Regards croisés > 3 questions sur la politique budgétaire

En parallèle de la formation organisée par l'Amue les 7 et 8 juillet prochains sur la portée et l’usage de la politique budgétaire, Act'U vous propose d'aller à la rencontre de deux formateurs pour en savoir plus sur les objectifs, les enjeux et les temps forts de cette action.

Rencontre avec Etienne Baumgartner, vice-président en charge des moyens à l'université Paul Verlaine de Metz et Hervé Goy, vice-président en charge des finances et du patrimoine à l'université Jean Monnet de Saint Etienne.

1/ Quels sont selon vous les objectifs et les enjeux  de cette formation ?

Hervé Goy : L’objectif principal de cette formation est qu’elle permet de décliner les conséquences des responsabilités et compétences élargies sur la conception et l’organisation d’une politique budgétaire. Je crois que cette formation n’aurait pas le même contenu ni la même dynamique si nous ne nous trouvions pas en contexte d’autonomie des universités. D’où le lien avec ce qui me semble être l’enjeu principal, qui est de mettre en avant la dimension éminemment politique d’un processus budgétaire dans le cadre d’une université autonome. Je pense en effet que la dimension RCE a nécessairement renforcé ce caractère politique. Dans la formation, cette dimension politique est mise en avant de deux façons : il y a une partie qui touche à l’organisation de la politique budgétaire et une autre qui a trait à la définition de cette politique budgétaire d’établissement.

Mettre en avant la dimension éminemment politique d’un processus budgétaire

Organiser une politique budgétaire, c’est définir la temporalité qui va faire vivre le dialogue de gestion, tout en s’appuyant sur un calendrier budgétaire qui rythmera les temps d’interaction, au-delà des rencontres habituelles avec les composantes et les services au moment de la définition ou de la modification des budgets. Sur la conception même de la politique budgétaire, il peut y avoir beaucoup de modes possibles. Penser aujourd’hui que la définition d’une politique budgétaire avec la pluri-annualité que cela implique, avec la complexité croissante liées aux RCE et aux problématiques de report de crédits, penser que cette responsabilité là incomberait seulement à un vice-président serait très réducteur. Définir et faire vivre une politique budgétaire au niveau d’un établissement, c’est d’abord l’affaire de l’équipe de direction autour du président. On a également tendance à se retourner très régulièrement vers les directeurs de composantes ou de services communs, mais on s’aperçoit que ce ne sont pas toujours et en toutes circonstances les bons interlocuteurs pour définir et faire vivre ce processus budgétaire, même s’ils restent des acteurs incontournables.

On peut considérer que tout, in fine, se traduit dans le budget, toutes les activités, toutes les fonctions, tous les projets trouvent à un moment donné une traduction dans le budget de l’établissement. Cela ne veut pas dire qu’à travers la politique budgétaire on ne va parler que de l’allocation et de la modification des budgets. Le cadre de la politique budgétaire va nécessairement intégrer toutes les dimensions fonctionnelles de l’activité et du développement de l’établissement.

Etienne Baumgartner : Pour moi les objectifs, les enjeux politiques de cette formation sont clairs. En effet, avec la mise en place des RCE et de la dévolution de la masse salariale, il faut que les universités sachent désormais parfaitement maîtriser cette nouvelle dimension budgétaire. Aujourd’hui, nous assistons avec l’autonomie des universités à l’émergence d’une véritable vision de « budget d’établissement » et non plus seulement d’une simple agrégation de budgets de composantes ou de services. Les équipes dirigeantes doivent savoir désormais comment, politiquement, ils veulent faire partager aux acteurs que sont les directeurs de composantes et de laboratoires, cette vision qui est la vision d’un établissement qui a une politique budgétaire. Cette formation aborde cette dimension : comment faire pour monter et porter ce discours et surtout comment monter un budget d’établissement ? Quant aux outils nécessaires à ce travail, la formation les aborde bien sûr également et insiste sur la dynamique temporelle du processus budgétaire.

Les établissements disposent d’un véritable outil de pilotage avec le budget.

Il faut véritablement insister sur la dimension politique du budget, monter qu’il est la traduction d’une politique d’établissement, ce qui n’est malheureusement pas toujours le cas dans la culture universitaire. Ce partage entre masse salariale, fonctionnement et investissements devient vraiment un fondement de la construction budgétaire, c’est un élément sur lequel il faut insister.
La réglementation actuelle donne désormais à la construction budgétaire un certain nombre d’exigences : plan pluriannuel d’investissement, projet annuel de performance, … Ce sont des éléments nouveaux et qui peuvent être utiles mais qui peuvent aussi être pris à la légère dans les établissements. L’enjeu de cette formation est de faire passer cette idée que les établissements disposent d’un véritable outil de pilotage avec le budget.

