le nouveau logiciel de gestion des ressources humaines « Siham », première vague de déploiement massif pour Sifac, création de dossiers spéciaux sur le web, nombreuses publications de dossier de l'Agence et toujours un accompagnement logiciel et métier avec en ligne de mire le passage aux RCE.
Le tout accompagné par l'organisation de nombreux séminaires, formations et groupes de travail.

Les finances

Sifac
Pour les équipes Sifac, 2009 est synonyme de première vague en grandeur réelle. A partir du 1^er janvier 2009, une vingtaine d'établissement ont débuté l'exploitation. Au 1er janvier 2010, c'est  72 établissements qui exploitent Sifac.
A lire ::  Sifac > de 2006 à 2011

Certification des comptes
En mars 2009, L'Amue a passé un accord-cadre relatif à la certification des comptes. Les adhérents, ont désormais la possibilité de bénéficier d'un service répondant au plus près à leurs besoins en la matière. Ils peuvent, grâce à un marché « subséquent », accéder avec facilité aux cabinets retenus et choisir leur commissaire aux comptes parmi les  titulaires suivants : Baker Tilly, Ernts & Young, KPMG, Mazars, Price Waterhouse Coopers, Sacchi.
A lire :: Présentation de l'accord-cadre "Certification des comptes"

La comptabilité analytique
Depuis 2005, l'Amue s'est engagée dans plusieurs actions dans le domaine de la comptabilité analytique. Nouvelle étape franchie en octobre 2009,  avec la publication d'un dossier « internet » dédié à cet outil de contrôle de gestion. Pour  l'occasion, Actu publiait un entretien avec Serge Bourgine, chargé de domaine finances, revenant sur l'importance de la comptabilité analytique comme un outil de suivi de gestion, d'aide à la décision et de calcul de coûts : une nouvelle approche financière à découvrir pour les établissements.
A lire :: Comptabilité analytique > mise en place d'un nouveau dossier

Système d'information

Un guide pour la gouvernance
2009 débute par la publication d'un guide SI. Véritable méthodologie pour la gouvernance, ce guide a pour fonction d'aider les établissements à construire leur propre démarche vers un système d'information global et à en piloter le développement. Depuis la loi LRU, le besoin de disposer d'un système d'information global, cohérent et maitrisé  est une des priorités essentielles pour les universités. Le guide s'appuie sur l'expérience acquise en ce domaine par certaines d'entre-elles et met en exergue les atouts et les difficultés rencontrés dans cette construction.
A lire :: Guide SI > méthodologie pour la gouvernance

Prisme > le logiciel de référentiel des données partagées
Permettre à ses adhérents de disposer d'un référentiel de données partagées entre les logiciels de gestion : c'est l'objectif que s'est fixé l'Amue avec le lancement du projet « Prisme » (Progiciel de référentiel intégré des SI mutualisés des établissements). Les travaux de réalisation de la première version sont en cours et quatorze établissements y participent. Ils se poursuivront durant le premier semestre 2010 avec la finalisation des derniers développements, les tests et la mise en site pilote de la solution.
A lire :: Référentiel de données partagées > un nouvel horizon pour les applicatifs

Patrimoine

Elaborer un schéma directeur d'information
Deuxième guide publié en 2009 : « Schéma directeur immobilier des universités > S'approprier la démarche d'élaboration ». Derrière cette publication un objectif : permettre aux équipes de direction des établissements d'identifier le recueil des données qu'ils devront réaliser en interne, accompagné des degrés de quantification et de formalisation nécessaires.
A lire :: Séminaire > un schéma directeur du système d'information : comment faire ?

Ressources humaines

Un nouveau logiciel > Siham
Le projet SIRH est sur les rails dès janvier 2009 avec la publication du cahier des charges éditeur.  Le 16 juillet 2009, l'offre d'HR Acess a été retenue pour la construction du nouveau logiciel de gestion RH qui porte désormais le nom de Siham pour « système d'information des ressources humaines dans une approche mutualisée». L'accord-cadre intégrateur a été publié en novembre 2009. Il permettra de sélectionner le prestataire qui accompagnera l'Agence dans la mise au point du logiciel, puis lors de son déploiement. Le dépouillement des offres sera réalisé en janvier et février 2010. Act'U vous proposait en décembre 2009 une rencontre avec les responsables du projet Siham pour un point d'étape.
A lire :: Logiciel Siham > 3 questions à l'équipe projet

Fiabilisation des données RH 
Identifiées comme un pré-requis pour les différents projets "ressources humaines", la mise en qualité et la fiabilisation des données RH ont fait l'objet d'un séminaire en octobre 2009.
L'objectif de ces journées est de proposer une méthodologie générale, des consignes ainsi que des actions de mise en qualité et de fiabilisation des données d'Harpège. Une présentation d'outils d'aide à la fiabilisation des données a été également été faite à cette occasion.
A lire :: Séminaire > fiabilisation des données RH

Gestion des emplois et du pilotage de la masse salariale
Connaitre les pré-requis et la méthodologie de la gestion des emplois et du pilotage de la masse salariale, tel a été l'objectif de la formation aux "concepts de gestion des emplois et du pilotage de la masse salariale" en novembre 2009.
Les documents élaborés par le pôle RH de l'Agence présente notamment les éléments et les indicateurs d'évolution de la masse salariale, les éléments constitutifs du glissement vieillesse technicité (GVT) et les étapes de calcul du GVT budgétaire. Au total, 160 pages pour tout savoir en matière de pilotage de la masse salariale.
A lire :: Gestion des emplois et du pilotage de la masse salariale

Vie de l'étudiant

L'e-scolarité
L'e-scolarité c'est accéder à tous les services de la scolarité directement depuis un environnement numérique. Dans ce domaine,  assez nouveau pour les universités, l'Amue a proposé à ses adhérents désireux de rationaliser leurs services numériques un accompagnement personnalisé au changement, sous forme de prestation spécifique. Evaluation du potentiel de l'établissement, réflexion sur les évolutions envisageables, élaboration d'un plan d'action : un programme sur mesure pour les établissements.
A lire :: e-scolarité : du nouveau !

Un module stage pour Apogée
Du nouveau pour les utilisateurs d'Apogée en 2009. En association avec le consortium Esup-Portail, l'Amue a proposé un outil de gestion des stages interfacé avec Apogée, le logiciel de gestion de la scolarité des étudiants. Un outil qui permet aux établissements de réaliser une gestion complète des offres de stages via le module PStage. Il est diffusé depuis octobre 2009.
A lire :: Module stage pour Apogée

Un deuxième club utilisateur Apogée
Le 11 décembre 2008 s'est tenu la deuxième rencontre de la communauté Apogée. Un rendez-vous attendu par les adhérents, ce logiciel étant présent dans 86 établissements. Deux établissements ont bien voulu répondre aux questions d'Act'U sur les raisons de leur venue à cette journée et sur ce qu'ils retirent des clubs utilisateurs.
A lire :: Club utilisateurs Apogée > deuxième rendez-vous

Pilotage

Une formation action
En juin 2009, l'Amue a lancé la sixième vague de déploiement de la formation-action à la mise en œuvre du mode projet pour le passage aux nouvelles compétences. Depuis février 2008, date de la mise en place de ce dispositif 30 établissements y ont participé. Pour en savoir plus sur les avantages de cette formation-action, sur son organisation et sur les bénéfices pour les établissements, une solution : lire (ou relire) les témoignages de l'université Toulouse I et de l'université Blaise-Pascal, Clermont-Ferrand II.
A lire ::  L'accès aux RCE > l'accompagnement personnalisé de l'Amue

37 fiches pour la gestion des universités dans le cadre de la loi LRU
Toujours dans l'optique d'aider les établissements à passer aux responsabilités et compétences élargies, l'Amue a publié un recueil de 37 fiches qui reprend de façon synthétique, sur chacun des thèmes de gestion, les notions clés de base et précise les changements apportés par la LRU et les RCE en matière de pilotage, de ressources humaines et de finances.
A lire :: 37 fiches relatives à la gestion des universités dans le cadre de la loi LRU