2/ Quels sont selon vous les temps forts de cette formation (contenu et déroulé) ?

Hervé Goy : Il y a pour moi deux temps forts dans cette formation. Premièrement, le fait que l’on soit nécessairement sur une approche ouverte, qui permet de lier les problématiques comptables, budgétaires et financières. Deuxièmement, c’est le mode d’interaction sur lequel se déroule la formation. Il ne s’agit pas d’avoir des formateurs qui n’ont rien à apprendre et des stagiaires qui ont tout à savoir de la politique budgétaire dans les universités. Nous sommes tous des acteurs dans nos établissements, des réformes qui sont plus ou moins avancées selon les calendriers des uns et des autres et dans leur mise en œuvre. L’un des intérêts est concrètement de trouver dans le déroulé de cette formation la possibilité d’un véritable échange d’expériences constructif.

Etienne Baumgartner : En ce qui me concerne, les temps forts de cette formation, les moments qui réunissent vraiment les formateurs et les stagiaires, sont les moments d’échanges. Les gens attendent ça, personne n’arrive ignorant de ce qu’est un budget, ce qu’ils attendent ce sont des échanges ou ils peuvent voir les pratiques différentes d’un autre établissement. La formation en place intègre les différentes méthodes, les synthèses, les bilans, les difficultés techniques rencontrées, mais répond également à cet aspect politique évoqué plus haut qui est de connaitre les enjeux liés à la construction budgétaire d’un établissement. Cette dimension de « dialogue de gestion » est très importante et ce qui est intéressant dans la formation c’est aussi d’avoir des exemples, des illustrations des différentes universités sur ces sujets.

3/ Dans le cadre de vos fonctions, avez-vous mis en œuvre ou souhaiteriez-vous mettre en œuvre des éléments issus de cette formation ? Lesquels ?

Hervé Goy : Cette formation m’a été très utile sur deux plans particuliers et très concrets. D’une part, les échanges m’ont permis de réfléchir à la modification de notre calendrier budgétaire. Traditionnellement, à l’université de Saint-Etienne, nous avions un processus d’orientations budgétaires qui intervenait sur les mois de septembre-octobre. Cette année, ce processus se déroulera en juillet. Le dernier Conseil d’administration de l’année universitaire en cours sera ainsi amené à discuter et à valider le cadre des orientations budgétaires pour 2012. Ce décalage de calendrier n’est pas neutre. Outre le fait qu’il oblige à se projeter plus tôt, cela conditionne aussi le rythme du calendrier budgétaire pour les composantes et les services centraux. Cela oblige également sur le plan politique à anticiper un certain nombre d’arbitrages.
D’autre part, le contenu de cette formation rentre forcément en résonnance, à un moment donné, avec le processus d’animation du dialogue de gestion. Faire vivre le dialogue de gestion interne de l’établissement, c’est l’une des parts les plus importantes de mon travail, notamment pour ce qui est d’alimenter la prévision budgétaire. Toute la partie qui est notamment abordée dans la formation en matière d’alimentation de la prévision budgétaire, de son élaboration jusqu’à sa traduction dans le budget et de ce qu’elle implique très en amont comme interactions avec les composantes et les services concernés, a également été un plus. Le contenu de cette formation croise nécessairement avec les problématiques des établissements dès lors qu’ils sont passés aux RCE. L’université de Saint-Etienne ayant bénéficié de l’autonomie parmi les premiers établissements en 2009, il y a néanmoins une telle quantité d’évolution des pratiques à mettre en place que nous sommes encore en phase d’apprentissage.

Etienne Baumgartner : Nous avons pu nous inspirer de plusieurs éléments issus de cette formation. La principale limite que nous avons constatée à l’université de Metz porte sur le suivi d’exécution budgétaire  qui est un point fondamental dans le processus budgétaire global. Dans le contexte particulier de fusion avec les universités de Nancy,  c’est un des aspects sur lesquels nous n’avons peut être pas suffisamment  insisté faute d’y avoir assez prêté une attention suffisante. Nous avons essentiellement organisé le suivi budgétaire concernant la masse salariale mais les autres dimensions ont été insuffisamment structurées. Enfin, d’une façon plus concrète, nous avons pu récupérer certains outils sur le suivi par exemple, mis en place notamment par l’université d’Aix Marseille. Cette formation nous a effectivement permis de bénéficier de la mise en commun de certains éléments techniques.