Recherche

Le premier club utilisateur Graal
Le logiciel Graal a connu son premier « club utilisateur » le 12 juin 2009. Une journée qui a rassemblé 28 établissements sur les 34 sites actuellement déployés.
Cette première réunion a été l'occasion de présenter la V4 du logiciel par le Gis Graal.
A lire :: Club utilisateurs GRAAL

Délégation globale de gestion
En 2009, deux sessions portant sur la délégation globale de gestion (DGG) ont été organisées par l'Amue à la demande du Ministère de l'enseignement supérieur de la recherche et de la CPU. Marquant le début d'un cycle (d'autre sessions auront lieu en 2010), ces deux réunions ont permis d'engager un travail de réflexion et d'analyse collectif sur la conduite des projets de délégation globale de gestion des établissements, d'identifier les actions à conduire pour satisfaire les exigences du cahier des charges et de partager les expériences en la matière.
10 établissements ont participés à ces actions avec un objectif de mise en œuvre progressive de la DGG d'ici le 1er janvier 2011. Pour une meilleure prise en main de ce dossier, un séminaire a été organisé en février 2009 sur le thème « Faire converger les pratiques de gestion des unités de recherche" »
A lire :: Délégation Globale de Gestion

Vie de l'Agence

Un nouveau président !
Lors du conseil d'administration du 24 mars 2009, Daniel EGRET a été élu à l'unanimité président de l'Amue. Egalement président de l'observatoire de Paris, il succède ainsi à Michel Lussault qui présidait l'Amue depuis 2005.
A lire :: Daniel Egret élu nouveau président de l'Amue

Et...un nouveau département !
Pour une plus forte visibilité à l'égard des établissements utilisateurs de ses logiciels, un nouveau département a été créé à l'Agence : le DAL (département d'accompagnement des logiciels). A sa direction Olivier Batoul, adjoint au directeur de projet Sifac.
A lire :: Amue infos n°33 : les actualités au 16 avril 2009

Une cartographie des logiciels de l'Agence
Suite à l'enquête électronique sur l'utilisation de ses logiciels diffusée auprès de ses adhérents en juin 2008, l'Agence a publié une cartographie de l'usage qui est fait des logiciels Apogée, Astre et Harpège. 67% des établissements se sont exprimés, donnant ainsi des informations qui contribuent à améliorer l'offre logicielle et les services associés de l'Agence.
A lire :: L'offre logicielle Amue > les résultats de l'enquête 2008

L'Amue lauréate !
Le 8 juillet 2009, l'Amue a gagné une « Victoire de la modernisation de l'Etat » pour sa nouvelle offre applicative de gestion financière et comptable, Sifac. Un prix qui récompense un travail collectif impliquant l'équipe de l'Agence et les sites partenaires du projet. Merci encore aux établissements et tout particulièrement aux huit pilotes qui ont du faire face à des délais et des conditions de démarrage très contraints.
A lire :: Victoire de la modernisation de l'État > l'Amue lauréate

La suite pour 2010
Le 2 décembre 2009, les représentants des établissements membres, réuni en assemblée générale, ont voté le programme de travail pour l'année 2010. Outre la multiplication des séminaires et des formations dans le domaine des compétences élargies, quatre priorités ont été dégagées :

• Poursuite du déploiement Sifac
  2010 c'est l'année de la deuxième grande vague d'implantation du logiciel Sifac avec 28 établissements. Au 1er janvier 2010, 72 établissements sont en production (27 se préparent pour la vague 2011). Pour rappel, le 1er janvier 2011 marquera également la fin du logiciel Nabuco avec l'arrêt de la maintenance du logiciel par l'Amue, hormis pour les opérations de clôture d'exercice.
• Conception et réalisation du logiciel Siham, remplaçant d'Harpège, ainsi que la mise en place du groupe projet.
• Premières phases de réflexions pour le renouvellement du logiciel Apogée (logiciel de gestion des enseignants et des étudiants).
• Mise en place du logiciel Prisme (logiciel de gestion de référentiels partagés)

A lire :: Programme d'activité 2010 de l'Amue